27 Mar
Plus Workflow wspiera obieg faktur w firmie SKAT

Plus Workflow wspiera obieg faktur w firmie SKAT

SKAT Transport jest jednym z czołowych operatorów transportowo-logistycznych. Zespół firmy wciąż poszukuje nowych rozwiązań niosących korzyści zarówno dla Klientów i Partnerów biznesowych. SKAT obsługuje zarówno ładunki całopojazdowe, jak i ładunki częściowe. Obszarem działalności jest przede wszystkim transport i spedycja międzynarodowa, a także przeprawy promowe oraz transport i spedycja w ruchu krajowym. Firma SKAT przywiązuję dużą uwagę do terminowości dostaw, co przekłada się na jakość świadczonych usług.

Projekt wdrożeniowy systemu Plus Workflow objął usprawnienie procesów biznesowych związanych z kompleksową obsługą faktur m.in. zakupowych, spedycyjnych oraz promowych.  Głównym elementem procesu faktur jest mechanizm PlusDirectoryMonitor wczytujący udostępnione przez system zewnętrzny pliki PDF wraz z powiązanymi plikami XML. Skutkuje to utworzeniem procesu obiegu faktur w systemie Plus Workflow. Kolejnym etapem  jest podpięcie wcześniej wczytanych zleceń – także jako para PDF i XML. W procesie obsługiwana jest także alternatywna ścieżka dotycząca faktur elektronicznych przesyłanych wewnątrz przedsiębiorstwa. Każda faktura przechodzi przez szereg walidacji i w przypadku wystąpienia takiej konieczności – trafia na etap weryfikacji poprawności danych. Jeśli wszystkie dane są prawidłowe proces zostaje skierowany na etap opisu merytorycznego, a następnie jest kierowany do pętli akceptacyjnej, gdzie na podstawie konfiguracji zewnętrznej możliwa jest wielopoziomowa akceptacja. Konfiguracja została tak przygotowana, by administratorzy SKAT mieli pełną swobodę modyfikacji owej ścieżki. Następnie w zależności od typu faktury dane z procesu zostają przeniesione odpowiednio do systemu CDN XL lub systemu SPEED.

W ramach przeprowadzonego szkolenia z modelowania procesów biznesowych, administratorzy SKAT samodzielnie tworzą nowe procesy i funkcjonalności w systemie Plus Workflow. We współpracy z Konsultantami Suncode został wdrożony niezależny obieg faktur promowych. Z uwagi na obszerność stronnicową obsługiwanych faktur do ich obsługi jest wykorzystywany mechanizm Plus e-Faktury, za pomocą którego wczytujemy zarówno nagłówek dokumentu, jak i każdą pozycję relacji promowej.  Nowoutworzony proces zawiera wspomniane dane o relacjach w postaci tabeli, uzupełnione o kolumny pobrane z systemu SPEED. Użytkownik weryfikujący fakturę dokonuje porównania i ewentualnej korekty danych, po czym proces jest ostatecznie eksportowany do bazy SPEED.

„Pracownicy Suncode przeprowadzili kompleksowe wdrożenie , począwszy od analiz, a na opiece powdrożeniowej skończywszy. Obecnie wdrożony przez Suncode system Plus Workflow stanowi ważny element w codziennej pracy wielu współpracowników.” – Michał Andrószowski, Dyrektor ds. Rozwoju

System Plus Workflow wykorzystywany jest przez pracowników SKAT do obsługi 5000 dokumentów miesięcznie. Jego funkcjonalności przyczyniają się do terminowości dostaw i obsługi klientów, co jest naczelnym celem przedsiębiorstwa SKAT.