26 Maj
Zakupy firmowe pod kontrolą

Zakupy firmowe pod kontrolą

System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na skuteczne zarządzanie kosztami i strukturą zakupów dokonywanych w przedsiębiorstwie.

W każdym przedsiębiorstwie pracownicy na co dzień dokonują różnych zakupów firmowych niezbędnych do pracy.

Do usprawnienia tych działań służy proces zapotrzebowań, który dostępny jest w systemie Plus Workflow. Proces ten stanowi rozwiązanie pozwalające na kontrolowanie w systemie IT zapotrzebowań realizowanych w przedsiębiorstwie. System elektronicznego obiegu dokumentów Plus Workflow pozwala na składanie wniosków o zakup określonych dóbr lub wykonanie usług oraz ich akceptację i realizację.

Uprawniony do składania zapotrzebowań użytkownik będzie miał zatem możliwość złożenia wniosku o zakup np. materiałów biurowych, materiałów czyszczących, środków do produkcji. Użytkownik zobowiązany jest do wskazania pozycji zamówienia: nazw towarów lub usług, ilości oraz cen. Ma on również możliwość wyboru dostawcy. System Plus Workflow umożliwia wskazanie oczekiwanej daty dostawy zamówionych towarów lub usług. Pracownik zgłaszający zapotrzebowanie może dołączyć dowolny dokument do procesu, np. specyfikację czy zdjęcie towaru.

W kolejnych etapach proces trafia do akceptacji przełożonego osoby zgłaszającej zapotrzebowanie oraz w razie konieczności do kolejnych osób akceptujących. Etap akceptacji ma na celu sprawdzenie wniosku, a następnie jego akceptację lub odrzucenie.

Po przejściu ścieżki akceptacji proces trafia do odpowiednich osób odpowiedzialnych za dokonanie zakupu (np. działu zaopatrzenia lub osoby zgłaszającej zapotrzebowanie). Osoba odpowiedzialna za realizację zakupów, po otrzymaniu zadania, składa zamówienie na potrzebne towary. System Plus Workflow umożliwia generowanie druku zamówienia, które można przesłać do dostawcy. Po dostarczeniu zamówionych produktów proces wraca do osoby wnioskującej o zakup w celu informacji o zakończeniu dostawy.

Wdrożenie procesu zapotrzebowań pozwoli na uporządkowanie procedur związanych z realizacją zakupów firmowych. System Plus Workflow przechowuje informacje o wszystkich uruchomionych procesach, dzięki czemu osoby zarządzające przedsiębiorstwem mają wgląd do struktury ponoszonych kosztów. Zastosowanie elektronicznego obiegu zapotrzebowań ujednolici realizację procesu we wszystkich działach przedsiębiorstwa. System ten jest dobrym rozwiązaniem firm o strukturach rozproszonych. Składanie wniosków o zakup przez pracownik terenowych będzie znacznie prostsze. Procesy będą realizowane dużo szybciej.