05 Maj
Integracja DocuSign z systemem Plus Workflow

Integracja DocuSign z systemem Plus Workflow

Przedsiębiorstwa poszukują rozwiązań, aby sprawnie zarządzać firmą z domu. Poza wykorzystaniem systemu Plus Workflow do obiegu dokumentów oraz zarządzania procesami biznesowymi, dodatkową korzyścią może być integracja z DocuSign, platformą do składania e-podpisów. Każdy kto wybierze to narzędzie, będzie miał możliwość użycia podpisu elektronicznego wprost z systemu Plus Workflow oraz przesłania zaakceptowanego dokumentu do kontrahenta. Szybko, zdalnie i ekologicznie.

Podpis cyfrowy, został uregulowany ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Przyjęto w niej, że stanowi on alternatywę dla odręcznego podpisu, co w założeniu ułatwia zarówno obrót handlowy i cywilno-prawny, jak i umożliwia kontakt z organami administracji publicznej. Poza wiadomą, w tym momencie zaletą składania podpisu przez Internet, bez wychodzenia z domu, również czas poświęcony na akceptację dokumentów znacznie się skróci. Każdy podmiot, w tym samym czasie może się zapoznać z dokumentem. Podpisy składa się przez przesłanie dokumentu w procesie do kolejnych osób. Podpis cyfrowy to również bezpieczeństwo – zdecydowanie trudniej o podrobienie podpisu elektronicznego. Podpis cyfrowy wykorzystują urzędy jak ZUS czy urzędy skarbowe, co świadczy o wysokim bezpieczeństwie. Za oszczędnością czasu stoi również oszczędność pieniędzy. Nie ma konieczności drukowania dokumentów i wysyłania pocztą tradycyjną, wystarczy wybrać swój podpis z platformy DocuSign i opatrzyć nim pismo.

Jaki dokument można podpisać?

O tym jakie dokumenty mogą zostać podpisane przy wykorzystaniu e-podpisu, którą formę podpisu elektronicznego wykorzystać regulują przepisy prawa. Jakie więc dokumenty możemy podpisać w formie elektronicznej po integracji z DocuSign? Są nimi:

  • Dokumenty kadrowe (wewnętrzne oraz dot. nawiązania współpracy) – między innymi:
    • umowa zlecenie,
    • umowa o pracę,
    • przedwstępna umowa o pracę,
    • umowa o pracę na okres próbny,
    • list intencyjny,
    • zakres obowiązków,
    • regulamin pracy,
    • umowa ubezpieczenia,
    • protokół zdawczo-odbiorczy,
    • PIT-11, PIT-40 i inne;
  • Nieruchomości:
    • umowa pośrednictwa najmu/sprzedaży,
    • informacje o zmianach w opłatach,
    • umowa najmu lokalu,
    • przekazanie nieruchomości,
    • umowa rezerwacji i inne;
  • Umowy cywilne:
    • pełnomocnictwo,
    • umowa sprzedaży,
    • umowa pożyczki,
    • umowa leasingu,
    • poręczenie i inne;
  • Inne:
    • umowa o zachowaniu poufności,
    • umowa ubezpieczenia majątkowego,
    • umowa ubezpieczenia osobowego,
    • umowa spółki cywilnej,
    • umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych.

Wraz z rozpowszechnianiem się narzędzia lista dokumentów ciągle się zwiększa. Przedstawiliśmy kategorie najczęściej wykorzystywanych.

Wykorzystanie w Plus Workflow

W systemie Plus Workflow, dzięki integracji  DocuSign użytkownik może korzystać z podpisu cyfrowego bezpośrednio w systemie BPM. Dokument można podpisać bezpośrednio na formularzu w procesie, a nawet dodać do procesu, który już w systemie został utworzony. W danym procesie mamy możliwość podpisania kilku dokumentów jednocześnie. DocuSign użytkownik może również wykorzystać bez integracji z Plus Workflow. W takiej sytuacji dodaje dokument, dane kontrahenta, adresy mailowe i osoby do podpisu. Później zaakceptowany dokument wraca do użytkownika. Jeśli zainteresował Cię temat wykorzystania e-podpisu lub integracja z Plus Workflow, nie czekaj i skontaktuj się z nami. Chętnie przedstawimy możliwości zastosowania i zaprezentujemy narzędzie w praktyce. Zapraszamy!