10 czerwiec
Innowacyjne podejście do zarządzania flotą

Innowacyjne podejście do zarządzania flotą

Coraz więcej firm decyduje się na inwestycję we własną flotę samochodową. Wiąże się to ze zwiększeniem niezależności, wygody i bezpieczeństwa kierowców, ale również nakładu pracy i odpowiedzialności. W przypadku firm posiadających ponad kilkanaście samochodów, niezbędne okazuje się efektywne zarządzanie flotą – car fleet management (CFM). Z tego też względu, przedsiębiorstwa poszukują profesjonalnych rozwiązań, które usprawnią kontrolę i obniżą koszty tego procesu.

Car Fleet Management

Car Fleet Management (CFM) odnosi się do czynności związanych z zarządzaniem i kontrolowaniem procesów obsługi samochodów, które są podejmowane przez przedsiębiorstwo. Do zadań tych można zaliczyć m.in. monitorowanie stanu pojazdu, terminów zbliżających się przeglądów, lokalizacji pojazdu, czy ilości przejechanych kilometrów. Działania te umożliwiają poprawę bezpieczeństwa, ale również redukcję kosztów. Wszystko to jest możliwe, dzięki wykorzystaniu inteligentnych rozwiązań monitorujących pojazdy za pomocą np. urządzeń GPS, jak również weryfikujących poprawność niezbędnej dokumentacji.

Zarządzanie dokumentacją floty z Plus Workflow

Wykazanie, że samochód jest wykorzystywany do celów służbowych jest kluczowe z punktu widzenia przedsiębiorcy, jako że umożliwia mu odliczenie podatku VAT na poziomie 100%. W tym celu, niezbędne jest wypełnienie odpowiednich dokumentów i sporządzenie umowy, która zawiera takie informacje jak np. dane kierowcy, rodzaj samochodu, stan licznika, czy numer VIN. Wdrożenie systemu Plus Workflow umożliwia automatyzację obowiązków związanych z obsługą dokumentacji – od zgłoszenia potrzeby wydania auta, poprzez uzupełnienie danych kierowcy, na wygenerowaniu umowy kończąc.

Co istotne, zgodność sporządzanej dokumentacji jest weryfikowana w systemie jeszcze przed wyjazdem samochodu. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek braków, np. brak opisania stanu licznika przed wyjazdem, system przekaże alert o niedopełnieniu formalności do odpowiedniego użytkownika. Jest to możliwe dzięki integracji systemu Plus Workflow z rozwiązaniem NaviExpert Telematics, które za pomocą urządzeń GPS monitoruje pozycję samochodu. Kiedy dany samochód zacznie oddalać się z wydzielonej strefy, bez uzupełnienia wszystkich danych wymaganych przez system Plus Workflow, NaviExpert Telematics natychmiast przesyła informację o tym fakcie do odpowiedniego pracownika.

Ponadto, wszystkie dokumenty związane z zarządzaniem flotą są przechowywane w elektronicznym repozytorium dokumentów (Plus DMS), do którego dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy. Mogą oni w każdej chwili zweryfikować niezbędne informacje, z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

Wzrost bezpieczeństwa i kontrola kosztów z NaviExpert Telematics

Rozwiązanie NaviExpert Telematics, oferowane przez firmę Telematics Technologies, zwiększa bezpieczeństwo i kontrolę kosztów. System ten umożliwia upoważnionym użytkownikom m.in. na:

  • lokalizowanie pojazdów (bieżąca lokalizacja, ale także lokalizacje historyczne, pokonane trasy);
  • wgląd w statystyki pojazdów i kierowców, analizę kosztów czy stylu jazdy;
  • podejmowanie działań związanych z optymalizacją wykorzystania aut (np. obsługa aut pulowych), pracy kierowców (np. geostrefy), ich stylu jazdy (konkursy, rankingi), kosztów (obsługa faktur i kart paliwowych) czy procesów (automatyczne przypomnienia z kalendarza o kwestiach związanych z eksploatacją czy rozliczenia z Urzędem Skarbowym);
  • generowanie raportów – raport stylu jazdy, raport kosztów, raport przejechanych tras, oraz raport postojów.

Poza tym, NaviExpert Telematics pozwala na weryfikację całkowitych kosztów floty czy wpływu stylu jazdy na koszty paliwa.

Według przeprowadzonych badań, poprawa stylu jazdy kierowców może znacząco wpłynąć na obniżenie kosztów zużycia paliwa (do 16,8%) oraz wydatków eksploatacyjnych (do 36%). Każdy przedsiębiorca, który jest ciekaw, ile może zaoszczędzić jego firma na zmianie stylu jazdy, może to zweryfikować dzięki kalkulatorowi online, udostępnianemu przez NaviExpert Telematics.

Dzięki integracji systemu Plus Workflow i NaviExpert Telematics możliwa jest optymalizacja i automatyzacja całego procesu udostępniania pojazdu – od wnioskowania o wydanie pojazdu, poprzez generowanie niezbędnych dokumentów, a na monitorowaniu pojazdu i związanymi z jego eksploatacją kosztów kończąc. Pracownicy zyskują pełną kontrolę nad procesem i mają nieprzerwany dostęp do niezbędnej dokumentacji. Wdrożenie tego innowacyjnego rozwiązania nie tylko usprawnia proces, ale również eliminuje błędy i zmniejsza koszty związane z zarządzaniem flotą.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat opisanego rozwiązania, skontaktuj się z nami już dziś (tel.: + 48 (61) 8200-449, wew. 100; e-mail: sprzedaz@suncode.pl).