Grupa Smithfield Polska zaprosiła Suncode do udziału w realizacji projektu implementacji rozwiązania Workflow i DMS zintegrowanego z systemem SAP. O wyborze spółki oraz oferowanego systemu zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow zdecydował bogaty dorobek wdrożeniowy, a także duże doświadczenie konsultantów Suncode.

Smithfield Polska jest liderem rynku mięsnego w Polsce. Obecnie Smithfield Foods, a tym samym także Smithfield Polska są częścią globalnej firmy WH Group, największego producenta mięsa wieprzowego na świecie. Grupa zarządza oraz koordynuje pracę zakładów produkcyjnych w całej Polsce oraz spółek handlowych za granicą. Grupę Smithfield Polska tworzą: Animex Foods Sp. z o.o. sp. k.– producent mięsa wieprzowego, drobiowego oraz wysokiej jakości przetworów mięsnych pod tak znanymi markami jak: Krakus, Morliny, Morlinki, Berlinki, czy Mazury, Agri Plus- jeden z największych producentów trzody chlewnej w Polsce oraz Agri Plus Sp. z o.o. Oddział Paszowy– zajmująca się produkcją pasz.

 Celem projektu było obniżenie kosztów oraz usprawnienie procesów, będących przedmiotem wdrożenia, poprzez zaimplementowanie systemu zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow. W okresie gdy podjęto decyzję o wdrożeniu systemu w Smithfield Polska, spółka ta znajdowała się w trakcie przeprowadzania istotnych zmian organizacyjnych. Wydzielone zostało m.in. Centrum Usług Wspólnych (CUW), świadczące usługi finansowe i organizacyjne dla Spółek grupy kapitałowej. Utworzenie Centrum Usług Wspólnych miało na celu scentralizowanie realizacji tych wszystkich zadań. Zakres przeprowadzonych przez Suncode prac obejmował odzwierciedlenie procesu tworzenia i akceptacji zgłoszeń zakupu, rejestracji i akceptacji faktur, rejestracji i archiwizacji umów, rejestracji pudeł archiwizacyjnych, pełną integrację systemu Plus Workflow z systemem SAP w zakresie dwukierunkowego przekazywania danych o zgłoszeniach zakupu i fakturach oraz skanowanie faktur i umów przychodzących obejmujące wolumen 1 200 000 dokumentów rocznie. Warto zauważyć, że opisane powyżej procesy zostały wdrożone niezależnie w dwóch spółkach kapitałowych Grupy Smithfield Polska.

 System Plus Workflow wraz z wbudowanym modułem Plus Workflow Editor umożliwia użytkownikom projektowanie i implementację kolejnych procesów biznesowych. Pracownicy Grupy Smithfield Polska za pomocą interfejsu graficznego samodzielnie zaprojektowali i uruchomili nowe procesy biznesowe w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Plus Workflow. Opracowane zostały następujące procesy: proces akceptacji kontraktów na zakup surowców w grupie paszowej, proces uprawnień, proces obiegu umów handlowych w Animex Foods, proces obsługi żądania korekty, proces upoważnień do danych osobowych, proces zarządzania zmianą oraz proces zarządzania zmianą w aplikacjach IT.

Przy współpracy z ekspertami Suncode Grupa Smithfield Polska stale rozwija system Plus Workflow. Od początku roku wdrożono dwa nowe procesy. W systemie odzwierciedlony został proces rozliczania delegacji oraz proces opiniowania umów.

Proces opiniowania umów zapewnia szybki przepływ informacji pomiędzy osobami, które rejestrują i negocjują umowy, a pozostałymi pracownikami Animex Foods odpowiedzialnymi za opiniowanie tych dokumentów. Umowy objęte są elektronicznym obiegiem, dzięki temu zainteresowane osoby w każdym momencie posiadają dostęp do dokumentu. Pozwala to usprawnić proces wyrażania opinii, która wydawana jest przez wskazanych użytkowników równolegle i niezależnie od pozostałych uczestników procesu, jednocześnie dając opiekunowi biznesowemu pełen zakres informacji jakie są wymagane do podjęcia decyzji. – Jan Rasiński, kierownik projektów

 Wdrożenie systemu Plus Workflow w Grupie Smithfield Polska przyczyniło się do ograniczenia kosztów generowanych podczas realizacji procesów objętych projektem oraz zoptymalizowania i zautomatyzowania działań związanych z obiegiem dokumentów.

Zaproponowane rozwiązania biznesowe oraz informatyczne oparte o platformę Plus Workflow przyczyniły się do poprawy organizacji pracy z dokumentami papierowymi i elektronicznymi, co przełożyło się na optymalizację kosztów i poprawę efektywności procesów biznesowych realizowanych przez Centrum Usług Wspólnych Grupy Smithfield Polska oraz pozostałych pracowników korzystających z platformy. Konsultanci Suncode wykazali się rzetelnością, wysokim poziomem kompetencji i profesjonalizmu oraz dużą elastycznością w realizacji założeń projektu i wypełnianiu oczekiwań Grupy Smithfield Polska. – informuje Andrzej Abramowicz, dyrektor zarządzający CUW

Istotnym czynnikiem wyboru systemu Plus Workflow przez Grupę Smithfield Polska oraz rozpoczęcia współpracy z Suncode był bogaty dorobek wdrożeniowy oraz duże doświadczenie konsultantów w zakresie realizacji podobnych projektów obejmujących analitykę i doradztwo biznesowe, wdrożenie rozwiązania informatycznego oraz integrację ze systemem SAP. Słuszność wyboru Suncode jako partnera w realizacji przedsięwzięcia została potwierdzona udzieleniem wielu referencji. – mówi Tomasz Szlachta, dyrektor sprzedaży Suncode

Będąc częścią globalnej grupy, Smithfield Polska kreuje swoją markę poprzez innowacyjne myślenie o biznesie oraz inwestycje w technologię, maszyny oraz wyposażenie zakładów produkcyjnych. Zaproponowane przez Suncode rozwiązanie pozwala Grupie Smithfield Polska stale rozwijać system Plus Workflow o nowe procesy i funkcjonalności.