Plus Workflow

2,000.0035,000.00
Plus Workflow to nowoczesne i kompleksowe rozwiązanie BPM do zarządzania procesami biznesowymi i dokumentami. Plus Workflow wspiera elektroniczny obieg dokumentów, skanowanie dokumentów i OCR. Umożliwia również projektowanie nowych procesów biznesowych, e-dokumentów oraz archiwizowanie treści. Głównym celem systemu jest redukcja kosztów i optymalizacja procesów biznesowych. System Plus Workflow to rozwiązanie umożliwiające szybkie,łatwe, przyjemne i samodzielne uruchamianie kolejnych procesów i obiegów dokumentów bez potrzeby posiadania wiedzy z zakresu programowania i angażowania specjalistów IT.
Wyczyść

Plus Workflow jest systemem klasy BPMN. Jest to najnowocześniejsze, a przede wszystkim zapewniające bezpieczeństwo narzędzie do zarządzania procesami biznesowymi i obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Dzięki elastyczności i możliwości konfiguracji Plus Workflow znajduje zastosowanie w firmach o różnej wielkości.  System jest bardzo intuicyjny, aby maksymalnie zautomatyzować procesy w firmie, które nie będą potrzebowały już ingerencji pracownika. Dostępny jest w wielu wersjach językowych. Do najważniejszych funkcjonalności systemu możemy zaliczyć:

 graficzny interfejs projektowania procesów,
 możliwość realizacji procesów szeregowych, równoległych oraz zagnieżdżonych,
 kalendarz,
 odzwierciedlenie struktury organizacyjnej,
 dostęp do indywidualnej skrzynki zadań,
 dostęp z dowolnej przeglądarki internetowej,
 śledzenie procesu podczas jego wykonywania oraz możliwość dynamicznej konfiguracji,
 zintegrowane elektroniczne archiwum,
 pełen interfejs analityczny wraz ze statystykami, predefiniowane profile użytkowników uwzględniając różne wersje językowe,
 pełna historia procesów zakończonych.

Kompleksowy system obiegu dokumentów w firmie

Plus Workflow jest kompleksowym rozwiązaniem pozwalającym na zarządzanie procesami biznesowymi, a w konsekwencji całością dokumentacji w przedsiębiorstwie – zarówno w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów jak i skanowania oraz ich elektronicznej archiwizacji. Plus Workflow jest systemem serwerowym, do którego użytkownicy uzyskują dostęp z poziomu przeglądarki internetowej. Nowatorskie systemy Workflow pozwalają na sprawniejszy obieg dokumentów między pracownikami, zwiększając tym samym efektowność pracy zespołowej. System zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow jest zaawansowanym, nowoczesnym, elastycznym i bezpiecznym systemem informatycznym służącym do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania nimi o bardzo bogatej funkcjonalności.

Plus Workflow
Rysunek 1. Grafika przedstawiająca przepływ pracy dzięki wykorzystaniu Workflow

 

Obszary zastosowań Plus Workflow

Zapotrzebowania zakupu
Obieg zapotrzebowań zakupu:

proces obsługi zapotrzebowań wewnętrznych firmy,
proces zamówień do dostawców,
proces ewidencji dokumentów zakupowych i środków trwałych,
proces przetargowy,
zarządzanie dostawcami (baza dostawców, weryfikacja dostawców, przypisywanie punktów rankingowych),
rejestracja i akceptacja protokołów odbiorów i ich uwzględnienie w autoryzacji kosztów.

zarządzanie fakturami

Obieg faktur:

 elektroniczny obieg faktur kosztowych i magazynowych,
elektroniczny obieg pozostałych dokumentów księgowych (np. zaliczki, polisy, SAD-y),
obsługa faktur elektronicznych zgodnie z Rozporządzeniem MF z dn. 18.12.2010r,
elektroniczna archiwizacja faktur zakupowych i sprzedaży,
elektroniczna dystrybucja faktur sprzedaży do kontrahentów,
✓ proces akceptacji propozycji księgowań.

Archiwizacja umów

Opiniowanie umów:

faktury kosztowe,
faktury sprzedaży,
umowy z kontrahentami,
akta osobowe pracowników,
dokumenty organizacyjne firmy (zarządzenia, zakresy obowiązków),
dokumentacja ISO 9001 (księga jakości, procedury, instrukcje, itp.).

Obieg korespondencji

Obieg korespondencji:

dystrybucja korespondencji przychodzącej,
ewidencja korespondencji wychodzącej,
rejestracja i archiwizacja dokumentów,
rejestracja i dekretacja przesyłek wychodzących i przychodzących,
generowanie zestawień otrzymanych dokumentów,
 wyeliminowanie zagubionych dokumentów.

Planowanie budżetu

Planowanie i kontrola budżetu:

proces obsługi i akceptacji wniosków inwestycyjnych,
proces definiowania budżetów,
 proces kontroli wykorzystania budżetów.

Wnioski urlopowe

Wnioski urlopowe:

elektroniczne wnioski urlopowe,
proces nieobecności,
 proces wniosków pracowniczych.

Rozliczanie zaliczek

Rozliczanie zaliczek i delegacji:

proces wnioskowania o zaliczkę przez pracowników,
rozliczenie zaliczki/zakupu gotówkowego przez pracowników,
 rozliczenie delegacji pracowniczych.

Rozliaczanie zaliczek

Administracja i kadry:

rezerwacja sal konferencyjnych,
zarządzanie archiwum tradycyjnym,
 proces zarządzania segregatorami.

 

Plus Workflow Editor

Jest to graficzne studio modelowania procesów biznesowych dla Plus Workflow. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest samodzielne budowanie oraz uruchamianie kolejnych obiegów dokumentów, posługując się jednym z najbardziej popularnych standardów modelowania Business Process Model and Notation.


Rysunek 2. Przykład modelowania procesów

Plus Workflow Editor to narzędzie, które zostało stworzone z myślą o samodzielnym opracowywaniu modeli procesów w notacji BPMN przez użytkowników systemu Plus Workflow. Użytkownik ma możliwość samodzielnej analizy i obrazowania procesu. Narzędzie pozwala na definiowanie poszczególnych etapów oraz rozmieszczanie standardowych obiektów zgodnych z notacją BPMN oraz technicznym standardem XPDL. Użytkownik jako autor procesu biznesowego decyduje o przebiegu procesu w przedsiębiorstwie, jego wykonawcach, przepływie informacji w procesie oraz integracji z zewnętrznymi systemami.

Plus Workflow Editor umożliwia zaprojektowanie wyglądu poszczególnych etapów – elektronicznych formatek systemu Plus Workflow. W tym celu użytkownik może wybrać poszczególne pozycje z dostępnej biblioteki bądź też dodać nowe. Plus Workflow Editor dynamicznie wprowadza naniesione zmiany na podglądzie zaprojektowanych formularzy, dzięki czemu na bieżąco można kontrolować przyszły wygląd formatek. Modelowanie procesów jest szybkie, łatwe i przyjemne. W celu zapobiegania popełnianiu błędów system został wyposażony w różnorakie podpowiedzi dla mniej doświadczonych użytkowników. Narzędzie do modelowania procesów automatycznie przeprowadza również walidacje, dzięki czemu popełnione błędy logiczne zostają natychmiastowo i automatycznie wykryte. Narzędzie Plus Editor jest ściśle zintegrowane z systemem Plus Workflow. Użytkownik ma możliwość samodzielnego przesłania swojego modelu procesu do systemu oraz jego przetestowania bądź pracy produktywnej. Po fazie testów istnieje opcja modyfikacji modelu w celu optymalizacji procesu biznesowego.

 

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów Plus Workflow zapewnia natychmiastowe korzyści biznesowe i pozwala na osiągnięcie szybkiego zwrotu z inwestycji.

Do najważniejszych korzyści biznesowych zaliczyć należy:

 obniżenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa,
 obniżenie pracochłonności i usprawnienie procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie,
✓ zautomatyzowanie i zestandaryzowanie elektronicznego obiegu dokumentów,
 koordynację przepływu dokumentów,
 zarządzanie i bezproblemowe panowanie nad dużą ilością różnych dokumentów przedsiębiorstwa,
 zapewnienie jednoznaczności i bezbłędności w opisie dokumentów,
 znaczne podwyższenie efektywności i jakości pracy użytkowników systemu Plus Workflow,
 wyeliminowanie wielu działań nie wnoszących wartości dla klienta, np. przekazywanie pracy z „rąk do rąk”, oczekiwanie na dokumenty czy powtarzania tej samej prostej czynności z każdym przepływem procesu,
 realizację zadań związanych z dokumentami niezależnie od fizycznej lokalizacji użytkownika (system dostępny z poziomu przeglądarki internetowej),
 całkowite zabezpieczenie i ochrona dokumentów i procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie,
 zapewnienie dostępu do odpowiednich informacji (profilowanych) dla każdego użytkownika,
 możliwość kompletnej analizy obiegu dokumentów,
możliwość przechowywania i dostępu do praktycznie każdego typu dokumentów we wbudowanym elektronicznym repozytorium.

[trialDownload]

Charakterystyka

Proces akceptacji faktur stanowi rozwiązanie pozwalające na sprawną obsługę faktur zakupu docierających do przedsiębiorstwa. Oferowane rozwiązanie daje możliwość pełnej kontroli nad fakturą od momentu przyjęcia jej w kancelarii, poprzez opis merytoryczny i akceptację, aż do jej zaksięgowania.


Rysunek 1. Obieg akceptacji faktur

Aby rozpocząć pracę w systemie, pierwszym krokiem jest analiza i przygotowanie odpowiedniej mapy procesu dla danego przedsiębiorstwa. Prace koordynują nasi specjaliści. Wygląd mapy zależny jest od potrzeb firmy. Przykładową mapę procesu akceptacji faktur przedstawia rysunek.


Rysunek 2. Przykładowa mapa procesu akceptacji faktur

Po zalogowaniu użytkownik ma dostosowany pulpit startowy, zależnie od posiadanych obowiązków i stanowiska, w systemie Plus Workflow. Poniżej znajduje się rysunek, na którym w pierwszej kolejności użytkownik posiada zadania do wykonania – jest to lista zeskanowanych dokumentów oczekujących na rejestrację, dalej na pulpicie jest widoczne zestawienie faktur już zarejestrowanych. Widok ten umożliwia wyświetlenie historii procesu każdej faktury.


Rysunek 3. Ekran startowy pulpitu z zadaniami do wykonania

Rejestracja faktury w systemie Plus Workflow polega na podłączeniu dokumentu do procesu oraz wypełnieniu pól elektronicznego formularza wartościami pochodzącymi z rejestrowanej faktury.


Rysunek 4. Utwórz proces rejestracji faktury

Pierwszym krokiem procesu elektronicznego obiegu faktur jest rejestracja faktury. Jest to standardowe zarejestrowanie dokumentu przychodzącego w systemie Plus Workflow przez pracownika sekretariatu. Rejestracja dokumentów w systemie Plus Workflow polega na wypełnieniu formularza rejestracji faktury (uzupełnienie kolejnych pól). W omawianym formularzu automatycznie wygenerowany zostanie unikalny Identyfikator faktury, który jednoznacznie identyfikuje dokument w systemie. Rejestrację należy przeprowadzić wg schematu przedstawionego poniżej. Przykładowi kontrahenci znajdują się w polu Kontrahent, po kliknięciu listy rozwijanej automatycznie pojawi się pole wyboru kontrahenta. Po wybraniu właściwego, automatycznie uzupełniają się pola opisujące wybranego kontrahenta.
Wypełnienie pola z gwiazdką jest obligatoryjne. Konieczne jest uzupełnienie takich pól jak: Nr faktury, Spółka, Kontrahent, NIP kontrahenta, Numer kontrahenta, Data sprzedaży, Data wystawienia dokumentu, Data wpłynięcia dokumentu, Data płatności, Waluta, Kwota netto, Kwota brutto, Kategoria dokumentu, Osoba merytoryczna.
Po wybraniu przycisku Zarejestruj fakturę następuje przekierowanie faktury do etapu Akceptacja merytoryczna.


Rysunek 5. Rejestracja faktury

Każdy z użytkowników systemu Plus Workflow posiada swoją Historię powiadomień, która informuje o przebiegu poszczególnych zadań powiązanych z użytkownikiem.


Rysunek 6. Powiadomienia o zadaniach

Aspekty techniczne

System Plus Workflow jest niezależny od platformy informatycznej. Współpracuje z wieloma różnymi:
– środowiskami operacyjnymi – Windows 2000, XP, 2003, 2008, 2012 Server, Linux, Red Hat, Debian, Febora, Unix,
– bazami danych – MS SQL, Oracle, Postgre SQL, DB2,
– przeglądarkami internetowymi,
– serwerami internetowymi – Glassfish, JBOSS, WebSpere, Apache, Tomcat,
– serwerami fizycznymi – IBM, SUN, DELL, HP i inne.

Ponadto, oferowany system jest w pełni skalowalny w aspekcie zwiększania liczby użytkowników, zwiększania liczby procesów czy przetwarzanych dokumentów. System w całości dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej (zarówno dla użytkownika jak i administratora) nie wymagając instalacji dodatkowych komponentów na stacjach roboczych.

Plus Workflow może zostać zintegrowany z dowolnym zewnętrznym systemem informatycznym dzięki interfejsowi API. Większość funkcji jest udostępniona przez interfejs programistyczny API dostępny jako JAVA. Cała dokumentacja jest dostarczana wraz z systemem.

Integracje polegają na pobraniu danych z zewnętrznego systemu i przekazaniu do Plus Workflow lub odwrotnie. System został już zintegrowany z takimi systemami jak: SAP, QAD, MS Dynamics, Comarch ERP XL, Oracle Financial, IFS, ERP Optima, QUGAR, J.D. Edwards, TETA, DEF 2000/3000, Symfonia, Lotus Notes, MS Share Point, MS Office, CODA, Unisoft, vTiger i wiele innych.

Wideo