Plus Workflow jest systemem klasy BPMN. Jest to najnowocześniejsze, a przede wszystkim zapewniające bezpieczeństwo narzędzie do zarządzania procesami biznesowymi i obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Dzięki elastyczności i możliwości konfiguracji Plus Workflow znajduje zastosowanie w firmach o różnej wielkości. System jest bardzo intuicyjny, aby maksymalnie zautomatyzować procesy w firmie, które nie będą potrzebowały już ingerencji pracownika. Dostępny jest w wielu wersjach językowych. Do najważniejszych funkcjonalności systemu możemy zaliczyć:
✓ graficzny interfejs projektowania procesów,
✓ możliwość realizacji procesów szeregowych, równoległych oraz zagnieżdżonych,
✓ kalendarz,
✓ odzwierciedlenie struktury organizacyjnej,
✓ dostęp do indywidualnej skrzynki zadań,
✓ dostęp z dowolnej przeglądarki internetowej,
✓ śledzenie procesu podczas jego wykonywania oraz możliwość dynamicznej konfiguracji,
✓ zintegrowane elektroniczne archiwum,
✓ pełen interfejs analityczny wraz ze statystykami, predefiniowane profile użytkowników uwzględniając różne wersje językowe,
✓ pełna historia procesów zakończonych.
Kompleksowy system obiegu dokumentów w firmie
Plus Workflow jest kompleksowym rozwiązaniem pozwalającym na zarządzanie procesami biznesowymi, a w konsekwencji całością dokumentacji w przedsiębiorstwie – zarówno w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów jak i skanowania oraz ich elektronicznej archiwizacji. Plus Workflow jest systemem serwerowym, do którego użytkownicy uzyskują dostęp z poziomu przeglądarki internetowej. Nowatorskie systemy Workflow pozwalają na sprawniejszy obieg dokumentów między pracownikami, zwiększając tym samym efektowność pracy zespołowej. System zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow jest zaawansowanym, nowoczesnym, elastycznym i bezpiecznym systemem informatycznym służącym do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania nimi o bardzo bogatej funkcjonalności.
Rysunek 1. Grafika przedstawiająca przepływ pracy dzięki wykorzystaniu Workflow
Obszary zastosowań Plus Workflow
Obieg zapotrzebowań zakupu:
✓proces obsługi zapotrzebowań wewnętrznych firmy,
✓proces zamówień do dostawców,
✓proces ewidencji dokumentów zakupowych i środków trwałych,
✓proces przetargowy,
✓zarządzanie dostawcami (baza dostawców, weryfikacja dostawców, przypisywanie punktów rankingowych),
✓rejestracja i akceptacja protokołów odbiorów i ich uwzględnienie w autoryzacji kosztów.
Obieg faktur:
✓ elektroniczny obieg faktur kosztowych i magazynowych,
✓ elektroniczny obieg pozostałych dokumentów księgowych (np. zaliczki, polisy, SAD-y),
✓ obsługa faktur elektronicznych zgodnie z Rozporządzeniem MF z dn. 18.12.2010r,
✓ elektroniczna archiwizacja faktur zakupowych i sprzedaży,
✓ elektroniczna dystrybucja faktur sprzedaży do kontrahentów,
✓ proces akceptacji propozycji księgowań.
Opiniowanie umów:
✓ faktury kosztowe,
✓ faktury sprzedaży,
✓ umowy z kontrahentami,
✓ akta osobowe pracowników,
✓ dokumenty organizacyjne firmy (zarządzenia, zakresy obowiązków),
✓ dokumentacja ISO 9001 (księga jakości, procedury, instrukcje, itp.).
Obieg korespondencji:
✓ dystrybucja korespondencji przychodzącej,
✓ ewidencja korespondencji wychodzącej,
✓ rejestracja i archiwizacja dokumentów,
✓ rejestracja i dekretacja przesyłek wychodzących i przychodzących,
✓ generowanie zestawień otrzymanych dokumentów,
✓ wyeliminowanie zagubionych dokumentów.
Planowanie i kontrola budżetu:
✓ proces obsługi i akceptacji wniosków inwestycyjnych,
✓ proces definiowania budżetów,
✓ proces kontroli wykorzystania budżetów.
Wnioski urlopowe:
✓ elektroniczne wnioski urlopowe,
✓ proces nieobecności,
✓ proces wniosków pracowniczych.
Rozliczanie zaliczek i delegacji:
✓ proces wnioskowania o zaliczkę przez pracowników,
✓ rozliczenie zaliczki/zakupu gotówkowego przez pracowników,
✓ rozliczenie delegacji pracowniczych.
Administracja i kadry:
✓ rezerwacja sal konferencyjnych,
✓ zarządzanie archiwum tradycyjnym,
✓ proces zarządzania segregatorami.
Plus Workflow Editor
Jest to graficzne studio modelowania procesów biznesowych dla Plus Workflow. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest samodzielne budowanie oraz uruchamianie kolejnych obiegów dokumentów, posługując się jednym z najbardziej popularnych standardów modelowania Business Process Model and Notation.
Rysunek 2. Przykład modelowania procesów
Plus Workflow Editor to narzędzie, które zostało stworzone z myślą o samodzielnym opracowywaniu modeli procesów w notacji BPMN przez użytkowników systemu Plus Workflow. Użytkownik ma możliwość samodzielnej analizy i obrazowania procesu. Narzędzie pozwala na definiowanie poszczególnych etapów oraz rozmieszczanie standardowych obiektów zgodnych z notacją BPMN oraz technicznym standardem XPDL. Użytkownik jako autor procesu biznesowego decyduje o przebiegu procesu w przedsiębiorstwie, jego wykonawcach, przepływie informacji w procesie oraz integracji z zewnętrznymi systemami.
Plus Workflow Editor umożliwia zaprojektowanie wyglądu poszczególnych etapów – elektronicznych formatek systemu Plus Workflow. W tym celu użytkownik może wybrać poszczególne pozycje z dostępnej biblioteki bądź też dodać nowe. Plus Workflow Editor dynamicznie wprowadza naniesione zmiany na podglądzie zaprojektowanych formularzy, dzięki czemu na bieżąco można kontrolować przyszły wygląd formatek. Modelowanie procesów jest szybkie, łatwe i przyjemne. W celu zapobiegania popełnianiu błędów system został wyposażony w różnorakie podpowiedzi dla mniej doświadczonych użytkowników. Narzędzie do modelowania procesów automatycznie przeprowadza również walidacje, dzięki czemu popełnione błędy logiczne zostają natychmiastowo i automatycznie wykryte. Narzędzie Plus Editor jest ściśle zintegrowane z systemem Plus Workflow. Użytkownik ma możliwość samodzielnego przesłania swojego modelu procesu do systemu oraz jego przetestowania bądź pracy produktywnej. Po fazie testów istnieje opcja modyfikacji modelu w celu optymalizacji procesu biznesowego.
Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów Plus Workflow zapewnia natychmiastowe korzyści biznesowe i pozwala na osiągnięcie szybkiego zwrotu z inwestycji.
Do najważniejszych korzyści biznesowych zaliczyć należy:
✓ obniżenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa,
✓ obniżenie pracochłonności i usprawnienie procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie,
✓ zautomatyzowanie i zestandaryzowanie elektronicznego obiegu dokumentów,
✓ koordynację przepływu dokumentów,
✓ zarządzanie i bezproblemowe panowanie nad dużą ilością różnych dokumentów przedsiębiorstwa,
✓ zapewnienie jednoznaczności i bezbłędności w opisie dokumentów,
✓ znaczne podwyższenie efektywności i jakości pracy użytkowników systemu Plus Workflow,
✓ wyeliminowanie wielu działań nie wnoszących wartości dla klienta, np. przekazywanie pracy z „rąk do rąk”, oczekiwanie na dokumenty czy powtarzania tej samej prostej czynności z każdym przepływem procesu,
✓ realizację zadań związanych z dokumentami niezależnie od fizycznej lokalizacji użytkownika (system dostępny z poziomu przeglądarki internetowej),
✓ całkowite zabezpieczenie i ochrona dokumentów i procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie,
✓ zapewnienie dostępu do odpowiednich informacji (profilowanych) dla każdego użytkownika,
✓ możliwość kompletnej analizy obiegu dokumentów,
✓ możliwość przechowywania i dostępu do praktycznie każdego typu dokumentów we wbudowanym elektronicznym repozytorium.
