This post is also available in: English (angielski)

System klasy BPM umożliwia zarządzanie procesami biznesowymi jak i dokumentami w przedsiębiorstwie. Platformy workflow poza fizycznym zarządzaniem obiegiem dokumentów, odzwierciedlają również szereg procesów, które mają miejsce w danej branży i podlegają automatyzacji. Mówimy wtedy o digitalizacji procesów biznesowych.

System BPM pozwala zatem na odzwierciedlenie: procesów produkcyjnych, procesów realizowanych w ramach systemu zapewnienia jakości wg norm ISO 9000, ale także procesów związanych z reklamą, promocją i sprzedażą, jak i pozwala na szeroki zakres integracji pomiędzy różnymi systemami zewnętrznymi.

System zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow jest nowoczesnym i bezpiecznym rozwiązaniem informatycznym automatyzującym i usprawniającym procesy biznesowe. Dzięki Plus Workflow możliwe jest obniżenie ich kosztów oraz skrócenie czasu ich realizacji poprzez:

  • zautomatyzowanie procesów – wiele działań w procesie wykonywanych jest w sposób automatyczny, niewymagający ingerencji pracownika,
  • koordynację przepływu procesów – system koordynuje przepływ pracy pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, gdyż wymusza on realizację ustandaryzowanych procedur,
  • wyeliminowanie działań nie wnoszących wartości – system eliminuje działania nie wnoszące wartości dla klienta, np. oczekiwania na dokumenty czy powtarzanie tej samej czynności,
  • uniezależnienie od lokalizacji – system pozwala na realizację procesu niezależnie od fizycznej lokalizacji wykonawcy (dostęp z poziomu przeglądarki internetowej),
  • szybki dostęp do informacji – system pozwala na natychmiastowy dostęp do wymaganych przez użytkownika informacji, według nadanych uprawnień,
  • możliwości analityczne – zwiększenie możliwość analizy procesów w oparciu o wielorakie raporty np. dotyczące obciążeń poszczególnych stanowisk organizacyjnych, czy czasów realizacji działań,
  • wyszukiwanie procesów – możliwość bardzo szybkiego odnalezienia danego zadania w konkretnym procesie i sprawdzenia statusu jego realizacji,
  • zwiększenie bezpieczeństwa – dostęp do informacji oraz zadań posiadają tylko uprawnieni użytkownicy, a całość danych zgromadzonych w systemie może być dodatkowo archiwizowana, dzięki czemu niweluje to ryzyko zagubienia dokumentów.

Plus Workflow cechuje również bogata funkcjonalność. Omawiany system wyposażony jest w: graficzne studio modelowania procesów, intuicyjny interfejs użytkownika, nielimitowany dostęp z poziomu przeglądarki internetowej, moduł analityczny, mechanizmy optymalizujące wydajność i pracę z dokumentami, odzwierciedlenie struktury organizacyjnej, otwarty interfejs programistyczny (SDK), obsługa różnych formatów danych, platform operacyjnych i baz danych, a także wiele innych.

Dodatkowo, każde wdrożenie Plus Workflow może być wsparte doradztwem specjalistycznym z zakresu modelowania i optymalizacji procesów.

Zarządzanie procesami w firmie lub organizacji

Firmy, które chcą odnosić sukcesy, potrzebują sprawnego systemu zarządzania procesami. Dzięki temu rozwijają się, odpowiadają na potrzeby klientów, nadążają za zmianami i przede wszystkim – osiągają wyznaczone cele. Jak stworzyć strategię, która w praktyce pozwoli opanować wszystkie procesy zachodzące w organizacji? Wsparcia warto szukać u nas – jesteśmy liderem w opracowywaniu i wdrażaniu systemów informatycznych, które poprawiły osiągi wielu firm. Z naszej oferty korzystają zarówno małe przedsiębiorstwa, jak i koncerny działające na skalę międzynarodową. Sami rozwijamy nasze umiejętności poprzez współpracę z najlepszymi. Tworzymy systemy z myślą o różnych przedsiębiorcach. Nasze starania są doceniane – cieszymy się dobrą opinią wśród Klientów, którym dostarczamy narzędzia do efektywnego zarządzania procesami. Dołącz do ich grona!

Rodzaje procesów

Przed podziałem procesów w firmie warto odpowiedzieć na pytanie – czym jest proces? Według popularnej definicji proces to ciąg powiązanych ze sobą czynności, które muszą zostać wykonane dla uzyskania danego efektu. Każdy z nich może składać się z mniejszych jednostek, tzw. podprocesów lub sam stanowić część innego, większego procesu. Rodzaj i liczba procesów zachodzących w firmie zależy od jej działalności, klientów, produkcji i wielu innych czynników. Dla każdej organizacji trzeba wyznaczać indywidualną strategię zarządzania procesami. Należy przy tym pamiętać, że jest to sekwencja działań w obrębie jednego ogniwa na przykład produkcji, sprzedaży czy reklamy. Istnieje wiele sposobów dzielenia procesów na poszczególne rodzaje, co pomaga w ich sprawnym zarządzaniu. Jednym z najbardziej klasycznych modeli jest podział na procesy podstawowe i pomocnicze.

Podstawowe obejmują:

  • czynności związane z przygotowaniem materiałów do produkcji,
  • stworzenie produktu,
  • zadania związane ze sprzedażą,
  • reklamę i marketing,
  • usługi po sprzedaży, na przykład badanie zadowolenia klientów czy serwisowanie.

Z kolei pomocnicze to:

  • zarządzanie organizacją i pracownikami,
  • zaopatrywanie,
  • udoskonalanie usług lub produktów, czyli rozwój dla poprawy jakości oferty.

Procesy w firmie można również podzielić ze względu na ich funkcje. W ten sposób wyróżniamy działania:

  • logistyczne – czynności od momentu zaopatrzenia w materiały, poprzez produkcję aż do dystrybucji produktów gotowych,
  • regulacyjne – ich celem jest dopasowanie sposobu produkcji i możliwości siły roboczej do wytworzenia zakładanej liczby produktów,
  • informacyjne – odpowiedzialne za zarządzanieinformacją w przedsiębiorstwie,
  • kontrolne – pozwalające sprawować pieczę nad jakością produktu, jego wykonaniem oraz spełnieniem wymogów danego zamówienia.

Po skompletowaniu listy procesów w firmie należy określić powiązania między nimi. Można tego dokonać w łatwy sposób, wcześniej znając ich schemat, który jest bardzo pomocny w zarządzaniu procesami. Oczywiście jest to proste dla osób, które posiadają wiedzę analityczną lub doświadczenie w przygotowywaniu takich schematów procesów. Ważne w tym punkcie jest zoptymalizowanie całej ścieżki procesu, a to najlepiej oddać w ręce specjalisty, który wspólnie z Tobą przygotuje cały proces biznesowy odpowiadający Twoim oczekiwaniom.

Proces składa się z punktu wejścia – rozpoczęcia procesu, kolejno następujących po sobie zdarzeń i punktu wyjścia – zakończenia procesu, który stanowi spodziewany efekt. Ustalanie przebiegu procesu zaczyna się nieco na opak, czyli od końca procesu. Należy wypisać wszystkie możliwe efekty danej sekwencji zdarzeń. Warto dokładnie przeanalizować, czy do ich zaistnienia nie są potrzebne inne czynniki. Dopiero potem przystępuje się do określenia, co dokładnie rozpoczyna proces, czyli wszystkich danych, jakie są potrzebne na samym początku. W tym celu wystarczy przeanalizować elementy wyjścia i zastanowić się, co jest niezbędne do uzyskania wyznaczonych efektów, aby uzyskać pełną ścieżkę procesu. To bardzo ważny punkt, który chroni przed lukami w mapie procesu.  Na podstawie powyższych informacji przystępuje się do kolejnego etapu zarządzania procesami, czyli ustalenia powiązań między nimi. Dzięki temu można określić, w jakim stopniu oddziałują one między sobą. Taki schemat pozwala w praktyce wyznaczyć działania istotne, mniej istotne i te będące jedynie trwonieniem czasu, funduszy oraz zasobów ludzkich. Jest to etap, w którym możemy zaplanować optymalizację procesów, które już się w przedsiębiorstwie odbywają, a mogą być niewłaściwie przygotowane.

Czy optymalizacja procesów jest istotna?

Za istotne uznaje się takie działania, które mają największy wpływ na inne sekwencje zdarzeń. Procesy pozostające pod wpływem innych sekwencji zdarzeń określa się bardziej podatnymi, czyli mniej istotnymi. Wyznaczenie istotnych procesów pozwala na zarządzanie zasobami, co jest szczególnie istotne w czasie kryzysu. Organizacja przeznacza środki pieniężne lub angażuje zasoby ludzkie w czynności najbardziej efektywne. Istnieje nawet specjalna klasyfikacja procesów obsługi posprzedażowej zgodnie z ich znaczeniem. Wyróżnia się procesy:

  • konieczne – których formy nie da się zmienić w żaden sposób i które są niezbędne dla dostarczenia wartości klientom,
  • istotne – dające pewną wartość odbiorcom, jednak możliwe jest lepsze zarządzanie nimi: zredukowanie czy udoskonalenie,
  • nieistotne – przeznaczone do eliminacji.

Ustalenie stopnia istotności to zadanie trudne, zwłaszcza gdy osoba dokonująca analizy ma już pewne, czasami podświadome, oczekiwania co do tego, który proces ma być tym głównym. Dlatego warto skorzystać z pomocy bezstronnych profesjonalistów. Na podstawie naszej wiedzy i doświadczenia określamy, które obszary dają firmie rzeczywiste szanse na rozwój, a z których lepiej zrezygnować. Nasze werdykty opierają się na dokładnych analizach. Wyodrębnienie procesów istotnych, czyli dających wartość, od nieistotnych, a więc przeznaczonych do wyeliminowania, stanowi podstawę skutecznego zarządzania procesami.

Mapowanie procesów

Mapowanie polega na tworzeniu schematu. Procesy podlegają mapowaniu, które pozwala wyznaczyć kolejność zdarzeń zachodzących w ich obrębie. Warto dokładnie wskazać, w jaki sposób mapowanie sprzyja zarządzaniu procesami. Tę czynność wykonuje się w celu:

  • wprowadzenia pewnych standardów czy procedur w firmie,
  • wdrożenia systemu do zarządzania jakością,
  • udoskonalenia działalności organizacji na pewnych obszarach,
  • sprawdzenia, czy pozyskiwanie pewnych danych jest rzeczywiście opłacalne.

Strategią ułatwiającą tę czynność jest przechodzenie od ogólnego opisu do szczegółów. Mapowanie dzieli się na:

  • Opis czynności lub zdarzeń, które po sobie następują – w zarządzaniu procesami należy skupić się na stanie faktycznym, a nie zamierzonym. Warto wykorzystać do tego schemat blokowy, popularny na przykład w algorytmice. Można przeprowadzić mapowanie przy użyciu programów komputerowych, użyć karteczek samoprzylepnych albo po prostu narysować schemat na kartce papieru.
  • Doprecyzowanie przebiegu procesu – ustalenie wszystkich ścieżek od jednego do drugiego etapu. W razie wystąpienia nieciągłości należy dodać kolejne zdarzenie lub czynność.
  • Przypisanie funkcji do osób – określenie, który pracownik odpowiada za daną czynność. W dużych firmach jedna funkcja jest zazwyczaj przydzielana indywidualnie, podczas gdy w mniejszych przedsiębiorstwach jedna osoba może odpowiadać za kilka funkcji. Poszczególne zadania należy przydzielać zgodnie z kompetencjami i uprawnieniami pracowników.
  • Zaopatrzenie – zapewnienie zasobów do realizacji danego procesu, a także określenie dokumentacji do jego opisu.
  • Skontrolowanie etapu wejścia i wyjścia – ponowne upewnienie się, że w procesach wejścia i wyjścia zostały uwzględnione wszystkie aspekty. Jeśli na tym końcowym etapie zarządzania wyjdą na jaw jakiekolwiek niejasności czy braki, trzeba ponownie wyznaczyć przebieg procesu i uzupełnić luki.

Żeby mapowanie procesu było rzetelne do jego przeprowadzenia, należy zaangażować osoby, które znają przebieg zdarzeń. Przy profesjonalnym zarządzaniu procesem niezbędna jest ścisła współpraca przełożonych z pracownikami, którzy wykonują dane zadania. Inaczej może dojść do zafałszowania przebiegu, czyli wyznaczenia stanów pożądanych, a nie tych, jakie zachodzą rzeczywiście. Warto przeprowadzać mapowanie w grupie pracowników, dzięki czemu schemat zawiera jak najwięcej szczegółowych informacji. Żeby określić, czy dany proces działa właściwie, należy przeprowadzić jego analizę lub też pomiar zgodnie z odpowiednimi wskaźnikami. Do najczęściej stosowanych wskaźników należą te o charakterze:

  • czasowym,
  • efektywnościowym,
  • jakościowym,
  • kosztowym.

W praktyce do każdego procesu należy przydzielić indywidualne wskaźniki. Dopasowanie wskaźników to tylko pierwszy etap oceny zarządzania procesem. Należy również stworzyć przeznaczony do nich system pomiaru, kontroli oraz analizy, co pozwala wysunąć wnioski niezbędne do udoskonalenia procesu. Przy ustalaniu wskaźników trzeba wystrzegać się skrajności. Co to oznacza? Proces wcale nie musi posiadać tylko jednego wskaźnika – jeśli istnieje taka potrzeba, można stworzyć ich więcej. Z drugiej strony z liczbą wskaźników nie wolno przesadzić, aby uniknąć tworzenia nieprzydatnych kryteriów. Należy podkreślić, że wskaźniki mogą, a nawet muszą się zmieniać wraz z rozwojem firmy.

Podsumowanie

Warto dodać, że w zarządzaniu procesami przydaje się przede wszystkim zdrowy rozsądek i wiedza analityczna. Nie można spodziewać się uzyskania kontroli nad wszystkimi możliwymi aspektami procesów zachodzących w firmie. Zbyt duża drobiazgowość nie daje oczekiwanych efektów, a wręcz przeciwnie – może zaszkodzić lub być zwykłą stratą czasu i wysiłków. Zarządzanie procesami biznesowymi to kluczowy element w każdej organizacji. Jego udoskonalenie przynosi wymierne efekty. To skuteczne narzędzie do osiągania wyznaczonych celów i budowania swojej pozycji na rynku krajowym oraz globalnym. Jeśli chcesz usprawnić działalność przedsiębiorstwa na tych dwóch obszarach – skontaktuj się z nami. Dostarczamy rozwiązań, które są dopasowane do działalności naszych klientów i pozwalają na skuteczne zarządzanie procesami w firmie, organizacji czy przedsiębiorstwie. Wspólnie sprawimy, że Twoja firma osiągnie rynkowy sukces.