BACKGROUND I WYZWANIE
Wieloetapowy proces umów producenta leków wymagał spójnego środowiska pracy
Przygotowanie nowych umów zawieranych z kontrahentami w Polfarmex angażowało wiele osób i działów. W proces zaangażowani byli m.in. właściciel projektu, jednostki odpowiedzialne za opiniowanie dokumentu i dział prawny, a na kolejnych etapach także dyrektor finansowy oraz zarząd. Każdy dokument musiał przejść przez określoną ścieżkę akceptacji, a w zależności od jego charakteru w proces należało zaangażować różne jednostki organizacyjne. Projekt umowy mógł również zostać cofnięty do wcześniejszego etapu, uzupełniony o komentarz lub odrzucony.
Polfarmex potrzebował rozwiązania, które pozwoli uporządkować cały proces, jasno określić odpowiedzialność poszczególnych uczestników oraz prowadzić kolejne etapy pracy nad umową w jednym środowisku – sprawniej i z większą kontrolą nad przebiegiem całej ścieżki akceptacji.
ROZWIĄZANIE
Jeden standard obsługi umów w całej organizacji
Suncode wdrożył w Polfarmex platformę Plus Workflow, w której odwzorowano proces tworzenia, akceptacji i opiniowania umów.
Proces rozpoczyna uprawniony użytkownik, który rejestruje projekt umowy i uzupełnia wymagane informacje, m.in. wskazuje spółkę, właściciela projektu oraz odpowiednią ścieżkę procesu. Od tego momentu system automatycznie wspiera dalszy obieg dokumentu – kieruje go do właściwych osób i działów, zgodnie z wcześniej zdefiniowaną kolejnością akceptacji i opiniowania.
Plus Workflow automatyzuje kolejne kroki procesu i prowadzi użytkownika przez nie w sposób uporządkowany i intuicyjny. Dzięki temu pracownik nie musi za każdym razem pamiętać, do kogo powinien przekazać dokument, jaki etap powinien nastąpić jako kolejny ani kto powinien wydać opinię lub akceptację. System przejmuje dużą część logiki obiegu i pilnuje realizacji ustalonej ścieżki. Takie podejście ogranicza ryzyko błędów i pominięć – m.in. brakujących informacji, skierowania dokumentu do niewłaściwej osoby czy pominięcia któregoś z wymaganych etapów akceptacji. Użytkownik otrzymuje więc nie tylko narzędzie do obsługi dokumentów, ale również automatyczne wsparcie w prawidłowej realizacji całego procesu, od rejestracji projektu umowy aż po jej finalne zatwierdzenie.
01
Inicjowanie procesu tworzenia umowy
02
Definiowanie właściciela i ścieżki akceptacji
03
Opiniowanie umów przez wskazane działy
04
Weryfikacja prawna umów
05
Akceptacja finansowa i zarządcza
06
Obsługa cofnięć, komentarzy i odrzuceń
07
Opiniowanie draftu umowy
08
Digitalizacja dokumentów i integracja z SAP
NAJWAŻNIEJSZY PROCES
Cyfrowy obieg umów w Polfarmex
01. Rejestracja
Użytkownik rejestruje projekt umowy i wskazuje najważniejsze informacje potrzebne do uruchomienia procesu.
02. Akceptacja i weryfikacja
Dokument automatycznie trafia do kolejnych osób zgodnie ze zdefiniowanym procesem.
03. Opiniowanie treści umowy
Właściwe osoby otrzymują dokument do zaopiniowania zgodnie z ustaloną ścieżką.
04. Finalizacja
Po zakończeniu opiniowania i uzyskaniu wymaganych akceptacji umowa jest gotowa do podpisania i przekazania kontrahentowi.
EFEKTY
Wdrożenie zbudowało wewnętrzne kompetencje
Istotnym elementem wdrożenia w Polfarmex było również przekazanie wiedzy zespołowi. Wybrani pracownicy uczestniczyli w szkoleniu prowadzonym przez ekspertów Suncode z zakresu modelowania procesów biznesowych z wykorzystaniem platformy Plus Workflow.
Dzięki zdobytym kompetencjom zespół może samodzielnie rozwijać środowisko workflow i rozszerzać je o kolejne procesy odpowiadające potrzebom organizacji. Wdrożenie nie zakończyło się więc na cyfryzacji jednego procesu. Polfarmex zyskał również wiedzę i kompetencje potrzebne do dalszego rozwijania automatyzacji wewnątrz organizacji.
WNIOSKI Z WDROŻENIA
Jedno cyfrowe środowisko
Wdrożenie Plus Workflow pozwoliło przenieść wieloetapowy proces akceptacji i opiniowania umów do jednego środowiska cyfrowego.Poszczególne etapy, role i odpowiedzialności zostały odwzorowane w systemie, dzięki czemu dokument jest prowadzony przez całą ścieżkę – od inicjacji projektu, przez weryfikację prawną i finansową, opiniowanie oraz akceptację zarządu, aż do przygotowania umowy do podpisu. Dodatkową wartością projektu było przygotowanie zespołu Polfarmex do samodzielnego rozwijania platformy i dalszej cyfryzacji procesów biznesowych.
