Obieg dokumentów dla 6 zakładów i 1400 użytkowników

BACKGROUND I WYZWANIE

Nowy sposób zarządzania dokumentami

Decyzja o wdrożeniu systemu do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi w Animex została podjęta, gdy spółka przeprowadzała istotne zmiany organizacyjne. W ramach przekształceń wydzielone zostało m.in. Centrum Usług Wspólnych, które miało przejąć obsługę wybranych procesów realizowanych wcześniej w poszczególnych zakładach spółki.

Połączenie w jednym miejscu zadań, które dotąd były rozproszone geograficznie, wymagało ujednolicenia sposobu pracy, uporządkowania obiegu dokumentów oraz zapewnienia sprawnej wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacji. Konieczne było również wdrożenie rozwiązania, które pozwoli centralnie obsługiwać te procesy i zintegrować je z systemem SAP.

ROZWIĄZANIE

Wiele procesów biznesowych, jedna platforma

W odpowiedzi na potrzeby spółki Animex zespół Suncode wdrożył Plus Workflow – platformę no-code, która pozwala obsługiwać wiele procesów biznesowych w jednym środowisku. Rozwiązanie daje dostęp do szeregu aplikacji przeznaczonych dla różnych działów organizacji, dzięki czemu firma może dobierać potrzebne moduły i rozwijać zakres automatyzacji wraz z pojawiającymi się potrzebami.

W Animex platforma objęła najważniejsze procesy realizowane przez Centrum Usług Wspólnych, zapewniając użytkownikom jedno, intuicyjne środowisko do ich obsługi i kontroli:

NAJWAŻNIEJSZY PROCES

Elektroniczne archiwum – fundament cyfrowej organizacji

Jednym z najważniejszych elementów projektu było stworzenie centralnego elektronicznego archiwum dokumentów. Do archiwum trafiają faktury, umowy oraz dokumentacja powiązana z procesami biznesowymi. Uprawnieni użytkownicy mogą w każdej chwili odnaleźć potrzebne dokumenty, niezależnie od miejsca przechowywania ich papierowych oryginałów.

Cyfrowe repozytorium zostało połączone z procesem rejestracji pudeł archiwizacyjnych. System wykorzystuje kody kreskowe i mechanizmy weryfikacji poprawności archiwizacji, dzięki czemu zapewnia pełną kontrolę zarówno nad dokumentacją elektroniczną, jak i jej papierowymi odpowiednikami.

Cyfryzacja procesów biznesowych

Platforma Plus Workflow w Animex wspiera nie tylko obieg dokumentów, ale również codzienną realizację kluczowych procesów biznesowych.

Obsługa faktur
Automatyzacja procesu rejestracji i akceptacji faktur przyspieszyła ich obieg oraz wyeliminowała konieczność ręcznego przekazywania danych pomiędzy Workflow i SAP. Proces obejmuje różne typy dokumentów, obsługę rozbieżności oraz automatyczne przekazywanie informacji pomiędzy systemami.

Zgłoszenia zakupowe
Proces tworzenia i akceptacji zapotrzebowań umożliwił elektroniczną realizację zakupów – od zgłoszenia potrzeby, przez akceptację, aż po utworzenie zamówienia w SAP i monitorowanie jego realizacji.

Rejestracja i archiwizacja umów
Umowy są rejestrowane, indeksowane i przechowywane w elektronicznym archiwum wraz ze skanami dokumentów. Dzięki temu uprawnieni użytkownicy mogą szybko odnaleźć potrzebne informacje bez konieczności wyszukiwania papierowych wersji dokumentów.

EFEKTY

Wdrożenie w liczbach

WNIOSKI Z WDROŻENIA

Fundamentalny system

Obecnie w Grupie Animex kluczowe procesy związane z obsługą faktur, zgłoszeń zakupowych, umów oraz archiwizacji dokumentów realizowane są w jednym, spójnym środowisku. Dzięki integracji platformy Plus Workflow z systemem SAP dane pomiędzy systemami są wymieniane automatycznie, co ograniczyło liczbę ręcznych operacji i usprawniło realizację procesów biznesowych. Elektroniczne archiwum zapewnia uprawnionym użytkownikom szybki dostęp do dokumentów niezależnie od ich lokalizacji, a centralizacja procesów w Centrum Usług Wspólnych zwiększyła kontrolę nad obiegiem informacji i dokumentacji w całej organizacji. W efekcie Animex stworzył fundament do dalszej cyfryzacji procesów biznesowych, wspierający efektywną współpracę pomiędzy zakładami produkcyjnymi i jednostkami organizacyjnymi.