National e-Invoicing System (KSeF) and Document Workflow. Case Study of a Large Industrial Enterprise
W dużych fabrykach efektywność produkcji zależy zarówno od nowoczesnych maszyn jak i od sprawnego przepływu informacji. Architektura IT w przedsiębiorstwach produkcyjnych obejmuje dziś zarówno ERP, MES, SCADA, jak i systemy obiegu dokumentów, tworząc skomplikowaną sieć powiązań, której głównym zadaniem jest zapewnienie płynnego przepływu danych między produkcją a biznesem.
W takim środowisku łatwo o wąskie gardła. Jak radzić sobie z ogromnymi ilościami dokumentów w firmie produkcyjnej? W jaki sposób cyfryzacja obiegu faktur może uwolnić pracowników od nadmiernego przetwarzania papieru? Jak integracja systemów biznesowych z KSeF i platformami workflow wpływa na efektywność całej organizacji?
Na te pytania odpowiadamy wraz z Antonim Warszawikiem, CEO firmy Elmark Automatyka, pokazując praktyczne doświadczenia z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów oraz przygotowania do KSeF.
2 tony papierowej dokumentacji
Główną motywacją do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, była chęć uwolnienia się od uciążliwego obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Archiwum firmy Elmark gromadziło tony dokumentów, co generowało wysokie koszty składowania, utrudniało dostęp do danych i wiązało się z ryzykiem podczas ich późniejszej utylizacji.
W tej chwili w naszym archiwum przechowujemy około 2 ton faktur. (…) Każdy krok, który pozwala nas od tego uwolnić, jest dla mnie krokiem w dobrym kierunku.
Zarząd firmy dążył do ujednolicenia obiegu dokumentów pochodzących zarówno od dostawców, jak i od pracowników przebywających w delegacjach. Istotnym czynnikiem był również harmonogram inwestycji – firma chciała przeprowadzić cyfryzację przed uruchomieniem nowego, dużego magazynu.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
Decyzja o digitalizacji procesów administracyjnych doprowadziła do wdrożenia systemu Plus Workflow. Platforma umożliwiła firmie stworzenie uporządkowanego, cyfrowego środowiska do obsługi faktur oraz innych dokumentów wewnętrznych.
Aplikacja PlusWorkflow pozwoliła m.in. na:
automatyczne rejestrowanie i archiwizację faktur,
elektroniczne przekazywanie dokumentów między działami,
tworzenie przejrzystych ścieżek akceptacji,
centralny dostęp do dokumentów z poziomu jednego systemu.
Dzięki temu proces obiegu dokumentów przestał być rozproszony między różnymi narzędziami i lokalizacjami. Dokumenty trafiają do systemu, gdzie są przypisywane do odpowiednich osób i przechodzą przez zdefiniowany proces akceptacji. Zamiast fizycznego przekazywania dokumentów między działami, pracownicy mogą realizować zadania w pełni cyfrowo.
6 lat współpracy i dalszy rozwój systemu
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów było dopiero początkiem współpracy między Elmark Automatyka a Suncode. Od momentu implementacji elektronicznego obiegu dokumentów minęło już ponad 6 lat, a rozwiązanie jest stale rozwijane wraz z rosnącymi potrzebami organizacji.
W tym czasie system był rozbudowywany o kolejne procesy i funkcjonalności. Dzięki elastycznej architekturze platformy Plus Workflow firma mogła stopniowo rozszerzać zakres automatyzacji, bez konieczności wymiany całego środowiska IT. Takie podejście pozwala przedsiębiorstwu szybko reagować na zmieniające się wymagania biznesowe i regulacyjne.
Przygotowani na KSeF
Kolejnym etapem cyfrowej transformacji w Elmark, było przygotowanie firmy na obowiązkowe wdrożenie Krajowy System e-Faktur. Choć dla wielu przedsiębiorstw jest to przykry obowiązek, dla liderów rynkowych, takich jak Elmark Automatyka to naturalny kolejny krok w kierunku cyfryzacji swoich procesów biznesowych. Firma ta, posiadająca ponad 43-letnie doświadczenie w dystrybucji automatyki przemysłowej, zdecydowała się na proaktywne przygotowanie do zmian, wdrażając rozwiązania cyfrowe z wyprzedzeniem.
Na wdrożenie KSeFu zdecydowaliśmy się w pierwszej kolejności dlatego, że nie lubimy odkładać na przyszłość obowiązków, które płyną z regulacji prawnych. Poza tym wpłyną też na to harmonogram firmy, w koljenych latach mieliśmy zaplanowaną dużą inwestycję – rozbudowę magazynu. Dlatego też woleliśmy nie odkładać KSefu ,, na później”.
Thanks to early document workflow digitization, Elmark is already well prepared for these regulatory shifts. System integration with the National e-Invoice System (KSeF) module enables:
automatic receipt and transmission of structured invoices,
elimination of manual data entry,
continuous document validation,
centralized invoice lifecycle management within a unified system architecture.
Zobacz materiał wideo i poznaj praktyczne doświadczenia firmy Elmark Automatyka z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, oraz przygotowania do KSeF
Summary
Case study Elmark Automatyka to przypadek, który bardzo dobrze pokazuje korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Jest to proces, który tworzy w firmie, swoistą procesową bazę, na której można rozwijać kolejne funkcjonalności i dostosowywać systemy do nowych wymagań prawnych. Gdy dokumenty są już obsługiwane w jednym środowisku, mają zdefiniowane ścieżki akceptacji i są dostępne w formie cyfrowej, wdrożenie nowych mechanizmów – takich jak obsługa faktur ustrukturyzowanych, staje się znacznie prostsze.
Tego właśnie łatwości, doświadczyła firma Elmark Automatyka. Dzięki wcześniej zbudowanym solidnym fundamentom w postaci cyfrowych procesów, może ona traktować kolejne zmiany systemowe jako naturalny etap rozwoju, bez stresu oraz presji czasu.