Zarządzanie dokumentami – co warto wiedzieć przy wyborze systemu?

Zarządzanie dokumentami to coś, co łączy wszystkie przedsiębiorstwa niezależnie od ich wielkości, branży czy struktury organizacyjnej. Jest to obowiązek praco i czasochłonny, dlatego wiele firm postanawia wspomóc się systemem EZD – Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (ang. DMS – Document Management System). Jak jednak wybrać odpowiedni system spośród tak wielu dostępnych na rynku? Wiele zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, jednak jest kilka uniwersalnych cech, na które warto zwrócić uwagę.

Bezpieczeństwo danych

Zarządzanie  dokumentami wiąże się z przechowywaniem ogromnych ilości danych zarówno
o pracownikach, jak i kontrahentach. To natomiast pociąga za sobą konieczność spełniania określonych standardów. System zarządzania dokumentami musi działać zgodnie z regulacjami krajowymi oraz międzynarodowymi (np. RODO), a także nieustannie dostosowywać się do wszelkich zmian prawnych.

Oprócz egzekwowania wspomnianych wytycznych warto zwrócić uwagę na szereg innych aspektów bezpieczeństwa samego systemu obiegu dokumentów, w tym:

• Regularne wykonywanie testów penetracyjnych;
• Stosowanie dobrych praktyk tworzenia oprogramowania;
• Stosowanie sprawdzonych metod autoryzacji;
• Regularne tworzenie kopii bezpieczeństwa;
• Stosowanie sprawdzonych zabezpieczeń na serwerach;
• Posiadanie planów na wypadek awarii.

Wszystkie te aspekty są niezwykle ważne dla bezpieczeństwa przetwarzanych dokumentów.

Dostęp chmurowy

Dostęp chmurowy to sprawne zarządzanie dokumentami z dowolnego urządzenia za pośrednictwem Internetu. Klient nie musi instalować żadnych dodatkowych programów na komputerach firmowych, ponieważ system instalowany jest na serwerze usługodawcy. Za prawidłowe przechowywanie danych i sprawne działanie oprogramowania odpowiada profesjonalna firma zewnętrzna. Co więcej, korzystanie z rozwiązania chmurowego wiąże się z większą elastycznością.

Skalowalność

Oprócz analizy bieżących potrzeb należy wziąć pod uwagę także potencjał przyszłej rozbudowy lub transformacji procesów biznesowych firmy. Tylko system, który umożliwia samodzielne uruchamianie nowych procesów, budowanie aplikacji biznesowych, czy modyfikowanie tych już istniejących, będzie
w stanie dostosować się do zmieniających się potrzeb i rozwijać się wraz z firmą. Możliwość jego rozbudowy pod względem przetwarzanych dokumentów, czy liczby użytkowników jest niezbędna
– inaczej, po pewnym czasie, może okazać się, że system nie spełnia już swojej funkcji i musi zostać wymieniony na inny. Ważne jest więc wybranie systemu, który można odpowiednio kształtować wraz
z rozwojem firmy.

Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi

Firmy wykorzystują zwykle więcej niż jeden system wspomagający m.in. ERP, CRM czy finansowo-księgowe. Do tego dochodzą też rozwiązania takie jak Google Docs, MS Office oraz poczta elektroniczna. Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi eliminuje potrzebę przenoszenia danych i ręcznego wprowadzania tych samych informacji do różnych systemów, dlatego należy sprawdzić, czy rozpatrywana oferta umożliwia taką opcję i w jakim zakresie. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, czy system może komunikować się z najczęściej wykorzystywanymi źródłami danych np.:

• XML;
• Excel;
• SOAP;
• JDBC;
• REST;
• SAP.

Przyjazny interfejs

Powinno się zwrócić uwagę na przejrzystość i intuicyjność danego rozwiązania. Inwestycja w system zarządzania dokumentami powinna zapewniać szybkie tworzenie procesów bez wiedzy programistycznej. Łatwość w obsłudze wiąże się z mniejszą liczbą godzin szkoleniowych i redukuje ryzyko popełniania błędów. Intuicyjna nawigacja, zrozumiałe ikony i przejrzyste menu sprawiają, że użytkownicy szybko uczą się obsługi systemu.

Szkolenia i wsparcie techniczne

Oprócz samego systemu warto sprawdzić też dostęp do usług uzupełniających. Nawet najprostszy w obsłudze system wymaga początkowo szkolenia wprowadzającego. Oprócz tego firma może zdecydować się na personalizację oferty i stworzenie dodatkowych funkcjonalności. Kontakt w trakcie wdrożenia systemu jest niezwykle istotny, ale tak samo ważne jest szybkie wsparcie techniczne w razie problemów już w czasie użytkowania.

Pod uwagę można wziąć oczywiście jeszcze szereg innych czynników, jednak sześć powyższych najmocniej wpływa na wygodę użytkowania na co dzień. O wiarygodności dostawcy systemu zarządzania dokumentami świadczą też uprzednio zrealizowane wdrożenia i opinie klientów. W Suncode zrealizowaliśmy już setki projektów z firmami o różnej wielkości i profilu działalności.

Plus Workflow – zarządzanie dokumentami przyjazne użytkownikom

Firma Suncode traktuje funkcjonalność i bezpieczeństwo jako priorytetowe wartości. Jako rozwiązanie typu SaaS Plus Workflow zapewnia elastyczność i skalowalność, a użytkownicy mają do niego dostęp z poziomu przeglądarki internetowej. System można też zintegrować z jakimkolwiek innym programem używanym w firmie, a szereg dodatkowych modułów dziedzinowych umożliwia wymianę danych  na podstawie pliki XML, tabele pośrednie, czy web serwisy. Dzięki praktyce programowania Low-Code użytkownicy mogą tworzyć nowe procesy bez wiedzy programistycznej, nawigując
w przejrzystym interfejsie.

W kwestii bezpieczeństwa informacji Suncode wprowadziło szereg działań zapobiegawczych i planów awaryjnych, by sprostać wymaganiom środowiska prawnego oraz polityki wewnętrznej przedsiębiorstw. Nasze działania obejmują testy penetracyjne, dobre praktyki tworzenia oprogramowania (SSL), zaawansowane metody autoryzacji, zabezpieczenia na serwerach czy monitoring parametrów.