Elektroniczny obieg dokumentów - najchętniej wybierana platforma
Poprzez efektywny system zarządzania dokumentami i przetwarzania ich w formie cyfrowej usprawniamy codzienną pracę ponad 500 przedsiębiorstw. Jesteśmy jednym z czołowych dostawców platformy do elektronicznego obiegu dokumentów.
Oni postawili na elektroniczny obieg dokumentów
Od 20 lat wdrażamy w firmach elektroniczny obieg dokumentów (System EOD)
Plus Workflow umożliwia automatyzację procesów związanych z tworzeniem, udostępnianiem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentów biznesowych.
W przypadku standardowych procesów dokumenty przechodzą wiele etapów, które pochłaniają czas pracowników oraz dodatkowe kartki papieru, a także przyczyniają się do rozproszonej komunikacji, a nie rzadko zagubionej dokumentacji firmowej. Elektroniczny obieg dokumentów z platformą Plus Workflow od Suncode cyfryzuje wszystkie etapy procesowania dokumentów, od rejestracji po archiwizację, centralizując komunikację i usprawniając codzienną pracę.
System szyty na miarę, sprawdzony przez tysiące klientów
Elektroniczny obieg dokumentów Plus Workflow każdego dnia automatyzuje pracę w tysiącach przedsiębiorstw, dając użytkownikom nieograniczone możliwości i skracając pochłaniające najwięcej czasu procesy nawet o 60%. Dzięki platformie wszystkie dokumenty firmowe masz w jednym miejscu, a ich wyszukiwanie staje się łatwiejsze. Dodatkowo, automatyzujesz ich wprowadzanie, rejestrację, a także kontrolujesz dostęp i czas realizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów - od kiedy?
Idea elektronicznego obiegu dokumentów istnieje od lat, ale cyfryzacja znacząco przyspieszyła. W Polsce kluczowe są zmiany legislacyjne: od 1 stycznia 2025 r. administracja publiczna musi korzystać z e-Doręczeń, a od 2026 r. wdrożyć Elektroniczną Zintegrowaną Dokumentację (EZD). To wymusza pełną digitalizację procesów urzędowych i stawia wyzwania przed firmami współpracującymi z sektorem publicznym.
W sektorze prywatnym digitalizacja nie jest obowiązkowa, ale coraz popularniejsza – dzięki oszczędnościom, wygodzie, zmianom w prawie pracy (elektroniczna dokumentacja pracownicza od 2019 r.) oraz nadchodzącemu obowiązkowi korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (od 1 lutego 2026 r. dla wybranych podmiotów).
Przykłady zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg faktur
Elektroniczny obieg faktur systemu Plus Workflow to rozwiązanie, które m.in. dzięki możliwości wielostopniowej akceptacji i autoryzacji do płatności, pozwala nie tylko na minimalizację ponoszonych kosztów, ale również zapewnienie terminowości wykonywanych zadań, zwiększenie kontroli nad wydatkami i, co najistotniejsze, zabezpieczenie danych i dokumentów.
Istotnym elementem jest również opcja powiązania procesu obiegu faktur z procesami skorelowanymi, w szczególności procesem zapotrzebowań zakupów, kontroli budżetu czy obsługi płatności.
Elektronicznie podpisuj dokumenty
Plus Workflow umożliwia użytkownikom elektroniczne podpisywanie dokumentów. Udostępniamy możliwości podpisu kwalifikowanego, biometrycznego oraz podpisu elektronicznego zwykłego i zaawansowanego. Dodatkowo każdy podpisany dokument wraz z metadanymi jest zapisywany w elektronicznym repozytorium dokumentów Plus Workflow, dzięki czemu uprawnieni użytkownicy uzyskują dostęp do centralnej, bezpiecznej, szybkiej oraz niezawodnej bazy dokumentów firmowych. Nasza platforma zintegrowana jest z największymi dostawcami podpisu elektronicznego – DocuSign i Autenti oraz, w przypadku podpisu kwalifikowanego, polskimi centrami usług zaufania – Krajowa Izba Rozliczeniowa, PWPW, Asseco Data System, CenCert.
Integracje i dodatkowe możliwości z systemem EOD
Ponadto system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) Plus Workflow umożliwia komunikację z systemami ERP/FK (IFS, SAP, QAD, Comarch, Oracle, Symfonia, Optima itp.), wykorzystanie rozwiązania OCR (optyczne rozpoznawanie znaków z obrazu faktury) oraz wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co zapewnia automatyzację procesu obiegu faktur zakupu w firmie i minimalizację zadań wykonywanych w sposób manualny.
Kluczowe funkcjonalności
Przykład wdrożenia: elektroniczny obieg faktur i archiwizacja umów w CD Projekt
Projekt wdrożenia systemu Plus Workflow objął procesy elektronicznego obiegu faktur, archiwizacji umów oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Obsługujemy wiele spółek, kilkaset użytkowników systemu i ponad 2000 faktur miesięcznie.
Przykład wdrożenia: elektroniczny obieg korespondencji w Jeronimo Martins
Jeronimo Martins usprawniło obieg dokumentów o 50% i z sukcesem wdrożyło eDoręczenia w 3 596 placówkach dzięki rozwiązaniu Plus Workflow. Nasz system skutecznie obsługuje złożoną strukturę organizacyjną firmy, a także wspiera wiele lokalizacji, użytkowników oraz przetwarza setki tysięcy dokumentów rocznie. Chcesz poznać szczegóły wdrożenia? Sprawdź nasze case study.
Co mówią o nas klienci
Najczęstsze pytania
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system, który umożliwia cyfrowe zarządzanie dokumentami w firmie, zastępując tradycyjny obieg dokumentów papierowych. Polega na tworzeniu, przesyłaniu, przetwarzaniu, archiwizowaniu i zatwierdzaniu dokumentów w formie elektronicznej, zamiast papierowej.
Jakie są różnice między EOD a EZD?
EZD to bezpłatny system stworzony przez rząd dla urzędów i instytucji publicznych, z ograniczonymi opcjami dostosowania. EOD to płatne, komercyjne systemy, które można rozbudować o różne funkcje, np. zarządzanie projektami, budżetem, zamówieniami czy delegacjami.
Czy można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?
Tak, można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, ale muszą być spełnione określone warunki:
Zgodność z przepisami – dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z przepisami prawa, np. ordynacją podatkową, ustawą o rachunkowości, RODO itp.
Autentyczność i integralność – musisz mieć pewność, że dokument nie został zmieniony i pochodzi z wiarygodnego źródła (np. podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem wewnętrznym w systemie).
Czytelność – dokumenty muszą być możliwe do odczytania przez cały wymagany okres przechowywania.
Bezpieczeństwo i dostępność – dane muszą być odpowiednio chronione (np. backup, szyfrowanie) i dostępne na żądanie np. urzędów skarbowych.
Kto jest odpowiedzialny za obieg dokumentów w firmie?
Za obieg dokumentów w firmie odpowiada zwykle kierownik działu administracji lub osoba wyznaczona przez zarząd, np. koordynator ds. obiegu dokumentów.
W praktyce:
– Pracownicy są odpowiedzialni za poprawne wprowadzanie i przesyłanie dokumentów.
– Kierownicy zatwierdzają i kontrolują dokumenty w swoim zakresie.
– Dział administracyjny lub kancelaria nadzoruje cały proces i dba o zgodność z procedurami.
– Zarząd lub właściciel odpowiada za ustalenie zasad obiegu i ich przestrzeganie w firmie.
Czy instrukcja obiegu dokumentów jest obowiązkowa?
W administracji publicznej instrukcja obiegu dokumentów jest obowiązkowa.
Jednostki państwowe i samorządowe muszą ją posiadać i stosować zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.
W sektorze prywatnym nie ma takiego obowiązku.
Brak instrukcji może jednak powodować problemy podczas kontroli, ryzyko błędów w dokumentacji oraz chaos w organizacji obiegu dokumentów.
Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?
Szybszy przepływ informacji – dokumenty trafiają do odpowiednich osób natychmiast, bez potrzeby drukowania czy fizycznego przekazywania.
Oszczędność czasu i kosztów – mniej papieru, toneru, przesyłek i pracy administracyjnej.
Lepsza kontrola i nadzór – łatwo sprawdzić, kto i kiedy edytował lub zatwierdził dokument.
Bezpieczeństwo danych – dostęp do dokumentów można ograniczyć, a dane są chronione przed zagubieniem czy zniszczeniem.
Dostępność zdalna – pracownicy mogą przeglądać i akceptować dokumenty z dowolnego miejsca.
Porządek i łatwe wyszukiwanie – dokumenty są uporządkowane, zindeksowane i łatwo je odnaleźć.
Zgodność z przepisami – system może wspierać przestrzeganie wymagań prawnych, np. RODO czy archiwizacji.
Środowiskowe korzyści – mniejsze zużycie papieru oznacza mniej odpadów i większą troskę o środowisko.
Co zawiera obieg dokumentów?
Obieg dokumentów to proces, który pokazuje, jak dokument krąży w organizacji – od powstania do archiwizacji.
Najpierw dokument jest rejestrowany, czyli wprowadzany do systemu. Następnie trafia do odpowiedniej osoby lub działu (dekretacja). Potem jest przekazywany dalej w celu analizy lub przygotowania odpowiedzi. Dokument może być opiniowany lub uzupełniany o załączniki. Kolejny krok to akceptacja lub zatwierdzenie przez przełożonego. Po zatwierdzeniu następuje realizacja, czyli wykonanie działań z dokumentu. Na końcu dokument trafia do archiwum. Przez cały czas system kontroluje, kto ma do niego dostęp.
Który dokument określa sposób obiegu dokumentów w instytucji?
Instrukcja kancelaryjna to ważny dokument, który określa, jak należy postępować z dokumentami w instytucjach, takich jak szkoły czy placówki oświatowe. Pomaga ona prawidłowo zarządzać obiegiem dokumentów i ich przechowywaniem, zgodnie z obowiązującymi przepisami dla administracji publicznej.