Na takie wiadomości czekało wiele przedsiębiorstw. W dniu 19 stycznia 2018 r. Senat przyjął bez poprawek ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentów z 50 do 10 lat, pracodawca będzie miał możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Pozostaje nam poczekać na podpis prezydenta RP oraz publikację ustawy.

Główną korzyścią dla przedsiębiorcy będzie ograniczenie kosztów związanych z archiwizacją tego typu dokumentów. Papier zostanie zastąpiony ciągami bitów zapisywanych na dyskach twardych. Pojawiają się pytania jak w sposób bezpieczny i zgodny z polskim prawem zorganizować zakładowe archiwum elektroniczne, także na potrzeby przechowywania dokumentów kadrowych. Z jakich narzędzi skorzystać? Jakie wiążą się z tym koszty? 

Jednym z pierwszych projektów informatycznych, jaki zrealizował mój obecny pracodawca była akcja digitalizacji teczek A,B,C dla międzynarodowej firmy produkującej artykuły żywnościowe, środki czystości i higieny osobistej. Wspólnie z partnerem odpowiedzialnym za „twardą” archiwizację zaproponowaliśmy skuteczne i kompleksowe rozwiązanie, poprzez dobór urządzeń skanujących i zasobów dyskowych, opracowanie zaleceń dot. digitalizacji oraz udzielania dostępu do dokumentu papierowego i elektronicznego. Wyzwaniem była skala działalności przedsiębiorstwa, które posiada kilka zakładów produkcyjnych na terenie całego kraju.

Osobiście miałem okazję uczestniczyć w realizacji projektu uruchomienia elektronicznego obiegu dokumentów u jednego z wiodących producentów słodyczy w Polsce. Jednym z głównych obszarów digitalizacji przedsiębiorstwa było sprostanie wymaganiom działu HR. Statut mojego klienta zakłada utrzymanie stałego poziomu zatrudnienia w obszarze związanym z produkcją. Dotychczas kandydaci aplikowali w sposób tradycyjny – nadsyłając dokumenty CV pocztą lub dostarczając je osobiście. Powstał pomysł, aby archiwizować aplikacje i jednocześnie wstępnie klasyfikować kandydatów do odpowiedniego działu – zgodnie z predyspozycjami aplikanta. Dodatkowo została uruchomiona dedykowana skrzynka poczty elektronicznej, która umożliwia przekazanie dokumentów aplikacyjnych przez kandydata, dzięki czemu system elektronicznego obiegu automatyzuje rejestrację dokumentu i rozpoczyna proces aplikacji w dziale HR.

Kierownik jednostki organizacyjnej może zainicjować proces zgłoszenia zapotrzebowania zatrudnienia pracownika, w odpowiedzi dział HR przedstawia listę kandydatów z bazy zarejestrowanych dokumentów CV lub na wniosek kierownika rozpoczyna działania związane z rekrutacją. Wyselekcjonowani kandydaci z bazy jak i pozyskani w toku dodatkowej rekrutacji zapraszani są na cykl rozmów rekrutacyjnych, w trakcie których realizowany jest w systemie obiegu dokumentów proces umożliwiający ocenę ich kwalifikacji, a w konsekwencji nawiązanie stosunku pracy. System DMS służy do gromadzenia kolejnych dokumentów pracowniczych. Projekt został zainicjowany w ub.r. – obecnie trwa faza uruchomienia produkcyjnego.

W ostatnich latach zauważalny jest trend wzrostowy zainteresowania przedsiębiorców zastosowaniem systemów klasy DMS w obszarze kadrowym, czego dowodem jest stale rosnąca liczba zrealizowanych przez Suncode projektów.

Przyjęta przez Senat ustawa jest częścią pakietu ułatwień dla przedsiębiorstw, zaprezentowanego w czerwcu 2016 r. przez ówczesnego ministra rozwoju, a obecnie premiera Mateusza Morawieckiego.