Obieg faktur
Obieg faktur systemu Plus Workflow umożliwia realizację pełnego procesu od rejestracji faktury, poprzez jej opis merytoryczny i akceptację, aż do zaksięgowania. Daje on również możliwość integracji z dowolnym systemem finansowo-księgowym oraz wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur.
Zaufali nam
Czym jest Plus Obieg Faktur?
Elektroniczny obieg faktur systemu Plus Workflow to rozwiązanie, które m.in. dzięki możliwości wielostopniowej akceptacji i autoryzacji do płatności, pozwala nie tylko na minimalizację ponoszonych kosztów, ale również zapewnienie terminowości wykonywanych zadań, zwiększenie kontroli nad wydatkami i, co najistotniejsze, zabezpieczenie danych i dokumentów.
Istotnym elementem jest również opcja powiązania procesu obiegu faktur z procesami skorelowanymi, w szczególności procesem zapotrzebowań zakupów, kontroli budżetu czy obsługi płatności.
Ponadto system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) Plus Workflow umożliwia komunikację z systemami EPR/FK (IFS, SAP, QAD, Comarch, Oracle, Symfonia, Optima itp.), wykorzystanie rozwiązania OCR (optyczne rozpoznawanie znaków z obrazu faktury) oraz wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co zapewnia automatyzację procesu obiegu faktur zakupu w firmie i minimalizację zadań wykonywanych w sposób manualny.
Funkcjonalności
Przejrzysty i prosty w obsłudze interfejs
Obejrzyj nasze video na temat elektronicznego obiegu faktur. Wyjaśniamy jak to działa, jak wygląda automatyzacja, jakie korzyści przynosi oraz zastosowanie w praktyce w konkretnych firmach.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych
Nasze rozwiązanie umożliwia kompleksową obsługę faktur kosztowych – od rejestracji dokumentu po jego zaksięgowanie w systemie ERP. Proces może obejmować:
automatyczną rejestrację faktury wraz ze skanem i wykorzystaniem OCR,
wskazanie właściciela dokumentu w organizacji,
weryfikację zasadności kosztu i powiązanie z zamówieniem lub umową,
wielopoziomową akceptację zgodną ze strukturą organizacyjną i limitami kwotowymi,
dekretację finansowo-księgową oraz controllingową z uwzględnieniem planu kont i wymiarów analitycznych,
wprowadzenie dokumentu do systemu finansowo-księgowego.
Całość procesu jest elastyczna i może być modyfikowana zgodnie ze zmieniającymi się procedurami oraz strukturą firmy.
Przykład wdrożenia: Thai Union Group
Thai Union Group jest światowym liderem na rynku owoców morza z ambitnymi celami wzrostu i poświęce niem dla zrównoważonego rozwoju i innowacji. Wdrożenie systemu Plus Workflow w Grupie Thai Union obejmowało automatyczny i elektroniczny obieg faktur. Dodatkowo platforma Worflow została zintegrowana z systemem SAP oraz programem do odczytu danych OCR, zlokalizowanych w kilku krajach.Globalność tego wdrożenia czyni je unikatowym. Plus Workflow jest wykorzystywany na czterech kontynentach: Ameryce Północnej, Europie, Afryce czy Azji.
FQA - Najczęstsze pytania
Co to znaczy obieg dokumentów?
Obieg dokumentów to proces przekazywania, przetwarzania, akceptacji i archiwizacji dokumentów w firmie lub instytucji. Może obejmować faktury, umowy, zamówienia i inne dokumenty związane z działalnością organizacji. Obieg może być papierowy lub elektroniczny.
Czy elektroniczny obieg dokumentów jest obowiązkowy
Nie, w większości przypadków firmy mogą same zdecydować, czy wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Jednak w niektórych branżach oraz instytucjach publicznych istnieją wymogi dotyczące cyfryzacji procesów, np. obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Jakie są najczęstsze błędy w obiegu faktur?
Do najczęstszych problemów należą: Brak wymaganych danych na fakturze (np. NIP, kwoty, podpisy), opóźnienia w akceptacji dokumentów, zagubienie faktury w obiegu papierowym, błędne przypisanie faktury do kosztów, brak jednoznacznych procedur akceptacji i odpowiedzialności za dokument.
Kiedy faktura trafia do obiegu?
O wprowadzeniu faktury do obrotu prawnego można mówić wówczas, gdy została ona odebrana przez nabywcę. Jeżeli sytuacja taka miała miejsce, przedsiębiorca nie ma prawa anulowania wystawionego dokumentu.
Jak długo trwa obieg faktury w firmie?
Czas obiegu faktury zależy od organizacji i stosowanych narzędzi. W tradycyjnym, papierowym systemie może trwać od kilku dni do nawet kilku tygodni. W przypadku automatyzacji i elektronicznego obiegu faktur proces może skrócić się do kilku godzin.
Czy fakturę można przesłać e-mailem?
Tak, faktury mogą być przesyłane drogą elektroniczną, pod warunkiem, że zapewniona jest ich autentyczność, integralność i czytelność. Zgodnie z polskimi przepisami, faktura elektroniczna jest równoważna papierowej, a coraz więcej firm korzysta z tego rozwiązania w ramach cyfryzacji procesów księgowych.