Nowoczesny i sprawny dział HR to dział, który stawia na cyfryzację dokumentacji. Dokumentacja pracownicza to już nie setki kartek papieru lecz bezpieczne elektroniczne archiwum do którego masz dostęp w każdej chwili, z dowolnego miejsca. Nie musisz tracić czasu na wertowanie papierowej dokumentacji i szukanie zagubionych danych. Elektroniczna teczka pracownika Plus eTeczka daje wiele możliwości dla działów HR a co najistotniejsze znacznie redukuje koszty operacyjne.

Wprowadzenie e-Teczki pracowniczej to także ukłon w stronę ekologii i wizerunku nowoczesnego pracodawcy. Zamiast szaf pancernych wypełnionych segregatorami, zyskujesz przestrzeń biurową i pewność, że akta pracownicze w formie elektronicznej są chronione przed zniszczeniem czy dostępem osób niepowołanych. W dobie walki o talenty na rynku pracy, kandydaci coraz częściej zwracają uwagę na to, czy firma operuje na przestarzałych schematach, czy wdraża rozwiązania typu paperless. Rezygnacja z tysięcy zadrukowanych arkuszy papieru to realny wkład Twojego przedsiębiorstwa w ochronę środowiska i redukcję śladu węglowego. 

Co więcej, cyfrowy obieg dokumentów drastycznie skraca czas oczekiwania pracownika na zaświadczenie czy aneks do umowy – zamiast wielu dni odliczania na fizyczną przesyłkę lub podpis, proces zamyka się w kilka minut. Taka sprawność buduje w oczach zespołu obraz profesjonalnego, zorganizowanego i godnego zaufania pracodawcy, dla którego bezpieczeństwo danych wrażliwych jest absolutnym priorytetem.

W ramach funkcjonalności warto zwrócić uwagę na to, jak elektroniczna dokumentacja pracownicza radzi sobie z bieżącymi wyzwaniami, takimi jak teczka ewidencji czasu pracy. System pozwala na bieżąco śledzić absencje, urlopy i nadgodziny, co znacząco ułatwia rozliczenia na koniec miesiąca. Dzięki temu elektroniczne akta pracownicze stają się żywym organizmem, który wspiera firmę w codziennych operacjach, a nie tylko martwym archiwum.

W praktyce oznacza to, że jako właściciel zyskujesz narzędzie do błyskawicznej weryfikacji statusu każdego zatrudnionego. Zamiast manualnego zliczania godzin z papierowych list obecności czy osobnych arkuszy kalkulacyjnych, wszystkie kluczowe dane przepływają do systemu automatycznie. Elektroniczna teczka pracownika zintegrowana z modułem ewidencji pozwala uniknąć kosztownych pomyłek przy naliczaniu wynagrodzeń i zapewnia pełną transparentność w relacji z pracownikiem. 

Od 2019 roku przedsiębiorstwa mają możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej, na przykład jako zeskanowane dokumenty, bez konieczności ich równoczesnego archiwizowania w wersji papierowej. Nowe przepisy dopuszczają dokumenty tworzone i przechowywane wyłącznie w postaci cyfrowej, z zachowaniem integralności dokumentów oraz wymaganych prawem mechanizmów potwierdzających ich autentyczność. W związku z tym Plus eTeczka może zgodnie z obowiązującymi regulacjami całkowicie zastąpić tradycyjne archiwum firmowe.

Jako właściciel firmy musisz mieć pewność, że elektroniczne teczki pracownicze są odporne na ataki i spełniają rygorystyczne normy RODO. Nasz system zapewnia pełną rozliczalność – każda zmiana w dokumencie lub dostęp do niego są rejestrowane. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, kto i kiedy przeglądał elektroniczne akta pracownicze, co podczas ewentualnej kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy jest atutem nie do przecenienia.

System Plus eTeczka eliminuje ryzyko przypadkowego wycieku danych czy zagubienia papierowych oryginałów, oferując wielopoziomowe uprawnienia dostępu. Oznacza to, że konkretne dokumenty widzą tylko te osoby, którym nadasz odpowiednie uprawnienia, co w 100% wpisuje się w unijną zasadę minimalizacji dostępu. W przypadku audytu, zamiast gorączkowego przeszukiwania segregatorów, generujesz czytelny raport historii operacji, udowadniając najwyższą staranność w ochronie prywatności swoich pracowników.

W rozwiązaniu eTeczka AI zastosowano komponent oparty na uczeniu maszynowym, który umożliwia automatyczną klasyfikację dokumentów. Model AI został wytrenowany na rzeczywistych przykładach – nauczył się rozpoznawać i klasyfikować odpowiednie typy dokumentów, takie jak umowy o pracę, aneksy, czy świadectwa pracy. Mówiąc w skrócie system automatycznie rozpoznaje wybrany rodzaj dokumentu i przypisuje do właściwej części w teczce pracowniczej.

Zastosowanie sztucznej inteligencji sprawia, że elektroniczna dokumentacja pracownicza nie wymaga już ręcznego segregowania tysięcy plików. AI eliminuje ryzyko błędu ludzkiego – system „rozumie”, że dany skan to zaświadczenie lekarskie i sam umieści je w odpowiedniej części teczki. To rozwiązanie, które zamienia godziny żmudnej pracy administracyjnej w kilka sekund zautomatyzowanego procesu.

Dzięki temu Twój zespół HR przestaje pełnić rolę „skanistów” i archiwistów, a zaczyna realnie wspierać rozwój Twojego biznesu i kapitału ludzkiego. Algorytmy Suncode nie tylko kategoryzują dokumenty, ale potrafią również wychwycić brakujące podpisy czy nieścisłości w danych, zanim staną się one problemem prawnym. W efekcie zyskujesz pewność, że elektroniczna dokumentacja pracownicza jest prowadzona z najwyższą precyzją, co przekłada się na realny spokój właściciela i realne oszczędności.

– szybki dostęp do dokumentów
– wszystkie dane pracowników w jednym miejscu
– zapomnij o błędach i brakach w dokumentacji
– błyskawiczna edycja dowolnego dokumentu
– oszczędzasz czas
– redukujesz koszty
– bezpieczeństwo twoich dokumentów
– większa produktywność pracowników