Zgodnie z art. 5 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym „Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej”. Wynika z tego jednoznacznie, że dokumenty opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym mają taką samą moc prawną co dokumenty podpisane własnoręcznie.

Mimo że ustawa o podpisie elektronicznym weszła w życie dnia 18 września 2001 roku, to według raportu fundacji Digital Poland, aż 43% badanych nadal uważa, że o ważności dokumentu firmowego świadczy…pieczęć. Jest to błędne przekonanie, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że polskie prawo nie nakłada na przedsiębiorstwa obowiązku posiadania pieczęci firmowej. Co więcej, mimo że 77% ankietowanych zadeklarowało, że wie, czym jest podpis elektroniczny, to tylko 52% aktywnie z niego korzysta. Jest to tym bardziej zadziwiające, że podpis elektroniczny jest rozwiązaniem wygodnym i bezpiecznym, umożliwiającym nie tylko podpisywanie umów, ale również zdalne realizowanie wielu formalności np. w urzędzie.

Podpisuj dokumenty bezpośrednio z Plus Workflow

System Plus Workflow został wyposażony w funkcjonalność, umożliwiającą podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy do składania podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. To od Klienta zależy, z którego rozwiązania skorzysta, jednak bez względu na to, czy będzie to podpis, czy też pieczęć, cały proces odbywa się za pomocą kilku kliknięć! Jest on prosty, intuicyjny, a co najważniejsze, całkowicie bezpieczny.

Dokument, który został zaopiniowany w systemie Plus Workflow, może zostać opatrzony pieczęcią kwalifikowaną bezpośrednio w systemie przy użyciu biblioteki Szafir, lub przesłany do platformy podpisu elektronicznego Autenti, lub DocuSign, w której następuje złożenie podpisu/pieczęci.

Osoba odpowiedzialna za dokument, pracująca w systemie Plus Workflow, może na bieżąco śledzić statusy kompletacji podpisów i monitorować, na jakim etapie znajduje się dany dokument. Po zebraniu podpisów wszystkich wymaganych osób dokument wraca do systemu Plus Workflow, gdzie zostaje odpowiednio zarchiwizowany.

Co istotne, przetwarzane dane są odpowiednio zabezpieczone. Dodatkowo funkcjonalność ta pozwala na szybkie podpisanie dokumentu z dowolnej lokalizacji i urządzenia.

Rysunek 1. Schemat składania podpisu/pieczęci na dokumentach w wersji elektronicznej

Takie rozwiązanie przynosi wiele korzyści:

  • Przyspieszenie wykonywania czynności;
  • Redukcja kosztów związanych z drukowaniem, wysyłaniem i podpisywaniem dokumentów w formie papierowej;
  • Bezpieczeństwo danych;
  • Minimalizacja kosztów;
  • Możliwość podpisania dokumentów z dowolnej lokalizacji 24/7.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat podpisu i pieczęci elektronicznych umożliwiających podpisywanie dokumentów z poziomu systemu Plus Workflow? Nie zwlekaj i skontaktuj się z nami już dziś (sprzedaz@suncode.pl)!

Aby być zawsze na bieżąco, nie zapomnij zapisać się do naszego Newsletteru i zaobserwować nas na LinkedIn!