Bałtycki Terminal Drobnicowy Gdynia, obecnie po połączeniu w Grupę OT Logistics, OT Port Gdynia Sp. z o.o. jest multimodalnym terminalem portowym, który zajmuje się obsługą ładunków drobnicowych w systemie ro-ro, sto-ro, lo-lo, ładunków masowych oraz kontenerów. Przedsiębiorstwo to w 2013 roku podjęło decyzję o wdrożeniu systemu obiegu dokumentów Plus Workflow OneClick w wersji serwerowej. Projekt wdrożenia objął rejestrację i archiwizację umów oraz proces akceptacji zapotrzebowań zakupu powiązany z procesem rejestracji i akceptacji faktur. System został zintegrowany z urządzeniami skanującymi Konica Minolta oraz systemem Graffiti ERP.

Główne cele wdrożenia systemu Plus Workflow w tej organizacji obejmowały obniżenie pracochłonności związanej z rejestracją i akceptacja dokumentów, zbudowanie systemu kontroli kosztów zakupów oraz zapewnienie bezpieczeństwa dla kluczowych informacjami zawartych w umowach handlowych.

Firma Suncode przeprowadziła profesjonalne i kompleksowe wdrożenie systemu obiegu dokumentów oraz uruchomiła w tym systemie wybrane przez naszą organizację procesy. Prace zostały wykonane zgodnie z harmonogramem. System działa zgodnie z założeniami, a jego obsługa jest prosta i intuicyjna. Konsultanci Suncode wykazali się dużym zaangażowaniem, zapewniając wsparcie również po wdrożeniu systemu. Bez wątpienia te czynniki były kluczowe do podjęcia decyzji o szerszym wykorzystaniu Systemu Plus Workflow przez całą grupę kapitałową – Agnieszka Sarosiek, Kierownik Projektu OT Port Sp. z o.o.

Grupa OT Logistics S.A. na początku 2016 roku podjęła decyzję o rozszerzeniu licencji do wersji nielimitowanej i wykorzystaniu systemu Plus Workflow w pozostałych spółkach grupy spodziewając się osiągnięcia podobnego sukcesu jaki miał miejsce w spółce córce.

Grupa OT Logistics jest dużą i rozpoznawalną marką, która świadczy usługi transportowe, spedycyjne i logistyczne w Polsce i Europie Środkowej oraz Zachodniej. Grupa składa się z kilkudziesięciu spółek o różnej wielkości oraz różnym profilu działalności. Najważniejsze spółki grupy to: RENTRANS CARGO SP. Z O.O., RENTRANS INTERNATIONAL SPEDITION SP. Z O.O., OT PORT ŚWINOUJŚCIE SP. Z O.O., DEUTSCHE BINNENREEDEREI AG, ŻEGLUGA BYDGOSKA SP. Z O.O., OT PORT WROCŁAW SP. Z O.O., C. HARTWIG GDYNIA S.A., OT PORT GDYNIA SP. Z O. O. Grupa Ot Logistic obsługuje dostawy dla największych firm przemysłowych w Europie, głównymi klientami grupy są: US Steel Corporation, Węglokoks S.A., ArcelorMittal, Polski Koks S.A., EDF Polska Sp. z o.o., Polski Koncern Naftowy Orlen S.A.

Projekt uruchomienia systemu Plus Workflow w wersji licencji Enterprise dla Grupy OT Logistics obejmuje nie tylko przeniesienie wykorzystywanych w OT Port procesów biznesowych, ale przede wszystkim, umożliwienie automatyzacji procesów biznesowych w środowisku wielu spółek. Stąd też zakres projektu obejmuje głęboką integrację systemu Plus Workflow z systemem ERP grupy. Kolejnym z elementów projektu są szkolenia z modelowania i implementacji procesów biznesowych. Dzięki tym szkoleniom pracownicy OT Logistics zostaną wyposażeni w wiedzę, dzięki której samodzielnie będą mogli konfigurować kolejne obiegi dokumentów jak również odzwierciedlać kolejne procesy biznesowe.

Wieloletnia, dobrze układająca się współpraca ze spółką OT Port Sp. z o. o. zaowocowała uruchomieniem projektu wdrożenia naszego rozwiązania w całej Grupie kapitałowej OT Logistics. Funkcjonalności systemu Plus Workflow pozwalają na modyfikacje i usprawnienie procesów biznesowych. Jestem przekonany, że wykorzystanie tych funkcjonalności pozwoli osiągnąć co najmniej taki sam poziom zadowolenia w całej grupie, jaki miał miejsce w przypadku portu. – Tomasz Szlachta, Dyrektor Sprzedaży Suncode.