Pracodawcy, bez względu na ilość zatrudnionych osób, zobowiązani są do przechowywania kompletu akt osobowych pracowników. Od roku 2019, pracodawca może samodzielnie zdecydować czy dokumenty te będzie przechowywał w formie tradycyjnej, czy też elektronicznej.

W dobie szeroko rozwiniętej cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentacji. Nic dziwnego, jako że wdrożenie tzw. e-teczki niesie za sobą wiele korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Jakie wymogi stawia przed pracodawcami prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej rozdział 3 § 9.  „Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

  • zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian,
  • stały dostęp do dokumentacji dla upoważnionych osób,
  • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 Rozporządzenia,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.”

Co więcej, jeśli pracodawca chce dołączyć dokument tradycyjny do e-teczki, po zeskanowaniu, jest on zobowiązany do opatrzenia go podpisem kwalifikowanym bądź pieczęcią kwalifikowaną.

Rozwiązanie dostarczane przez firmę Suncode spełnia wszystkie te wymagania, a nawet więcej!

E-teczka systemu Plus Workflow

E-teczka to kompleksowe rozwiązanie systemu Plus Workflow pozwalające na digitalizację dokumentacji pracowniczej i przechowywanie jej w bezpiecznym, elektronicznym archiwum. System umożliwia nie tylko przechowywanie dokumentacji wynikającej z części A, B, C, D, ale również łatwe przeszukiwanie archiwum w celu odnalezienia niezbędnych informacji oraz dodawanie nowych dokumentów do odpowiedniej klasy.

Co niezwykle istotne e-teczka systemu Plus Workflow jest zgodna ze wszystkimi wymogami prawnymi. Ponadto dzięki integracji z platformą podpisu elektronicznego, oferującą usługę podpisu kwalifikowanego, umożliwia opatrzenie dokumentów niezbędnym podpisem bezpośrednio z poziomu formularza zadania.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych, dokumenty szyfrowane są na serwerze za pomocą specjalnego klucza zabezpieczeń, dzięki czemu żadna niepożądana osoba nie uzyska do niego dostępu.

Poniżej prezentujemy przebieg procesu – kilka kliknięć i gotowe!

Proces dodawania dokumentacji do e-teczki zintegrowany z usługą podpisu kwalifikowanego

Pierwszym krokiem w procesie jest wprowadzenie e-teczek. Na tym etapie, odpowiedzialny użytkownik zobowiązany jest do wypełnienia następujących pól w formularzu zadania:

  • Numer pracownika (automatycznie nadany przez system);
  • Imię;
  • Nazwisko;
  • Pesel.

Niezbędne jest również uzupełnienie tabeli z dokumentami do podpisu. Użytkownik dodaje do systemu odpowiedni załącznik — wybiera, do której z części (A, B, C, D) należy dodać dokumenty, a następnie z listy rozwijanej wskazuje typ dokumentu np. E-teczka A — kwestionariusz personalny. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych proces może zostać przesłany do kolejnego etapu, którym jest złożenie podpisu kwalifikowanego.

Rysunek 1. Wprowadzenie dokumentów do procesu e-teczki systemu Plus Workflow

Osoba odpowiedzialna za złożenie podpisu otwiera zadanie w systemie Plus Workflow i weryfikuje poprawność danych w formularzu. Może również podejrzeć załączony dokument. Jeżeli wszystkie dane są poprawne, wybiera przycisk „Podpisz podpisem kwalifikowanym”, co powoduje przesłanie dokumentów do platformy podpisu elektronicznego.

Rysunek 2. Składanie podpisu na dokumencie z poziomu systemu Plus Workflow

Użytkownik dostaje powiadomienie mailowe z linkiem do złożenia podpisu. Zapoznaje się on z dokumentem, a następnie wybiera opcje „Odrzuć” – jeśli rezygnuje z podpisania dokumentu, lub „Podpisz”.

Podpisany dokument jest na nowo szyfrowany i ponownie przesyłany do Plus Workflow, gdzie jest archiwizowany w odpowiednich strukturach systemu, co kończy proces zasilania e-teczki. Warto zaznaczyć, że w każdym momencie po złożeniu podpisu, upoważniony użytkownik może odszukać i podejrzeć wybrany dokument.

Masz pytania dotyczące e-teczki systemu Plus Workflow? Już 29 października o godzinie 10:00 odbędzie się webinar, na którym nasz specjalista pokaże przebieg procesu na żywo w systemie. Więcej szczegółów już wkrótce!