Nie ulega wątpliwości, że coraz większym zainteresowaniem cieszą się rozwiązania ukierunkowane na reorganizację procesów biznesowych – ich automatyzację i funkcjonalizację. Działy sprzedaży czy marketingu praktycznie od zawsze entuzjastycznie podchodziły do tematu innowacji usprawniających ich codzienną pracę. Sytuacja miała się nieco inaczej, jeśli wziąć pod lupę działy prawne. Jeszcze 5 lat temu wielu prawników nie było tak otwartych na tego typu rozwiązania.

W raporcie „Tech Bytes Part I: Start at the Beginning” opublikowanego przez Deloitte w 2018, ponad 70% respondentów przyznało się do konserwatywnego podejścia w kwestii wdrażania nowych technologii. Co równie istotne, tylko 40% dyrektorów działów prawnych sądziło, że nowe rozwiązania i outsourcing pomogą poprawić efektywność ich zespołów. Z drugiej jednak strony, raport „Going beyond risk and compliance” z tego samego roku wskazywał, że aż 56% działów prawnych już poczyniło inwestycje w nowatorskie systemy.

Jak obecnie wygląda cyfryzacja działów prawnych?

Pandemia koronawirusa znacząco przyspieszyła proces cyfryzacji firm na całym świecie, również tych z sektora prawnego. Z raportu Wydawnictwa C.H.Beck – LegalTech 2022 wynika, że 1/3 małych firm prawniczych oraz 48% dużych kancelarii twierdzi, że pandemia przyczyniła się do udynamicznienia procesu wdrażania rozwiązań legal tech, czyli rozwiązań technologicznych wspierających codzienną pracę prawników. 

Co istotne, aż 89% respondentów posługuje się profilem zaufanym udostępnianym przez platformę ePUAP, a 52% wykorzystuje kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednocześnie 80% ankietowanych sądzi, że podpis cyfrowy jest kluczowym obszarem legal tech, który może przyczynić się do rozwoju branży prawniczej.

Jednak tylko 19% firm prawniczych wykorzystuje nowe technologie w celu odciążenia pracowników i wsparcia działalności firmy.

Wniosek wydaje się jasny – działy prawne potrzebują rozwiązania kompleksowego, które nie tylko umożliwi im składanie podpisów elektronicznych na dokumentach, ale również posłuży optymalizacji i automatyzacji pracy.

Plus Workflow sprawdzi się w tym zadaniu idealnie!

Cyfryzacja działów prawnych z Suncode

 Dlaczego platforma Plus Workflow do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania procesami biznesowymi jest idealnym rozwiązaniem również dla działów prawnych?

Ponieważ umożliwia nie tylko przygotowywanie i weryfikację umów, ale także składanie podpisów elektronicznych bądź pieczęci na dokumentach z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa wynikających z polskiego prawa.

Dzięki systemowi Plus Workflow zrealizujesz kompleksowy proces przygotowania i opiniowania umów w pięciu prostych krokach:

Co istotne, jest on wyposażony w funkcjonalność, umożliwiającą podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej  za pośrednictwem platformy Autenti, DocuSign, eSign.tech bądź Szafir.

Dokumenty, zaopiniowane w systemie Workflow, trafiają na platformę e-podpisu lub e-pieczęci, gdzie są opatrywane odpowiednim podpisem.

Po podpisaniu umowy należy ją zarchiwizować w bezpiecznych strukturach systemu – służy do tego proces archiwizacji umów, składający się z 3 etapów:

  • Skanowanie podpisanej umowy;
  • Oczekiwanie na weryfikację – system automatycznie monitoruje okres ważności umowy.
  • Weryfikacja terminu ważności – system wywyła odpowiednie powiadomienie do użytkownika, który może potwierdzić czy dana umowa wymaga odnowienia lub modyfikacji.

Wszystkie podpisane i zarchiwizowane dokumenty zostają odpowiednio opisane i zakwalifikowane, a następnie trafiają do bezpiecznego, elektronicznego archiwum systemu.

Warto zaznaczyć, że system Plus Workflow jest rozwiązaniem bezpiecznym i zapewnia kompleksową ochronę związaną z uprawnieniami użytkowników do dostępu do procesów, dokumentów, funkcji systemu oraz jego struktur.

Ponadto połączenia sieciowe mające zastosowanie w systemie mogą być szyfrowane, podobnie jak pliki systemu znajdujące się na serwerze.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Napisz do nas już dziś na sprzedaz@suncode.pl – chętnie odpowiemy na wszelkie pytania.