Elektroniczny obieg dokumentów to dziś kluczowe narzędzie wspierające efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstw na całym świecie. Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów może znacznie usprawnić pracę w firmie, zwiększyć wydajność oraz zredukować koszty.

Jednak niewłaściwa implementacja takich systemów może stać się również źródłem problemów. Warto zatem przed podjęciem decyzji o wyborze dostawcy, zapoznać się z najczęściej popełnianymi błędami, które mogą wystąpić w trakcie wdrażania systemu klasy Workflow.

6 najczęstszych błędów popełnianych podczas wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów

❌  Brak jasnego planu i celu wdrożenia

Organizacje często decydują się na wdrażanie nowych systemów. Dzieje się tak, ponieważ dostrzegają w nich szansę na usprawnienie pracy oraz zredukowanie kosztów związanych z obsługą dokumentacji. Jednakże bez dokładnie przemyślanego planu wdrożenia i ustalonych celów do osiągnięcia szanse na sukces maleją.

Przed przystąpieniem do wdrożenia firmy powinny dokładnie przemyśleć cele oraz korzyści, które chcą uzyskać, wdrażając wybrany przez siebie system. Należy pamiętać, że zgodnie z koncepcją SMART cele powinny być jasno określone, mierzalne i spójne z celami strategicznymi firmy.

Plan wdrożenia powinien uwzględniać wszystkie fazy procesu wdrażania systemu i określać zadania do wykonania na każdym etapie. Ważne, by był on realistyczny i miał na uwadze ograniczenia czasowe oraz budżetowe firmy.

❌  Brak delegowania pracowników odpowiedzialnych za projekt

Każdy projekt powinien być odpowiednio nadzorowany. Zaniedbanie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za realizację wdrożenia systemu do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie może prowadzić do nieporozumień i znacznych opóźnień w realizacji. Jeśli osoba lub zespół odpowiedzialny za wdrożenie systemu nie jest jednoznacznie zidentyfikowany, firma narażona jest na przestoje spowodowane błędami konfiguracji systemu, czy długim okresem oczekiwania na decyzje. Członkowie grupy projektowej powinni angażować się w „burzę mózgów” i testowanie wdrożonego rozwiązania oraz ściśle współpracować z firmą zewnętrzną wyznaczoną do realizacji zadania. Pomaga to w dokładnym wdrożeniu oraz eliminuje błędy i opóźnienia spowodowane niewłaściwym zarządzaniem projektem.

Z tego też względu tak ważne jest wyznaczenie kierownika projektu, który monitoruje terminowości i poprawności wykonywanych prac. Ponadto określa on kolejne kroki, jakie mają wykonać wybrani do zespołu eksperci posiadający wymagane umiejętności i wiedzę w danym zakresie.

❌  Nieodpowiednie narzędzia

Niewłaściwie dobranie narzędzi do potrzeb przedsiębiorstwa może wiązać się z późniejszym trudnościami w obsłudze systemu oraz brakiem skuteczności realizacji obsługiwanych zadań i procesów biznesowych.

Problemem może być wybór systemu, który jest zbyt skomplikowany lub nie posiada funkcji niezbędnych dla potrzeb firmy. Decydującymi kryteriami przy wyborze oprogramowania są wielkość przedsiębiorstwa i obsługiwane przez nią procesy biznesowe. Nieodpowiednie narzędzia wdrożone w przedsiębiorstwie mogą prowadzić do niewłaściwej obsługi dokumentacji i procesów biznesowych, co może negatywnie wpłynąć na wyniki finansowe firmy.

Mniejsze organizacje często nie mają odpowiedniego sprzętu i serwerów niezbędnych do wdrożenia systemu obiegu dokumentów. Mogą zatem skorzystać z systemu w usłudze SaaS (zdalnego dostępu do oprogramowania), jak np. OneClick. System OneC­lick utrzy­my­wa­ny jest na bez­piecz­nych ser­we­rach należących do Sun­co­de, bez ko­niecz­ności po­no­sze­nia dużych nakładów in­we­sty­cyj­nych i stra­ty cza­su na długo­tr­wałe wdrożenia.

❌  Brak wsparcia IT

Bez aktywnego zaangażowania pracowników IT organizacje mogą mieć trudności z wyborem odpowiedniego oprogramowania, integracją z istniejącymi systemami, bezpieczeństwem i ochroną danych oraz konfiguracją sieci i serwerów.

Brak wsparcia IT zarówno po stronie firmy, jak i producenta oprogramowania może doprowadzić do poważnych problemów, które niekorzystnie wpływają na wydajność, koszt i jakość wdrażanego systemu. Dlatego już na etapie planowania projektu wdrożenia, należy uwzględnić pracę działu IT. Powinien być on zaangażowany od samego początku, aby upewnić się, że system zostanie prawidłowo zainstalowany, skonfigurowany i przetestowany.

Decydując się na usługi Suncode, klienci mają dostęp do pro­fe­sjo­nal­ne­go ser­wi­su i wspar­cia tech­nicz­nego, ułatwiającego proces wdrożenia systemu i późniejszego użytkowania.

Wdrożenie nowego systemu bez wsparcia IT może prowadzić do poważnych problemów w zakresie eksploatacji i utrzymania systemu. Dlatego warto pamiętać, że odpowiednie wsparcie ze strony działu IT jest kluczowe do pomyślnego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.

❌  Nieodpowiednie szkolenie

Nawet najlepszy system nie przyniesie pożądanych korzyści, jeśli jego użytkownicy nie zostaną odpowiednio przeszkoleni. Niewłaściwe szkolenie może prowadzić do błędów, nieprawidłowego korzystania z systemu oraz ogólnego oporu ze strony pracowników.

Często zdarza się, że szkolenia są za krótkie, zbyt ogólne lub niedopasowane do potrzeb i wiedzy pracowników. Powinny one koncentrować się na praktycznych umiejętnościach oraz być prowadzone w przystępny i zrozumiały sposób.

Wdrożenie nowego systemu bez odpowiedniego przeszkolenia może skutkować brakiem zrozumienia systemu przez pracowników, co prowadzi do nieodpowiedniego wykorzystania systemu, a w konsekwencji rezygnacji z użytkowania.

W ra­mach pa­kie­tu usług star­to­wych Plus Workflow oraz OneClick nasi kon­sul­tan­ci doko­nują ana­li­zy i kon­fi­gu­ra­cji sys­te­mu oraz za­po­zna­nia użyt­kow­ników z ich ro­la­mi, sta­no­wiska­mi, czy upraw­nie­nia­mi. Szkolenia przeznaczone są dla administratorów systemów i użytkowników wdrożonych rozwiązań oraz osób odpowiedzialnych za samodzielne uruchamianie kolejnych obiegów dokumentów.

❌  Brak integracji z innymi systemami

W przypadku, gdy firma korzysta z wielu systemów informatycznych, niezbędne jest zapewnienie ich integracji, aby wszelkie informacje przepływały pomiędzy nimi w sposób płynny.

Brak integracji może prowadzić do trudności w sprawnym funkcjonowaniu systemu, takich jak konieczność ręcznego wprowadzenia danych. Zwiększa to ryzyko popełnienia błędu oraz negatywnie wpływa na efektywność pracy. Dodatkowo brak integracji może przyczyniać się do problemów z przetwarzaniem informacji, utrudniając ich szybkie i skuteczne wykorzystanie.

Aby uniknąć tych błędów, przedsiębiorstwa muszą zadbać o to, aby nowy system obiegu dokumentów był w pełni zintegrowany z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, takimi jak systemy DMS lub ERP (np. SAP), oficjalne bazy danych (np. GUS, Ministerstwo Finansów), platformy państwowe (KSeF), czy platformy podpisu elektronicznego (DocuSign, Autenti, Szafir, eSign.tech).

Pełna integracja między systemami zapewnia płynność pracy oraz maksymalne wykorzystanie potencjału systemu obiegu dokumentów.

W celu uniknięcia najczęściej popełnianych błędów i zapewnienia kompleksowego wdrożenia systemu obiegu dokumentów zapoznaj się z ofertą Suncode. Jesteśmy zespołem ekspertów z dużym doświadczeniem w projektowaniu i wdrażaniu systemów obiegu dokumentów. Naszymi klientami są zarówno duże międzynarodowe koncerny, jak i małe polskie przedsiębiorstwa.

Proponowane przez nas rozwiązania są indywidualnie dopasowywane do potrzeb i charakteru działalności naszych klientów, pomagając im zrozumieć istotę i znaczenie zarządzania procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie.

Jeśli chcesz się dokładniej zapoznać z ofertą Suncode – napisz do naszych konsultantów już dziś na sprzedaz@suncode.pl.