Każda firma przy rozpoczęciu współpracy z nowym kontrahentem powinna pamiętać o zasadzie ograniczonego zaufania, a co za tym idzie, weryfikacji danych nowego partnera biznesowego. Jak podaje GOV.pl, jest to niezwykle istotne, jako że pozwala nie tylko na uniknięcie relacji z nieuczciwymi interesantami, a w konsekwencji utraty kapitału, ale również na ustrzeżenie się przed odpowiedzialnością podatkową za zobowiązania nieuczciwego kontrahenta.

Na szczęście, większość kluczowych informacji o podmiotach gospodarczych udostępniana jest publiczne m.in., przez Ministerstwo Finansów. W takich bazach przedsiębiorca może skontrolować np. czy dany podmiot nie jest dłużnikiem, czy jest płatnikiem VAT i wiele innych. Co istotne, weryfikacja ta wcale nie jest skomplikowana – często wystarczy podać jedynie podstawowe informacje, jak NIP, REGON, czy numer rachunku bankowego.

Mimo że dane z baz są ogólnodostępne dla każdego zainteresowanego, codzienne, wielokrotne przeklikiwanie się pomiędzy oknami przeglądarki może być problematyczne i czasochłonne.

Z tego też względu, wychodząc naprzeciw potrzebom Klientów, Suncode stworzył proces weryfikacji kontrahentów. Ponadto, aby umożliwić dodatkową weryfikację podczas wykonywania innych procesów w systemie (np. rejestracja dokumentu kosztowego), powstały dedykowane moduły – Plus Vendor Checker, Plus NIP Checker oraz Plus GUS.

Dzięki nim można na bieżąco kontrolować dane każdego partnera biznesowego i to bez wychodzenia z systemu!

Weryfikacja kontrahentów podczas pracy w systemie

Plus Workflow wśród swoich licznych rozszerzeń posiada nie jeden, a trzy moduły, które powstały z myślą o analizie potencjalnych partnerów biznesowych.

Plus VENDOR Checker

Zastosowanie wtyczki Plus Vendor Checker pozwala na automatyczne sprawdzenie przez system rachunku wybranego kontrahenta w oficjalnym wykazie podatników VAT czyli tzw. białej liście.

W celu sprawdzenia statusu kontrahenta w wykazie prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową użytkownik nie musi korzystać z innych aplikacji lub przełączać się pomiędzy oknami przeglądarki – cały proces odbywa się w systemie Plus Workflow.

Jeśli numer wskazanego konta bankowego nie jest przypisany do NIP-u kontrahenta oraz dane konto bankowe nie widnieje na białej liście podatników VAT, system blokuje akceptację zadania (istnieje jednak możliwość jego manualnej akceptacji). W przypadku poprawnej weryfikacji kontrahenta informacja zwrotna zostaje umieszczona w komentarzu do zadania.

  Plus NIP Checker

Podobne zastosowanie posiada Plus NIP Checker – wtyczka umożliwiająca sprawdzenie poprawności numeru NIP oraz statusu podatnika VAT w bazie Ministerstwa Finansów, oraz Komisji Europejskiej.

Po wskazaniu numeru NIP kontrahenta system weryfikuje, czy wybrany podmiot gospodarczy jest czynnym płatnikiem VAT. Informacja zwrotna jest wyświetlona w polu „Status podatnika” na formularzu zadania.

Warto zaznaczyć, że moduł ten weryfikuje również czy wprowadzony NIP jest numerem NIP podmiotu zarejestrowanego w Polsce,  krajach Unii Europejskiej czy krajach poza unijnych.

  Plus GUS

Trzecim oferowanym przez Suncode rozwiązaniem jest moduł Plus GUS. Umożliwia on szybką weryfikację kontrahenta w bazie, na podstawie danych udostępnianych przez serwis Głównego Urzędu Statystycznego za pomocą trzech parametrów – NIP, Regon i KRS.

Moduł Plus GUS pobiera z bazy Głównego Urzędu Statystycznego następujące dane:

  • Nazwa podmiotu gospodarczego,
  • Ulica,
  • Kod pocztowy,
  • Miasto,
  • Województwo,
  • Gmina,
  • Powiat,
  • Opis,
  • Typ jednostki,
  • NIP,
  • REGON.

Tak jak w poprzednich przypadkach, informacja zwrotna zostaje zapisana w historii procesu w systemie Plus Workflow, pod postacią zmiennej na formularzu lub komentarza.

Dlaczego warto?

Wdrożenie przedstawionych rozwiązań zapewnia nie tylko optymalizację procesu weryfikacji kontrahentów, ale przede wszystkim bezpieczeństwo na etapie nawiązywania współpracy z nowymi podmiotami gospodarczymi. Jest to możliwe dzięki sprawnej weryfikacji danych w bazach udostępnionych przez państwo bezpośrednio z poziomu formularza zadania systemu Plus Workflow.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Napisz do nas już dziś na sprzedaz@suncode.pl.

Aby pozostać na bieżąco z naszą ofertą, dołącz do naszego Newsletteru oraz zaobserwuj nasz profil na LinkedIn!