Plus eTeczka AI  – nowoczesny i efektywny HR

Aplikacja eTeczka AI
Automatyzacja, Biznes, HR

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą staje się jednym z największych wyzwań dla działów HR. Ogrom papierów, niekończące się wersje dokumentów i poszukiwanie właściwych plików to codzienność, która pochłania cenny czas. Czy jest sposób, by uwolnić się od chaosu papierkowej roboty i zyskać więcej czasu na strategię? Odpowiedź kryje się w technologii, która rewolucjonizuje sposób, zarządzania dokumentami.

Zacznijmy od początku

Wyobraź sobie taką sytuację: za godzinę trzeba przedstawić ofertę rekrutacyjną ważnemu klientowi lub przygotować dane do spotkania z zarządem. Potrzebny dokument zaginął w gąszczu nieuporządkowanych folderów, różnych wersji CV, raportów kadrowych i archiwalnych systemów. Takie sytuacje można mnożyć — polityka wynagrodzeń, raporty z onboardingu, zestawienia benefitów. W każdej z nich najważniejszą rolę odgrywają odpowiednie dokumenty. Choć statystyki dotyczące zarządzania dokumentami często ujawniają skalę problemu, to właśnie namacalne sytuacje z codziennej pracy, najlepiej go obrazują.

Od zagubionych plików, przez nieoptymalne procesy, aż po przestoje w pracy zespołów. Wyzwania te potrafią po cichu podważać produktywność i hamować rozwój. W dzisiejszym dynamicznym świecie porządek to nie przywilej to fundament skutecznego działania. Mimo to scenariusz problemów z dokumentami, wciąż brzmi znajomo dla wielu firm.

Niewykorzystany potencjał

Priorytety, które definiują skuteczność działów HR to pozyskiwanie odpowiednich talentów, wspieranie rozwoju pracowników oraz budowanie ich zaangażowania. Wszystko po to, by organizacja mogła rosnąć w siłę. Tymczasem badania wskazują, że potencjał specjalistów HR bywa niewykorzystywany. A dodatkowo ich czas nie zawsze przeznaczany jest na działania o najwyższej wartości.

40%
a nawet ponad, codziennego czasu pracy w działach kadr i HR pochłaniają zadania związane z tworzeniem i archiwizacją dokumentacji pracowniczej.

1/3
czasu pracy specjalistów HR to sporządzanie teczek oraz organizacja i dokładanie dokumentów.1

45
szacuje się, że tyle arkuszy papieru przeciętny pracownik drukuje dziennie.2

Rozproszone dokumenty to ukryte zagrożenia

Oczywiście organizacje coraz częściej odchodzą od papieru, jednak zdarza się, że robią to w nieodpowiedni sposób. Pracownicy często polegają na poczcie elektronicznej do udostępniania i pobierania kluczowych plików. A to prowadzi do ich rozproszenia i utrudnia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Poszukiwanie właściwego dokumentu w zatłoczonej skrzynce odbiorczej marnuje czas. Stwarza też zagrożenie, związane z naruszeniem bezpieczeństwa, przypadkowym usunięciem plików oraz ryzykiem niezgodności z regulacjami dotyczącymi ochrony danych.

Dlatego coraz większą rolę w firmach odgrywa elektroniczny obieg dokumentów, który centralizuje dane i zapewnia kontrolowany dostęp do informacji. Ułatwia on zarządzanie dokumentacją, ale też przyczynia się do poprawy współpracy między działami i eliminuje zbędne przestoje. Automatyzacja przepływu pracy pozwala na standaryzację procesów i minimalizację błędów ludzkich. Dodatkowo, nowoczesne rozwiązania oferują pełną zgodność z przepisami dotyczącymi RODO oraz innych regulacji branżowych. Organizacje, które wdrażają takie systemy, zyskują większą transparentność działań i lepszą kontrolę nad obiegiem informacji.

Recepta na codzienne wyzwania działów HR

Rozwiązaniem, które zmienia sposób pracy z dokumentami, jest elektroniczna teczka pracownicza – Plus eTeczka. To nowoczesne, intuicyjne narzędzie, które przejmuje czasochłonne zadania, automatyzując i upraszczając codzienne obowiązki kadrowe i HR. Zamiast tradycyjnych, papierowych teczek, umożliwia cyfrowe zbieranie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów pracowniczych w pełnej zgodności z przepisami prawa pracy. Dzięki temu dział HR zyskuje więcej czasu na działania strategiczne.

Jak sztuczna inteligencja zmienia eTeczkę pracowniczą ?

Tradycyjna eTeczka to cyfrowe repozytorium dokumentów – nowoczesna, ale wciąż wymagająca ręcznego porządkowania i opisywania plików. Sztuczna inteligencja całkowicie zmienia ten model, automatyzując jeden z najbardziej czasochłonnych etapów zarządzania dokumentacją kadrową.

W rozwiązaniu eTeczka AI zastosowano komponent oparty na uczeniu maszynowym, który umożliwia automatyczną klasyfikację dokumentów. Model AI został wytrenowany na rzeczywistych przykładach. Nauczył się rozpoznawać typy dokumentów, takie jak umowy o pracę, aneksy, czy świadectwa pracy.

Dzięki temu po dodaniu pliku do systemu, sztuczna inteligencja samodzielnie analizuje jego treść i przypisuje odpowiednią kategorię. Użytkownik nie musi niczego oznaczać ręcznie – cały proces odbywa się w tle, szybko i precyzyjnie. To właśnie tutaj cyfryzacja spotyka się z inteligencją – tworząc nowe standardy pracy w kadrach.

Czym różni się tradycyjna eTeczka od wersji wspieranej sztuczną inteligencją?

Co zyskują zespoły HR dzięki eTeczce AI?

  • Automatyczne rozpoznawanie i klasyfikacja dokumentów – bez potrzeby ręcznego opisywania.
  • Szybsze wprowadzanie dokumentów do systemu i ich natychmiastowa organizacja.
  • Dostęp do kompletnej dokumentacji pracownika z dowolnego miejsca i w każdej chwili.
  • Łatwe wyszukiwanie konkretnych dokumentów dzięki inteligentnemu oznaczaniu.
  • Większa kontrola nad obiegiem i terminowością dokumentów kadrowych.
  • Gotowość na kontrole i audyty – dokumenty są uporządkowane i zgodne z przepisami.
  • Wsparcie przy cyfrowej transformacji działu HR bez obciążenia codziennej pracy.

eTeczka AI – inteligentne wsparcie HR w praktyce

Wdrożenie eTeczki AI przynosi szereg wymiernych korzyści dla działu HR:

  1. Oszczędność czasu i redukcja kosztów: Elektroniczna eTeczka pracownicza AI pozwala zrezygnować z nadmiaru papieru. Eliminuje konieczność drukowania, przechowywania i fizycznego przeszukiwania dokumentów. Oszczędza miejsce i znacznie redukuje koszty operacyjne. Przykład firmy Decathlon pokazuje, że czas tworzenia i uzupełniania e-teczki skrócił się z kilku godzin do zaledwie 10-15 minut. A dodatkowe koszty związane z archiwizacją zostały wyeliminowane.
  2. Szybki i zdalny dostęp do dokumentacji: Dokumenty pracownicze są bezpiecznie archiwizowane i dostępne dla HR zawsze i z każdego miejsca. Nie trzeba tracić czasu na wertowanie papierowej dokumentacji.
  3. Poprawa dokładności i kompletności dokumentacji: System elektronicznej teczki pilnuje, czy dane są kompletne, dając pewność, że niczego nie brakuje. Eliminuje błędy i braki w dokumentacji. W firmie Decathlon ilość błędów w dokumentacji zmniejszyła się o ponad połowę, a liczba zagubionych dokumentów została wyeliminowana.
  4. Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych: Plus eTeczka AI gwarantuje zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi. W tym Kodeksem Pracy, RODO oraz rozporządzeniem dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Od 2019 roku możliwe jest przechowywanie akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej, z zachowaniem integralności i autentyczności dokumentów. System zapewnia bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów poprzez kontrolę dostępu i szyfrowanie informacji.


Dla kogo jest Plus e-teczka?

Elektroniczna teczka pracownicza jest szczególnie przydatna dla średnich i dużych przedsiębiorstw z rozbudowanymi strukturami HR, instytucji publicznych zobowiązanych do cyfryzacji akt oraz firm z dużą rotacją pracowników.

Podsumowując, wdrożenie elektronicznej teczki pracowniczej, takiej jak Plus eTeczka, to inwestycja, która przynosi znaczną oszczędność czasu i kosztów, zwiększa efektywność, poprawia dokładność dokumentacji oraz zapewnia zgodność z prawem i bezpieczeństwo danych, czyniąc dział HR bardziej nowoczesnym i sprawnym.

1 Źródło: https://38pr.prowly.com/132631-biznes-docenia-outsourcing-hr-zainteresowanie-e-teczka-personalna-wzroslo-o-40
2 Źródło: https://globalhrcommunity.com/document-management-all-the-stats-facts-and-data-youll-ever-need-to-know/
3 źródło: https://theecmconsultant.com/document-management-statistics/