Transformacja cyfrowa HR – innowacje, które zmieniają branżę

Cyfryzacja HR to już nie moda, a strategiczny kierunek rozwoju firm. Szczególnie zmienia HR, który z analogowego zaplecza przekształca się w cyfrowe centrum zarządzania zasobami ludzkimi. W tym artykule znajdziesz najnowsze dane, trendy oraz opinie ekspertów. Więcej znajdziesz w naszym ebooku.

Trochę liczb na rozruch

Według raportu KPMG, aż 33% firm w Polsce planuje zwiększyć budżet na cyfryzację HR
w ciągu najbliższego roku. Dążenie do automatyzacji procesów i poprawy doświadczenia pracownika staje się jednym z priorytetów dla organizacji, które chcą zachować konkurencyjność. Dlaczego?

Kluczowe statystyki:

• 60% pracowników oczekuje dostępu do dokumentów kadrowych 24/7.
• 69,7% wskazuje na szybką realizację spraw jako kluczową wartość.

Cyfryzacja HR to jeszcze wybór, czy już konieczność?

Chociaż wielu przedsiębiorców wciąż obawia się odejścia od tradycyjnej, papierowej dokumentacji,
a wśród pracowników pojawia się niepewność związana z ich kompetencjami cyfrowymi, korzyści płynące z digitalizacji są niepodważalne. Z raportu „Onboarding po polsku” wynika, że koszty związane z zasobami ludzkimi stanowią 33% wydatków na wdrożenie nowego pracownika.

Wdrożenie nowoczesnych narzędzi automatyzujących ten proces pozwala zaoszczędzić do 40% czasu pracy i obniżyć koszty o 13%. Jeśli firma chce utrzymać konkurencyjność i dostosować się do szybko zmieniającej się rzeczywistości biznesowej, wdrożenie cyfrowych narzędzi staje się kluczowe. Bez nich organizacja ryzykuje pozostanie w tyle, tracąc na efektywności i elastyczności.

Technologia zmienia podejście do pracy i pracowników

Cyfryzacja to nie chwilowa moda, a fundament przyszłości nowoczesnych organizacji. W e-booku „Cyfryzacja w obszarze HR” Aleksandra Borkowska, Specjalistka ds. Employer Brandingu GLS, podkreśla, że zmienia się nie tylko sposób zarządzania organizacjami, ale także podejście do pracowników, ich obowiązków i komfortu pracy:

„Coraz więcej procesów przenosi się do świata cyfrowego, co daje nam możliwość sprawniejszego, płynniejszego i bardziej komfortowego działania z każdego miejsca wykonywanej pracy. Przy nowoczesnym podejściu do HR znika żmudna, papierkowa
i monotonna praca”.

Zautomatyzowane zarządzanie dokumentacją pracowniczą czy ewidencją czasu pracy zwiększa zaangażowanie pracowników i poprawia ich doświadczenia, a praca, która przebiega sprawnie, staje się bardziej efektywna i pozwala skupić się na zadaniach o większej wartości dodanej.

Cyfryzacja HR a rekrutacja i onboarding

Procesy rekrutacyjne są jednymi z pierwszych, które ulegają cyfryzacji. Wprowadzenie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pozwala zautomatyzować wstępną selekcję kandydatów, a analiza predykcyjna umożliwia dokładniejsze dopasowanie do ról w organizacji.

Przykład: No Fluff Jobs wdrożyło funkcję „CV Scoring”, która dzięki AI ocenia adekwatność aplikacji
i pomaga szybko wyłonić najlepszych kandydatów.

Korzyści z automatyzacji rekrutacji:

• Oszczędność do 40% czasu pracy zespołów rekrutacyjnych.
• Redukcja kosztów procesu rekrutacji o 13%.
• Lepsze doświadczenie kandydatów (szybka reakcja i personalizowane odpowiedzi).

Paulina Król, Chief People and Operations Officer w No Fluff Jobs, w ebooku „Cyfryzacja w obszarze HR” zwraca uwagę na to, że automatyzacja przyspiesza procesy rekrutacyjne, ale nie możemy zapominać o ludzkim podejściu:

„Czy zatem kierunkiem dla rekrutacji są boty zamiast kontaktu z człowiekiem? Osobiście nie chciałabym, żeby to poszło w tym kierunku. Jeśli w miejscu pracy mamy być otoczeni ludźmi, a nie robotami, to powinniśmy z tej perspektywy być też oceniani już podczas rekrutacji. Na ten moment boty są wciąż bardzo mechaniczne i nie są w stanie zastąpić człowieka, więc posługiwanie się nimi może wpłynąć na poczucie braku szacunku dla kandydata”.

AI to narzędzie, a nie zamiennik relacji z kandydatem. To balans między technologią a ludzką intuicją będzie kluczowy dla przyszłości rekrutacji.

Cyfryzacja HR – automatyzacja, która działa

Kolejnym kluczowym krokiem w cyfryzacji HR jest wprowadzenie workflow i e-teczek pracowniczych. Te cyfrowe rozwiązania eliminują konieczność skanowania, drukowania
i archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Jak podaje Tomasz Szlachta, dyrektor ds. sprzedaży w Suncode:

,,Podczas wdrożenia rozwiązania Plus Workflow w firmie Leroy Merlin Polska, udało się efektywnie zarządzać dużą liczbą procesów biznesowych, jednocześnie obniżając związane z nimi koszty operacyjne. Czas realizacji procesów w standardowej formie skrócił się o 60%”.

To realna poprawa efektywności operacyjnej, mimo to:

• Tylko 25% polskich firm w pełni digitalizuje dokumentację HR.

A to pozostawia ogromne pole do wzrostu. Nie można zapomnieć, że dzięki technologii stajemy się bardziej elastyczni. Ta elastyczność przejawia się m.in. w przechowywaniu dokumentów w chmurze, co zwiększa bezpieczeństwo danych i ułatwia przeprowadzanie audytów. Systemy do zarządzania dokumentami zapewniają pełną zgodność z RODO oraz najwyższy poziom ochrony dzięki szyfrowaniu
i zaawansowanym mechanizmom autoryzacji. Innym narzędziem, może być Plus AI OCR (Optical Character Recognition), które pozwala na inteligentne rozpoznawanie i przetwarzanie dokumentów, automatyzując archiwizację, wyszukiwanie oraz ekstrakcję kluczowych informacji. Dzięki temu firmy mogą znacząco zwiększyć efektywność pracy i ograniczyć błędy ludzkie.

Zarządzanie czasem pracy – mniej stresu, więcej kontroli.

Nowoczesne systemy ewidencji czasu pracy to nie tylko wygoda, ale również sposób na zwiększenie efektywności i satysfakcji pracowników. Badanie firmy Timewatch dowiodło, iż:

„90% osób uważa, że zarządzanie czasem pracy zwiększa ich produktywność i zmniejsza stres”.

Systemy te oferują:

• Bieżący podgląd dostępności zespołu.
• Możliwość integracji z grafikami i projektami.
• Transparentność w rozliczeniach nadgodzin i urlopów.

Dzięki cyfrowym narzędziom do zarządzania czasem pracy pracownicy zyskują większą kontrolę nad swoim harmonogramem, co przekłada się na lepsze planowanie i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Pracodawcy natomiast mogą szybciej reagować na potrzeby zespołu, optymalizując wykorzystanie zasobów. To rozwiązania, które wspierają zarówno efektywność operacyjną, jak i pozytywne doświadczenie pracowników.

Jak zacząć cyfrową transformację HR?

Nie ma jednej uniwersalnej recepty na cyfryzację HR, ale są dobre praktyki. Warto zacząć od mapowania procesów i oceny obszarów wymagających automatyzacji, takich jak:

• Zarządzanie dokumentacją.
• Rekrutacja i onboarding.
• Ewidencja czasu pracy.

Cyfryzacja procesów HR to nie chwilowy trend, ale nieunikniony etap rozwoju każdej organizacji, która chce sprostać wyzwaniom współczesnego rynku. Nowoczesne technologie nie tylko ułatwiają pracę działów HR, ale także zwiększają satysfakcję pracowników i wspierają cele biznesowe firmy.