Elektroniczny obieg umów

Postaw na efektywną współpracę przy zawieraniu i obsłudze umów. Plus Obieg Umów to rozwiązanie, które usprawnia cały proces — od przygotowania dokumentu, przez uzgodnienia i akceptacje, aż po finalne zatwierdzenie i archiwizację.

Zapytaj o produkt >>

Zaufali nam

Czym jest obieg umów Plus Workflow?

Plus Obieg Umów to elektroniczny system do kompleksowego zarządzania procesem zawierania, akceptacji i archiwizacji umów w firmie. Umożliwia on sprawne tworzenie dokumentów, ich przesyłanie, uzgadnianie treści oraz wieloetapową akceptację w jednym, uporządkowanym środowisku.System zapewnia także elektroniczne repozytorium, które umożliwia bezpieczne przechowywanie, ewidencjonowanie i szybkie wyszukiwanie zawartych umów. Dzięki automatyzacji i eliminacji papierowego obiegu dokumentów, Plus Obieg Umów pozwala zwiększyć efektywność pracy, ograniczyć ryzyko błędów i przyspieszyć procesy decyzyjne związane z obsługą kontraktów.

Funkcjonalności

Równoległe opiniowanie umowy

W środowisku MS 365 lub Google Docs

System powiadomień i alertów

Stały nadzór nad statusem umowy

Kontrola terminowości

Przypomnienia o terminach

Ścieżka akceptacji umowy

Widzisz na jakim etapie i u kogo jest umowa

Aktualizacja danych w czasie rzeczywistym

Zaawansowana wyszukiwarka

Wyszukuj według słów, dat lub numerów

Inteligentna archiwizacja umów

Zaawansowana technologia AI

Uprawnienia i raporty

Nadawaj uprawienia i twórz raporty

Podpisywanie elektroniczne

Błyskawicznie podpisuj umowy w systemie

Co zyskujesz wybierając elektroniczny obieg umów i archiwizację Plus Obieg Umów?

Automatyczna rejestracja umów dzięki integracji z OCR — obsługa dokumentów przesyłanych mailowo i w postaci skanów.

Pełna kontrola nad przepływem finansów poprzez możliwość planowania fakturowania i monitorowania płatności zgodnie z zapisami kontraktów.

Obsługa podpisów elektronicznych z odczytem informacji o rodzaju i ważności podpisu cyfrowego przy każdej umowie.

Aktualne dane w jednym miejscu — system automatycznie aktualizuje zmiany w umowach i aneksach, dbając o spójność zapisów i terminów.

Bezpieczne przechowywanie i archiwizacja — ochrona dokumentów przed zgubieniem, zniszczeniem czy dostępem osób nieuprawnionych.

Wysoki poziom bezpieczeństwa informacji na wszystkich etapach — od negocjacji po archiwizację kontraktów.

Stała kontrola nad postępem realizacji umowy — dzięki powiadomieniom i systemowym alertom łatwo monitorujesz statusy i terminy.

Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca — bezpieczny, zdalny wgląd do umów i ich statusów.

Podpisuj umowy elektronicznie

Plus Obieg Umów umożliwia szybkie i bezpieczne podpisywanie umów w formie elektronicznej. System integruje się z popularnymi rozwiązaniami do podpisu cyfrowego, takimi jak Autenti, Szafir, DocuSign oraz Certum, zapewniając pełną zgodność prawną i wygodę w obsłudze kontraktów. Dzięki temu możesz finalizować umowy z dowolnego miejsca, bez konieczności drukowania dokumentów i fizycznych spotkań.

media 17b6ea18645f437e687dff1445b473fc854260baa

Opiniowanie umów

Proces opiniowania umów to uporządkowana procedura, która pozwala dokładnie sprawdzić i ocenić treść umów oraz ich załączników. System zapewnia sprawny przepływ dokumentów pomiędzy osobami i działami odpowiedzialnymi za ich przygotowanie, opiniowanie i zatwierdzanie.
Podczas opiniowania różne działy — np. prawny, finansowy czy marketingowy — mogą zgłaszać swoje uwagi i sugestie, tak aby umowa była zgodna z wewnętrznymi standardami i bezpieczna dla firmy. Weryfikowane są również dokumenty przesyłane przez kontrahentów, co gwarantuje pełną kontrolę nad całością procesu.
Celem tego etapu jest zebranie wszystkich ważnych informacji, które ułatwią podjęcie świadomej decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu dokumentu. W przypadku pozytywnego zakończenia procesu możliwe jest również podpisanie umowy bezpośrednio w systemie.

Tworzenie nowych umów

Plus Obieg Umów wspiera nie tylko opiniowanie, ale także tworzenie nowych umów — zarówno od podstaw, jak i w oparciu o gotowe szablony. Dzięki temu przy standardowych umowach wystarczy uzupełnić dane kontrahenta i warunki finansowe, co znacząco przyspiesza cały proces.

Funkcje na czasie:

Opiniowanie załączników dołączonych do umowy — wszystkie są powiązane z dokumentem i dostępne w systemie.
Powiadomienia mailowe przypominające o czekających do opiniowania umowach.
Możliwość wysyłania dodatkowych przypomnień, jeśli ktoś nie zareaguje na czas.
Opiniowanie i zapisywanie kolejnych wersji umowy bezpośrednio w MS Word — dzięki specjalnej wtyczce Plus Word.

Archiwizacja umów

Plus obieg umów to archiwizacja podpisanych umów w bezpiecznym repozytorium i monitorowanie okresów ich ważności. Dzięki aplikacji Plus obieg umów Twoje dokumenty są scentralizowane i masz do nich dostęp gdziekolwiek jesteś.

Technologia AI w elektronicznym obiegu umów

Funkcje AI pozwalają na klasyfikację i rozpoznawanie umów, jak również automatyczne wyodrębnienie danych ( jak np. strony umowy, nazwa, NIP, data zawarcia i obowiązywania, czas trwania, okres wypowiedzenia, kwoty, zobowiązania, numery referencyjne, klauzule ryzyka, kary umowne, obowiązki, itp. itd.).

Wybrane przykłady użycia

„Wdrożenie aplikacji do opiniowania i archiwizacji umów znacząco usprawniło nasze procesy wewnętrzne. To rozwiązanie, które realnie zwiększyło naszą kontrolę nad dokumentacją i poprawiło komfort pracy zespołów.”

„Dzięki wdrożeniu systemu do opiniowania i archiwizacji umów zyskaliśmy pełną kontrolę nad dokumentami na każdym etapie ich przygotowania i akceptacji. Proces stał się prostszy, bardziej przejrzysty i zdecydowanie mniej czasochłonny.”

Najczęstsze pytania

Czym jest obieg umów?

Obieg umów to proces zarządzania umowami w firmie, od ich przygotowania aż po podpisanie i archiwizację. Obejmuje tworzenie projektu umowy, konsultacje (np. z działem prawnym), zatwierdzenie przez przełożonych, podpisanie przez strony oraz przechowywanie dokumentu.

Celem obiegu umów jest zapewnienie zgodności z przepisami, kontrola ryzyka i sprawne zarządzanie zobowiązaniami firmy.

Jakie są korzyści elektronicznego obiegu umów?

Automatyczna rejestracja – rozpoznawanie skanów i maili dzięki OCR.
Kontrola finansów – planowanie faktur i monitorowanie płatności według umowy.
Obsługa e-podpisów – weryfikacja rodzaju i ważności podpisu.
Aktualne dane – system sam aktualizuje zmiany w umowach i aneksach.
Bezpieczne przechowywanie – ochrona przed utratą i nieautoryzowanym dostępem.
Bezpieczeństwo informacji – ochrona danych przez cały cykl życia umowy.
Monitoring realizacji – alerty i powiadomienia o terminach i statusie.
Zdalny dostęp – możliwość pracy z umowami z każdego miejsca.

Czy w aplikacji Obieg Umów, można tworzyć nowe umowy?

Tak, Plus Obieg Umów umożliwia tworzenie nowych umów zarówno od zera, jak i na podstawie gotowych szablonów. W przypadku standardowych dokumentów wystarczy uzupełnić dane kontrahenta i warunki, co znacząco skraca czas przygotowania. System wspiera też opiniowanie załączników, wersjonowanie umów w MS Word (przez wtyczkę Plus Word) oraz wysyła automatyczne przypomnienia mailowe, co usprawnia cały proces tworzenia i akceptacji umowy.

Czy mogę podpisywać umowy elektronicznie?

Tak, umowy można podpisywać elektronicznie. Podpis elektroniczny jest zgodny z prawem i może zastąpić podpis odręczny, o ile spełnia określone warunki. Aplikacja Plus Workflow umożliwia podpisywanie umów elektronicznie z użyciem podpisu kwalifikowanego oraz pieczęci kwalifikowanej. Dzięki temu proces zawierania umów jest zgodny z przepisami prawa, bezpieczny i możliwy do realizacji całkowicie zdalnie.

Na czym polega opiniowanie umów w obiegu umów?

Opiniowanie umów to etap, w którym różne działy firmy np. prawny, finansowy czy marketingowy analizują treść umowy i zgłaszają swoje uwagi. Aplikacja usprawnia ten proces, zapewniając płynny obieg dokumentów między osobami zaangażowanymi.

Dzięki temu umowa jest dokładnie sprawdzona pod względem formalnym, prawnym i finansowym, co zwiększa bezpieczeństwo i zgodność z wewnętrznymi standardami firmy. Po zakończeniu opiniowania umowa może zostać podpisana bezpośrednio w systemie.

Czy Obieg Umów wykorzystuje sztuczną inteligencję?

To zależy od konkretnego systemu – nie wszystkie rozwiązania mają funkcje oparte na AI. Aplikacja Plus Workflow wykorzystuje technologię sztucznej inteligencji do automatycznego rozpoznawania i klasyfikowania umów oraz wyodrębniania z nich kluczowych danych, takich jak strony umowy, NIP, daty, kwoty, zobowiązania czy kary umowne. Dzięki temu użytkownicy oszczędzają czas, ograniczają błędy i mają szybki dostęp do najważniejszych informacji z dokumentów.

Formularz kontaktowy

Jeśli potrzebujesz pomocy eksperta w wyborze rozwiązania skrojonego na miarę Twoich potrzeb, wypełnij poniższy formularz. Postaw na cyfrową transformację i optymalizację procesów biznesowych z Suncode. Podczas rozmowy z naszym ekspertem:

odpowiemy na każde Twoje pytanie
opowiemy o konkretnych wdrożeniach w Twojej branży
zaprezentujemy wybraną aplikację
doradzimy optymalne rozwiązanie

Możesz również skontaktować się z nami telefonicznie, bądź wysłać maila na adres: sprzedaz@suncode.pl