Elektroniczny obieg umów

Plus Obieg Umów to elektroniczny system do kompleksowego zarządzania procesem zawierania, akceptacji i archiwizacji umów w firmie. Umożliwia on sprawne tworzenie dokumentów, ich przesyłanie, uzgadnianie treści oraz wieloetapową akceptację w jednym, uporządkowanym środowisku.System zapewnia także elektroniczne repozytorium, które umożliwia bezpieczne przechowywanie, ewidencjonowanie i szybkie wyszukiwanie zawartych umów. Dzięki automatyzacji i eliminacji papierowego obiegu dokumentów, Plus Obieg Umów pozwala zwiększyć efektywność pracy, ograniczyć ryzyko błędów i przyspieszyć procesy decyzyjne związane z obsługą kontraktów.

Automatyczna rejestracja umów dzięki integracji z OCR — obsługa dokumentów przesyłanych mailowo i w postaci skanów.

Pełna kontrola nad przepływem finansów poprzez możliwość planowania fakturowania i monitorowania płatności zgodnie z zapisami kontraktów.

Obsługa podpisów elektronicznych z odczytem informacji o rodzaju i ważności podpisu cyfrowego przy każdej umowie.

Aktualne dane w jednym miejscu — system automatycznie aktualizuje zmiany w umowach i aneksach, dbając o spójność zapisów i terminów.

Bezpieczne przechowywanie i archiwizacja — ochrona dokumentów przed zgubieniem, zniszczeniem czy dostępem osób nieuprawnionych.

Wysoki poziom bezpieczeństwa informacji na wszystkich etapach — od negocjacji po archiwizację kontraktów.

Stała kontrola nad postępem realizacji umowy — dzięki powiadomieniom i systemowym alertom łatwo monitorujesz statusy i terminy.

Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca — bezpieczny, zdalny wgląd do umów i ich statusów.

Plus Obieg Umów umożliwia szybkie i bezpieczne podpisywanie umów w formie elektronicznej. System integruje się z popularnymi rozwiązaniami do podpisu cyfrowego, takimi jak Autenti, Szafir, DocuSign oraz Certum, zapewniając pełną zgodność prawną i wygodę w obsłudze kontraktów. Dzięki temu możesz finalizować umowy z dowolnego miejsca, bez konieczności drukowania dokumentów i fizycznych spotkań.

Proces opiniowania umów to uporządkowana procedura, która pozwala dokładnie sprawdzić i ocenić treść umów oraz ich załączników. System zapewnia sprawny przepływ dokumentów pomiędzy osobami i działami odpowiedzialnymi za ich przygotowanie, opiniowanie i zatwierdzanie.
Podczas opiniowania różne działy — np. prawny, finansowy czy marketingowy — mogą zgłaszać swoje uwagi i sugestie, tak aby umowa była zgodna z wewnętrznymi standardami i bezpieczna dla firmy. Weryfikowane są również dokumenty przesyłane przez kontrahentów, co gwarantuje pełną kontrolę nad całością procesu.
Celem tego etapu jest zebranie wszystkich ważnych informacji, które ułatwią podjęcie świadomej decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu dokumentu. W przypadku pozytywnego zakończenia procesu możliwe jest również podpisanie umowy bezpośrednio w systemie.

Plus Obieg Umów wspiera nie tylko opiniowanie, ale także tworzenie nowych umów — zarówno od podstaw, jak i w oparciu o gotowe szablony. Dzięki temu przy standardowych umowach wystarczy uzupełnić dane kontrahenta i warunki finansowe, co znacząco przyspiesza cały proces.

Funkcje na czasie:

• Opiniowanie załączników dołączonych do umowy — wszystkie są powiązane z dokumentem i dostępne w systemie.
• Powiadomienia mailowe przypominające o czekających do opiniowania umowach.
• Możliwość wysyłania dodatkowych przypomnień, jeśli ktoś nie zareaguje na czas.
• Opiniowanie i zapisywanie kolejnych wersji umowy bezpośrednio w MS Word — dzięki specjalnej wtyczce Plus Word.

Plus obieg umów to archiwizacja podpisanych umów w bezpiecznym repozytorium i monitorowanie okresów ich ważności. Dzięki aplikacji Plus obieg umów Twoje dokumenty są scentralizowane i masz do nich dostęp gdziekolwiek jesteś.

Funkcje AI pozwalają na klasyfikację i rozpoznawanie umów, jak również automatyczne wyodrębnienie danych ( jak np. strony umowy, nazwa, NIP, data zawarcia i obowiązywania, czas trwania, okres wypowiedzenia, kwoty, zobowiązania, numery referencyjne, klauzule ryzyka, kary umowne, obowiązki, itp. itd.).