Firmy na całym świecie przetwarzają średnio kilkadziesiąt miliardów dokumentów cyfrowych miesięcznie, a według danych IDC aż 45% czasu pracowników biurowych pochłania zarządzanie dokumentacją. Czy sztuczna inteligencja może to zmienić? W tym artykule sprawdzimy, jak dokładnie sztuczna inteligencja przyspiesza procesy związane z dokumentacją i czy rzeczywiście warto ją wdrożyć.
Ile kosztuje papierologia?
Według badań przeprowadzonych przez IDC, przeciętny pracownik biurowy spędza aż 5 godziny tygodniowo na szukaniu informacji ukrytych w dokumentach. To daje ponad 230 godzin rocznie, czyli prawie 6 pełnych tygodni roboczych straconych na szukanie.
Papierowy obieg dokumentów to również spowolnienie procesów np. czas od wystawienia faktury do jej zaksięgowania i zapłaty w tradycyjnych systemach to średnio 5–7 dni, co gorsza, liczne błędy dodatkowo wydłużają ten czas. Według danych PwC:
3%faktur papierowych jest błędnie skategoryzowanych
7,5%dokumentów papierowych bezpowrotnie przepada,
Tymczasem liderzy cyfryzacji skracają czas związany z procesem faktur nawet do 4 godzin.
Jak AI analizuje i rozumie dokumenty?
Jeszcze kilka lat temu automatyczne rozumienie dokumentów oznaczało jedynie zeskanowanie pliku PDF i wyszukanie słów kluczowych. Dziś, dzięki połączeniu technologii takich jak OCR, NLP, LLM i RPA, sztuczna inteligencja potrafi analizować, klasyfikować i wyciągać dane z dokumentów z dokładnością przekraczającą 90%.
Na tym etapie AI wykorzystuje technologie:
NLP (Natural Language Processing) – do zrozumienia kontekstu: czy tekst to faktura, umowa, prośba o urlop czy reklamacja.
LLM (Large Language Models) – takie jak GPT lub Claude do interpretacji intencji dokumentu, analizy tonu i zależności logicznych.
RPA (Robotic Process Automation) – do automatycznego przenoszenia informacji do systemów ERP, CRM, księgowości lub workflow.
OCR (Optical Character Recognition) – przekształca zeskanowane dokumenty lub obrazy (np. PDF, zdjęcie faktury, podpisany formularz) na tekst cyfrowy, możliwy do przeszukiwania i analizy.
Przykłady zastosowań AI w obiegu dokumentówPlus Workflow
Faktury i rozliczenia
Systemy oparte na AI automatycznie rozpoznają dane z faktur PDF takie jak NIP, numer konta, terminy i przesyłają je do systemów finansowych. AI skraca w ten sposób czas przetwarzania faktur z minut do sekund, przy redukcji błędów o ponad 80%.
Proces faktur obejmuje szereg zautomatyzowanych działań, w tym:
Automatyczna kategoryzacja (np. IT, marketing, środki trwałe)
Dekretacja faktur na podstawie OCR i wcześniejszych schematów
Kierowanie faktur do działów/osób na podstawie cech dokumentu
Rozdzielanie załączników i faktur
„AI może nie tylko odczytać dane z faktur, ale też automatycznie je sklasyfikować i zadekretować na podstawie wcześniejszych wzorców dekretacji, przyspieszając w ten sposób cały cykl obiegu dokumentów księgowych.”
Paweł Lizakowski Dyrektor Techniczny w Suncode
Umowy i dokumenty prawne
Dzięki AI możliwe jest automatyczne przeszukiwanie setek stron umów w poszukiwaniu klauzul ryzyka, niezgodności terminów, czy brakujących elementów (np. podpisów). W firmach doradczych i kancelariach AI skraca czas przeglądu umów nawet o 60-70%.
Odczyt informacji o dokumentach (np. daty, nadawcy)
Ocena ważności i tajności dokumentu
Dokumenty HR
AI wspiera działy HR w analizie i klasyfikacji dokumentów pracowniczych od CV, przez podania o urlop, po aneksy do umów.
Procesy HR obejmują m.in.:
Analizę dokumentów aplikacyjnych i kadrowych, takich jak CV, wnioski urlopowe czy aneksy
Automatyczne przypisywanie dokumentów do części teczek HR (A, B, C, D, E)
Odczyt danych specyficznych z dokumentów (np. PESEL, staż pracy)
Automatyzację obiegu dokumentów, której efektem jest błyskawiczna akceptacja prostych wniosków
Połączenie AI z aplikacją Plus Workflow daje możliwość pełnej automatyzacji ścieżki akceptacji np. wniosku o urlop w czasie poniżej 2 minut.
Obsługa klienta i reklamacje
W firmach z sektora e-commerce czy ubezpieczeń, AI automatyzuje klasyfikację zgłoszeń reklamacyjnych. System potrafi rozpoznać typ reklamacji, wyciągnąć dane z załączonych plików i wygenerować odpowiedź.
Dokumentacja transportowa i logistyczna
W branży TSL, gdzie dziennie przetwarza się tysiące CMR-ów i zleceń transportowych, AI umożliwia automatyczne rozpoznawanie danych z różnych szablonów, niezależnie od języka.
Jakie są efekty wdrożenia AI w obiegu dokumentów?
Liczby nie kłamią. Wdrożenie sztucznej inteligencji w procesy dokumentowe przynosi wymierne, mierzalne korzyści i to w krótkim czasie. Firmy, które zainwestowały w rozwiązania oparte na AI, odnotowują szybsze przetwarzanie, mniej błędów, wyższy poziom zgodności i szybszy zwrot z inwestycji (ROI).
Już trzy czwarte firm korzysta z generatywnej sztucznej inteligencji, osiągając średni zwrot z inwestycji na poziomie 3,7x a liderzy nawet ponad 10,3x.
Marek Adamczyk Dyrektor Zarządzający w Suncode
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami opartego na sztucznej inteligencji całkowicie zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwo przetwarza i wykorzystuje informacje. Kluczowe dla powodzenia takiego projektu są:
dogłębne zrozumienie specyfiki procesów biznesowych klienta,
elastyczność rozwiązania i możliwość dostosowania do wymagań konkretnej branży, np. logistycznej,
stopniowe wdrażanie i ciągła optymalizacja na podstawie informacji zwrotnej od użytkowników,
kompleksowe szkolenia oraz wsparcie techniczne dla pracowników na każdym etapie użytkowania systemu.
Sukces takiego wdrożenia otwiera nowe perspektywy dla organizacji. Umożliwia przesunięcie uwagi z czasochłonnych, manualnych zadań administracyjnych na działania strategiczne i rozwojowe.
Innowacyjne rozwiązania oparte na AI mają potencjał wprowadzenia przełomowych zmian w zarządzaniu dokumentacją i całymi procesami biznesowymi. Automatyzacja może objąć praktycznie każde przedsiębiorstwo, w którym występuje obieg dokumentów – od księgowości, przez HR, po logistykę. Nawet rutynowe czynności biurowe, takie jak odbieranie i wystawianie faktur, mogą zostać całkowicie zautomatyzowane, uwalniając zasoby ludzkie i czas na realizację bardziej wartościowych zadań.
Porównanie. Tradycyjny obieg dokumentów vs AI Obieg dokumentów
Etap procesu
Tradycyjnie (manualnie)
Z AI
Odczyt dokumentu
Pracownik otwiera i analizuje
OCR + NLP rozpoznają dane
Wprowadzanie danych
Ręczne wpisy do systemu
AI automatycznie przenosi dane
Sprawdzenie i weryfikacja
Manualna kontrola
AI sugeruje wyjątki i alerty
Czas przetwarzania
20–60 min / dokument
1–5 min / dokument
Liczba błędów
5–10%
<1% (z nadzorem człowieka)
Koszt jednostkowy
5–20 zł
0,50–2 zł
Kiedy to się opłaca? Czy Twoja firma jest gotowa na AI?
Choć możliwości AI kuszą, warto wiedzieć, kiedy wdrożenie naprawdę przynosi zwrot z inwestycji. Dla firm z małym wolumenem dokumentów (np. do 100–200 miesięcznie) koszt wdrożenia może się zwracać długo szczególnie jeśli procesy są różnorodne, a dokumenty nie są ustandaryzowane. Natomiast w średnich i dużych organizacjach (od ok. 500 dokumentów miesięcznie w jednym procesie) korzyści stają się widoczne już po kilku miesiącach.
Od czego zacząć?
Nie wdrażaj AI wszędzie na raz. Zacznij od jednego, dobrze ustandaryzowanego procesu np. przetwarzania faktur zakupowych, skanowania umów lub wniosków urlopowych.
Ustal mierniki sukcesu (KPI): np. redukcja czasu obsługi, liczba błędów, koszt jednostkowy dokumentu.
Wybierz elastyczne narzędzie AI, które możesz łatwo zintegrować z obecnymi systemami (np. Microsoft, Comarch, UiPath, Rossum, ChatGPT Enterprise).
Pamiętaj. Wrażliwe dokumenty zawierające dane osobowe (PESEL, NIP, wynagrodzenia) muszą być chronione zgodnie z prawem. Wdrożenie AI często wymagalokalnego hostingu danych lub wersji on-premise.
Case study: Wdrożenie AI w Woodtrend
Przykładem skutecznego wdrożenia AI w obieg dokumentów jest projekt zrealizowany w firmie Woodtrend, specjalizującej się w sprzedaży tarasów kompozytowych. W ramach rozwiązania opartego na PlusWorkflow zintegrowano automatyczną obsługę zapytań ofertowych przesyłanych drogą mailową. System samodzielnie analizuje treść wiadomości oraz załączone rysunki, odczytuje wymiary i kluczowe dane kontaktowe, a następnie przygotowuje ofertę w trzech wariantach zgodnie z algorytmem klienta. Handlowiec jedynie potwierdza dokument przed wysyłką, a w przypadku braków system automatycznie prosi klienta o uzupełnienie informacji. Dzięki temu czas przygotowania oferty skrócił się z wielu godzin do kilku minut, a firma zyskała pełną kontrolę nad procesem, eliminując ryzyko pomyłek i zapewniając spójny standard komunikacji z klientami.
Podsumowanie
Czy sztuczna inteligencja (AI) zrewolucjonizowała obieg dokumentów w firmach? Naszym zdaniem – tak. Dzięki technologiom takim jak OCR, NLP, LLM i RPA możliwe jest automatyczne rozpoznawanie, przetwarzanie i analizowanie danych z dokumentów z dużą precyzją i szybkością. Firmy, które wdrażają AI, zyskują czas i oszczędności, ale również minimalizują błędy i zwiększają zgodność z procedurami. Choć inwestycja w AI najbardziej opłaca się średnim i dużym organizacjom, każda firma może rozpocząć transformację od jednego, dobrze zdefiniowanego procesu. Sukces takich wdrożeń często zaczyna się od elastycznych narzędzi, jasno określonych celów i odpowiedniego wsparcia technicznego.
