10 korzyści płynących z inteligentnego przetwarzania dokumentów

Czy wiesz, że aż 80% danych generowanych i przetwarzanych przez przedsiębiorstwa ma formę nieustrukturyzowaną? Współczesne organizacje funkcjonują w środowisku nieustannie rosnącego natłoku informacji. Zarządzanie nimi, staje się coraz większym wyzwaniem. Właśnie dlatego w tym artykule przedstawiamy 10 najważniejszych korzyści płynących z inteligentnego przetwarzania dokumentów.

1. Możesz być o krok przed konkurencją

OCR (Optyczne rozpoznawanie znaków) to znane wielu organizacjom narzędzie analizy obrazu. Jednak jego zastosowanie oraz możliwości znacznie zmieniły się na przestrzeni lat. Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji to efekt rozwoju algorytmów, które odpowiadają na konkretne potrzeby operacyjne firm. Tak jak internet sprzed dziesięciu lat różni się diametralnie od dzisiejszego, tak samo zmieniają się oczekiwania organizacji względem narzędzi do przetwarzania dokumentów. Kluczowe przewagi Plus AI OCR nad klasycznym OCR to:

• Lepsze radzenie sobie z dokumentami o złej jakości (np. zniekształcone skany).
• Rozpoznawanie tekstu w wielu językach i niestandardowych czcionkach.
• Możliwość przetwarzania danych nieustrukturyzowanych i półustrukturyzowanych.

Co istotne, systemy Plus AI OCR potrafią adaptować się do zmieniających się wzorców dokumentów bez konieczności ręcznej konfiguracji, co zapewnia wysoką skalowalność i przewidywalność działania.

2. Możesz zwiększyć wydajność swojej firmy i uwolnić  cenne zasoby

Zastosowanie Plus AI OCR przekłada się na mierzalne korzyści biznesowe. Firmy wdrażające zaawansowane narzędzia OCR oparte na AI odnotowują:

W przypadku firm przetwarzających dziesiątki lub setki tysięcy dokumentów miesięcznie (faktury, umowy, protokoły, deklaracje), oszczędności roczne liczy się w setkach tysięcy złotych, a nawet w milionach. Co więcej, szybszy dostęp do informacji wpływa bezpośrednio na poprawę podejmowania decyzji zarządczych.

Istnieje tylko jedna odpowiedź na pytanie ,, Ile wart jest czas, który codziennie znika w segregatorach i na papierze?” i brzmi ona: dużo, a przecież są narzędzia, które mogą wpłynąć na to aby odpowiedź nie naruszała aż tak portfela firmy.

Tomasz Szlachta
Dyrektor Sprzedaży
i Marketingu

3. Możesz znaleźć wąskie gardło w swojej branży

Czasochłonne procesy, opóźnienia w obiegu dokumentów, błędy w danych – to nie abstrakcje, ale realne bariery, które codziennie ograniczają efektywność firm. Plus AI OCR nie rozwiązuje problemów „w ogóle” – działa tam, gdzie manualna praca z dokumentami spowalnia decyzje i generuje koszty. Każda branża ma swoje charakterystyczne punkty zapalne, a technologia najlepiej sprawdza się właśnie wtedy, gdy odpowiada na konkretne wyzwania operacyjne.

4. Możesz zwiększyć bezpieczeństwo i jakość

Zautomatyzowane przetwarzanie danych niesie za sobą konieczność zapewnienia zgodności z przepisami, w tym z RODO oraz normami branżowymi. Nowoczesne systemy AI OCR oferują:

• szyfrowanie danych,
• kontrolę dostępu i rejestrację operacji,
• anonimizację danych wrażliwych,
• weryfikowalne logi i zgodność z ISO 27001.

Kluczowe jest także zapewnienie możliwości audytowania działania systemu – co było podstawowym ograniczeniem klasycznych OCR.

5.Możesz zwiększyć produktywność swoich pracowników

Wyniki badania przeprowadzonego przez Vanguard Global Chief Economist Joe Davisa dowodzą, że sztuczna inteligencja ma potencjał zautomatyzowania około 25% obecnych godzin pracy, co w praktyce oznacza zyskanie jednej pełnej dniówki roboczej w tygodniu . Sztuczna inteligencja przestaje straszyć wizją utraty pracy a raczej daje szanse na przesunięcie wysiłków pracowników w stronę zadań o wyższej wartości dodanej.

Do 2035 r. integracja AI może zwiększyć produktywność o 20%, potencjalnie zwiększając roczny wzrost PKB do 3% w latach 30. XXI wieku.¹

Warto pamiętać, że monotonia zadań w pracy to pierwszy krok do wypalenia. Trudno przecenić skalę strat, jakie organizacje ponoszą przez schematyczne, mechaniczne sposoby pracy – i nie chodzi tu wyłącznie o koszty finansowe. Eksperci zwracają uwagę, że powtarzalne zadania wpływają negatywnie na zaangażowanie. Większość pracowników potrzebuje poczucia sensu i realnego wpływu na to, co robi. Gdy tego brakuje, spada motywacja, pojawia się frustracja, a w dłuższej perspektywie – ryzyko wypalenia zawodowego.

Plus AI OCR wpisuje się w tę filozofię i znacząco odciąża od monotonnych czynności związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów, takich jak wpisywanie faktur, segregowanie formularzy czy weryfikacja numerów referencyjnych. Dzięki temu pracownicy mogą skoncentrować się na analizie i podejmowaniu decyzji, co przekłada się na wzrost efektywności i satysfakcji z pracy.

6. Możesz wzbogacić doświadczenie swoich klientów

AI OCR często kojarzy się z back-office’em, ale jego wpływ na customer experience jest realny i mierzalny – choć pośredni. Doświadczenie klienta kształtują nie tylko interakcje z działem sprzedaży czy obsługi, ale również to, jak szybko i sprawnie firma reaguje na dokumenty, które klient dostarcza – czy to wniosek kredytowy, formularz szkody, czy zgoda administracyjna.

Konsumenci, którzy przyzwyczaili się do zaawansowanych, inteligentnych interakcji, coraz częściej dostrzegają różnice w jakości obsługi między markami. Aż 70% respondentów przyznaje, że widoczna jest wyraźna przepaść między firmami skutecznie wykorzystującymi AI w obsłudze klienta a tymi, które tego nie robią.²

Plus AI OCR usprawnia ten „niewidoczny” etap obsługi, automatyzując odczyt, weryfikację i przekazywanie danych do systemów wewnętrznych. Z perspektywy użytkownika końcowego przekłada się to na krótszy czas oczekiwania, mniej frustracji a więc wyższy poziom zaufania do danej organizacji.

7. Możesz ulepszyć zgodność i zarządzanie informacją

W dużych organizacjach działających w środowisku regulowanym – takich jak sektor finansowy, ubezpieczeniowy czy publiczny – zgodność operacyjna i jakość danych są wpisane w ryzyko biznesowe. Plus AI OCR wspiera firmy w zachowaniu zgodności z przepisami, umożliwiając szybkie i dokładne odczytywanie oraz klasyfikowanie dokumentów według ustalonych kategorii.

Plus AI OCR rozpoznaje dane wrażliwe, wspiera polityki retencji i kontroli dostępu, a także porządkuje przepływ dokumentów, eliminując duplikaty i błędy. Dzięki temu organizacja zyskuje większą przejrzystość i gotowość na audyt – wewnętrzny i zewnętrzny, bez wątpienie jest to wartość dodana dla wielu firm.

Marek Adamczyk
Dyrektor Zarządzający

8. Możesz zyskać niezawodnego partnera transformacji w praktyce biznesowej

Na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań AI OCR gotowych do integracji z systemami ERP, workflow i obiegu dokumentów. Warto zwrócić uwagę na rozwiązania, które oferują nie tylko funkcji rozpoznawania tekstu, ale również:

• zaawansowaną klasyfikację dokumentów,
• możliwość trenowania modeli na własnych danych,
• gotowe integracje z narzędziami workflow.

Należy mieć na uwadze, że standardowy OCR często generuje braki w danych, błędy w formatowaniu oraz problemy z prawidłowym rozpoznawaniem nietypowych układów dokumentów. Dzieje się tak, ponieważ tradycyjny OCR opiera się na statycznym dopasowywaniu wzorców, bez uwzględniania kontekstu czy struktury treści. W efekcie wymaga on zaangażowania pracowników do ręcznej weryfikacji danych oraz ręcznego wprowadzania informacji do systemu, co znacząco spowalnia cały proces i zwiększa ryzyko błędów.

Z kolei OCR wspierany sztuczną inteligencją eliminuje wiele z tych problemów.
Dzięki zastosowaniu mechanizmów uczenia maszynowego:

• nie wymaga ręcznej konfiguracji szablonów,

• działa szybciej i bardziej elastycznie,

• umożliwia automatyczne wyodrębnianie dodatkowych informacji, takich jak pola niestandardowe, tabele czy złożone struktury danych,

• lepiej radzi sobie z dokumentami niskiej jakości i o niestandardowym układzie.

Przykładem takiego podejścia jest Plus AI OCR, gdzie narzędzie to stanowi integralny komponent ekosystemu automatyzacji procesów biznesowych. Rozwiązanie to charakteryzuje się nie tylko wysoką skutecznością ekstrakcji danych, ale także zdolnością do nauki na danych klienta i pełną zgodnością z europejskimi regulacjami prawnymi.

9. Możesz uspójnić wiedzę w organizacji

Plus AI OCR umożliwia firmom przekształcenie rozproszonych, niespójnych źródeł dokumentacji w uporządkowaną bazę wiedzy. Dzięki inteligentnemu indeksowaniu i klasyfikowaniu treści, informacje są łatwiej dostępne, możliwe do analizowania i możliwe do ponownego wykorzystania w różnych procesach. To wspiera zarządzanie wiedzą, usprawnia onboarding, przyspiesza raportowanie i redukuje silosy informacyjne.

10. Możesz stać się pionierem rozwoju cyfrowego w swojej niszy

Cyfrowa transformacja nie jest już projektem przyszłości – to proces, który trwa i nabiera tempa. Firmy, które dziś inwestują w nowoczesne technologie, optymalizują bieżące operacje i budują fundament pod przewagę jutra. W najbliższych latach można oczekiwać dalszego rozwoju technologii AI OCR w kierunku:

• rozpoznawania pisma odręcznego na masową skalę,

• integracji z systemami RPA (Robotic Process Automation),

• real-time OCR w aplikacjach mobilnych,

• uczenia federacyjnego (federated learning) w celu ochrony prywatności,

• generatywnych AI wspomagających klasyfikację i analizę dokumentów.

Organizacje będące w gronie wczesnych adapterów są o 128% bardziej skłonne zgłaszać wysoki zwrot z inwestycji (ROI) z narzędzi AI w obszarze CX.³

Podsumowanie: inwestycja w wydajność i jakość danych

AI OCR przestaje być niszowym narzędziem IT, a staje się filarem cyfrowej transformacji dokumentowej. Dla dużych firm to nie tylko szansa na oszczędności, ale przede wszystkim na skalowalność operacyjną, lepsze zarządzanie informacją i poprawę zgodności z przepisami.

Firmy, które już teraz inwestują w narzędzia AI OCR, zyskują realną przewagę konkurencyjną. To cicha rewolucja, która toczy się nie na poziomie strategii, ale codziennej pracy z dokumentami. I wbrew pozorom – nie wymaga gigantycznych inwestycji, a jedynie decyzji o wdrożeniu narzędzia, które stanie się niewidzialnym, ale niezawodnym współpracownikiem w firmie.

Chcesz przetwarzać dokumenty w swojej firmie 3x szybciej? Dowiedź się więcej.

• Facebook
• YouTube
• LinkedIn