BPM w chmurze – warto czy nie? Analiza korzyści i ryzyka
Cyfrowa transformacja przyspiesza, a firmy coraz śmielej przenoszą swoje systemy BPM do chmury. Według danych Google Cloud już około 30% polskich przedsiębiorstw korzysta z rozwiązań chmurowych. W tym artykule przyglądamy się temu tematowi z bliska i odpowiadamy na pytania: czy warto migrować system BPM do chmury, oraz jakie szanse to otwiera i z jakimi ryzykami trzeba się liczyć?
Kluczowe dane z rynku chmurowego w Polsce
- 55,6% przedsiębiorstw w Polsce korzysta z usług chmurowych,1
- 88% dużych firm w Polsce posiada wdrożenia cloud,2
- 53% firm z sektora MŚP wykorzystuje chmurę w swojej działalności, 3
- 40% organizacji deklaruje brak planów wdrożenia chmury w perspektywie 18 miesięcy.4
Ciekawostka:
Wdrożenia cloud w Polsce przechodzą transformację jakościową, od modelu SaaS jako podstawy, do coraz większego zainteresowania chmurą publiczną, w tym platform takich jak Google Cloud.
Czy publiczna chmura (np. GCP) to dobry wybór dla BPM?
Publiczna chmura, w tym Google Cloud – jest korzystnym środowiskiem dla systemów BPM, szczególnie w organizacjach, które rozwijając swoje procesy, oczekują wysokiej dostępności usług i chcą szybciej reagować na zmiany operacyjne. Wynika to z kilku konkretnych możliwości, jakie daje model cloud:
- Skalowanie mocy obliczeniowej w zależności od obciążenia, bez potrzeby planowania dodatkowej infrastruktury lub zatrzymania systemu.
- Zaawansowane bezpieczeństwo i zgodność z wymaganiami regulacyjnymi, w tym natywne szyfrowanie, kontrola tożsamości, audyt zdarzeń i dostępność mechanizmów Zero Trust.
- Łatwe i szybkie wdrażanie aktualizacji oraz modyfikacji, które wspierają organizacje, stale optymalizując procesy i wdrażając zmiany w workflow.
- Możliwość integracji z narzędziami analitycznymi i AI, np. do automatyzacji zadań, analizy SLA czy monitorowania wąskich gardeł procesowych.
- Bezpieczny, kontrolowany dostęp dla użytkowników pracujących z wielu lokalizacji, bez rozbudowanego zaplecza sieciowego on-premise.
W przypadku systemów BPM bardzo ważne jest tempo zmian i możliwość skalowania środowiska wraz z rosnącą liczbą procesów. W modelu on-premise każda większa zmiana, np. przyrost użytkowników, oznacza planowanie infrastruktury, zakup sprzętu i czas poświęcony na konfigurację. W chmurze możemy zwiększyć zasoby w sposób elastyczny i natychmiastowy – właściwie za pomocą kliknięcia.
Przykładowe scenariusze biznesowe
SCENARIUSZ 1: Organizacja, która na co dzień pracuje w stabilnym rytmie, ale w określonych momentach doświadcza gwałtownego wzrostu liczby procesów, na przykład podczas zamknięcia miesiąca lub roku, sezonów sprzedażowych (jak Black Friday czy okres świąteczny), rozliczania benefitów, rekrutacji sezonowych, zatwierdzania budżetów czy dużych kampanii marketingowych.
| W chmurze publicznej: System automatycznie zwiększa zasoby w dniu zamknięcia miesiąca np. gdy liczba zadań w workflow rośnie o 300% i wraca do standardowych parametrów następnego dnia. Bez ingerencji administratora. |
| On-premise: Wzrost obciążenia powoduje spowolnienie systemu lub konieczność wcześniejszego zakupu dodatkowych serwerów „na zapas”, które przez większość miesięcy stoją niewykorzystane. |
SCENARIUSZ 2: Firma z wieloma oddziałami lub zespołami mobilnymi
| W chmurze publicznej: Pracownicy w centrali, oddziałach i w terenie logują się do systemu BPM w ten sam sposób, z kontrolą dostępu i logowaniem zdarzeń. Nie trzeba budować skomplikowanej sieci VPN ani utrzymywać dedykowanej infrastruktury komunikacyjnej. |
| On-premise: Aby umożliwić bezpieczny dostęp z różnych lokalizacji, konieczne jest zestawienie VPN, utrzymanie serwerów dostępowych, monitorowanie połączeń i skalowanie infrastruktury sieciowej wraz z liczbą użytkowników. |
Porównanie modeli wdrożenia BPM
| Kryterium | On-Premise | Chmura Google Cloud (GCP) | Chmura prywatna (dedykowana) |
| Koszty początkowe | Mogą być wysokie (serwery, licencje, infrastruktura) | Niskie (brak inwestycji w sprzęt) | Średnie (dedykowana chmura wymaga konfiguracji) |
| Koszty utrzymania | Wysokie (IT, serwery, aktualizacje) | Niskie (utrzymuje dostawca chmury) | Średnie-wysokie (zależy od zakresu usług) |
| Skalowalność | Ograniczona sprzętem | Bardzo wysoka (dynamiczne skalowanie) | Wysoka (ale wolniejsza i droższa niż GCP) |
| Bezpieczeństwo | Zależne od inwestycji klienta | Najwyższy standard Google | Bardzo wysokie (pełna kontrola dedykowanego środowiska) |
| Dostępność / SLA | Zależna od własnej infrastruktury | 99,9%+ SLA, globalna infrastruktura | Bardzo wysoka (zależna od dostawcy prywatnej chmury) |
| Czas wdrożenia | Długi | Krótki (szybki start) | Średni |
| Aktualizacje | Ręczne, po stronie klienta | Automatyczne | Uzgodnione z dostawcą |
| Kontrola nad środowiskiem | Pełna kontrola | Kontrola częściowa (w ramach platformy GCP) | Pełna, ale w środowisku zarządzanym |
| Wymagania IT po stronie klienta | Duże | Minimalne | Średnie |
| Dostęp zdalny | Wymaga konfiguracji VPN / własnych rozwiązań | Dostęp gotowy z każdego miejsca | Dostęp zdalny (zwykle przez prywatny VPN) |
| Zgodność i certyfikacje (GDPR itp.) | Po stronie klienta | Certyfikowana platforma (ISO, SOC, RODO/GDPR) | Zależna od dostawcy prywatnej chmury |
| Optymalny dla | Firm z własnym silnym IT, sektora publicznego ze specjalnymi wymogami | Firm chcących skalowalności, szybkości wdrożenia, modelu OPEX | Organizacji z wysokimi wymaganiami bezpieczeństwa i izolacji systemu |
Ryzyka związane z BPM w chmurze
Choć przeniesienie systemu BPM do chmury daje wiele korzyści, warto pamiętać, że jak każde rozwiązanie, wiąże się również z pewnymi ryzykami. które warto świadomie przeanalizować przed podjęciem decyzji. Poniżej, prezentujemy najczęściej wskazywane:
Zależność od zewnętrznego dostawcy infrastruktury. Oznacza to, że dostęp do systemu oraz jego stabilność są w dużej mierze uzależnione od jakości usług chmurowych. Przerwy techniczne czy opóźnienia po stronie dostawcy mogą wpływać na dostępność procesów biznesowych.
Bezpieczeństwo i ochrona danych. Mimo, że Google stosuje bardzo zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, warto pamiętać, że w chmurze obowiązuje tzw. model shared responsibility: dostawca odpowiada za infrastrukturę, ale klient odpowiada za konfigurację, zarządzanie dostępami, aplikacje, dane. To oznacza, że sama platforma może być bezpieczna, ale trzeba ją poprawnie skonfigurować, oraz zadbać o ograniczenie uprawnień, dobry podział ról i kontroli dostępu.
Proces adaptacji organizacji do pracy w modelu chmurowym. Wymaga on przemyślanego wdrożenia, odpowiedniego przeszkolenia pracowników oraz dopasowania procedur wewnętrznych.
TOP 10 Najczęstszych pytań naszych klientów, dotyczących migracji do chmury Google Cloud i odpowiedzi naszych ekspertów
1. Jak zapewnione jest bezpieczeństwo danych w chmurze?
Środowisko oparte na Google Cloud Platform zapewnia szyfrowanie danych zarówno w spoczynku, jak i w trakcie transmisji, a także spełnia międzynarodowe normy bezpieczeństwa (ISO 27001, ISO 27017, SOC 1/2/3, RODO). Dodatkowo, niektóre systemy (takie jak np. Plusworkflow), stosują dodatkowo mechanizmy bezpieczeństwa na poziomie aplikacji i kontroli dostępu.
2. Czy dostęp do systemu w chmurze może być ograniczony do sieci firmowej?
Tak – dostęp do systemu działającego w chmurze może być ograniczony wyłącznie do sieci firmowej. Jest to realizowane poprzez połączenie mechanizmów takich jak whitelisting adresów IP, dostęp przez VPN oraz integrację z firmowymi systemami uwierzytelniania (np. Active Directory, Azure AD czy Google Workspace). W praktyce oznacza to, że użytkownicy mogą korzystać z systemu tylko wtedy, gdy znajdują się w sieci organizacji lub są do niej bezpiecznie podłączeni, a każda próba dostępu spoza tego środowiska jest blokowana.
3. Czy dostępne są środowiska dedykowane zamiast chmury współdzielonej?
Tak. Organizacje mogą korzystać z prywatnej chmury lub dedykowanej instancji systemu, co zapewnia pełną izolację środowiska i większą kontrolę nad zasobami.
4. Czy lokalizacja danych jest w takiej sytuacji zgodna z europejskimi regulacjami?
Tak. Instancje systemu działające w europejskich regionach Google Cloud Platform, umożliwiają spełnienie wymagań RODO oraz wewnętrznych polityk lokalizacji danych.
5. Czy dane mogą być automatycznie usuwane po określonym czasie, gdy system działa w Google Cloud?
Tak. Mechanizmy retencji danych mogą być skonfigurowane również w środowisku Google Cloud. Oznacza to, że dla dokumentów i danych można zdefiniować okresy przechowywania, po których są one automatycznie archiwizowane lub usuwane. Takie zasady ustala się na etapie analizy przedwdrożeniowej i dopasowuje do polityk firmy oraz wymogów prawnych, np. dotyczących księgowości, ochrony danych osobowych czy compliance.
6. Gdzie przechowywane są dane i dokumenty, gdy system działa w Google Cloud?
Dane i dokumenty są przechowywane w centrach danych Google Cloud zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Oznacza to, że fizyczna lokalizacja danych pozostaje w Europie i jest zgodna z wymaganiami RODO oraz europejskimi regulacjami dotyczącymi ochrony informacji. Wybór regionu jest kontrolowany na poziomie konfiguracji środowiska, dzięki czemu organizacja ma pewność, że dane nie są przenoszone poza określony obszar geograficzny.
7. Czy firma zachowuje pełną kontrolę nad swoimi danymi, mimo że system działa w chmurze?
Tak. Organizacja zachowuje pełną kontrolę nad swoimi danymi również wtedy, gdy system działa w chmurze. Obejmuje to prawo do dostępu, zarządzania, eksportu oraz usuwania danych w dowolnym momencie. Dane nie są wykorzystywane do innych celów ani udostępniane podmiotom trzecim poza zakresem niezbędnym do świadczenia usługi. Model chmurowy zmienia sposób utrzymania infrastruktury, ale nie przenosi własności ani odpowiedzialności za dane – pozostają one po stronie firmy.
8. Czy możliwe jest połączenie chmury z infrastrukturą firmy?
Tak, jest to model hybrydowy, w którym dane pozostają w sieci organizacji, a procesy biznesowe realizowane są w chmurze. Połączenie może być zabezpieczone za pomocą VPN lub szyfrowanego tunelowania.
9. Czy możliwa jest migracja z rozwiązania on-premise do chmury?
Tak. Należy wówczas wybrać rozwiązanie (takie jak PlusWorkflow), które wspiera migrację danych i procesów pomiędzy środowiskiem lokalnym a chmurą, co umożliwia stopniowe lub pełne przejście do modelu cloud bez utraty ciągłości operacyjnej.
10. Jak wygląda model rozliczeń w chmurze?
Rozliczenie najczęściej odbywa się w modelu OPEX, czyli w formie abonamentu uzależnionego od liczby użytkowników, wykorzystywanej mocy obliczeniowej oraz przestrzeni na dane. Pozwala to elastycznie dopasować koszty do rzeczywistego wykorzystania.
Podsumowanie
Chmura publiczna, taka jak Google Cloud, jest naturalnym środowiskiem dla nowoczesnych systemów BPM — szczególnie w organizacjach, które potrzebują skalowalności, wysokiej dostępności i szybkiego wdrażania zmian. Dla firm działających w wielu lokalizacjach lub podlegających zmiennemu obciążeniu zapewnia istotną przewagę operacyjną.
Jednocześnie BPM w chmurze wymaga dojrzałego podejścia do bezpieczeństwa i zarządzania. Platforma zapewnia infrastrukturę i mechanizmy ochrony, ale to organizacja odpowiada za architekturę procesów, role użytkowników i polityki danych.
