Czy Twoje przedsiębiorstwo jest gotowe na obowiązek e-Doręczeń?

Elektroniczne Doręczenia stanowią równoważny prawnie odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Od 1 października 2024 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z tej usługi, obejmujący podmioty publiczne, przedsiębiorców oraz zawody zaufania publicznego. W praktyce oznacza to, że od tego dnia korespondencja
z organami administracji publicznej będzie odbywać się przez Krajowy System Doręczeń Elektronicznych.

Dlaczego zdecydowano się na takie rozwiązanie?

• Komunikacja między podmiotami zostanie przyspieszona, zwiększając transparentność oraz kontrolę nad procesami administracyjnymi i biznesowymi;
• Wzrośnie poziom bezpieczeństwa dzięki możliwości natychmiastowej identyfikacji zarówno nadawcy, jak
  i odbiorcy korespondencji;
• E-Doręczenia zapewnią wygodę związaną z dostępnością do systemu niezależnie od pory dnia czy lokalizacji użytkownika;
• Rozwiązanie dostępne jest dla każdego, także dla podmiotów niezobowiązanych do korzystania z usługi
  e-Doręczeń;
• System umożliwia integrację różnymi systemami zewnętrznymi – dziedzinowymi czy administracyjnymi, usprawniając obieg informacji w przedsiębiorstwie;
• Elektroniczna korespondencja pozwoli zredukować koszty związane z tradycyjną komunikacją z instytucjami publicznymi oraz ilość zużywanego papieru, co pozytywnie wpłynie na środowisko naturalne.

Tylko korzyści czy również obawy?

44,3% – tyle Polaków posiadało podstawowe lub ponadpodstawowe umiejętności cyfrowe w 2023 roku, według danych Eurostatu[1].

[1] Digitalisation in Europe – 2024 edition, Eurostat, 2024. Digitalisation in Europe – 2024 edition – Eurostat (europa.eu)

Mimo korzyści płynących z cyfryzacji e-Doręczeń, rozwiązanie to wciąż budzi obawy związanez koniecznością przystosowania przedsiębiorstwa do nowego systemu. Wyzwaniem może okazać się nie tylko spełnienie wszystkich wymagań infrastrukturalnych, dostosowanie wewnętrznych procedur czy integracja z systemami zewnętrznymi, ale również przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za korespondencję w organizacji.

Jednakże, jak wynika z badania przeprowadzonego przez DigitalPoland[2]:

Oznacza to, że zdecydowana większość Polaków jest pozytywnie nastawiona do zmian, jakie niesie za sobą powszechna cyfryzacja, widząc w niej szansę na usprawnienie codziennych procesów oraz zwiększenie efektywności w różnych sferach życia, zarówno zawodowego, jak i prywatnego.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Wiele polskich przedsiębiorstw aktywnie korzysta z różnych systemów zewnętrznych, wspierających codzienne procesy biznesowe. Istotne więc było umożliwienie im integracji z platformą e-Doręczeń.

Jak wygląda integracja z systemem e-Doręczeń?

W celu możliwie najlepszego skoordynowania systemów i aplikacji zewnętrznych z platformą e-Doręczeń Ministerstwo Cyfryzacji umożliwia dostęp do środowiska testowego. Organizacje mogą w nim poznać szczegóły wnioskowania o adres e-Doręczeń czy sposób działania platformy, a także dowiedzieć się, jak dopasować swój system zewnętrzny do wymagań usługi i poznać jej specyfikacje techniczne.

Od czego zacząć?

Niezbędne do rozpoczęcia testów jest złożenie odpowiedniego wniosku dostępnego na stronie internetowej e-Doręczeń. Dzięki niemu organizacja otrzyma dane do logowania w środowisku testowym, a następnie zostanie dla niej założona skrzynka biznesowa.

W przypadku integracji systemu e-Doręczeń z systemami ERP od tego etapu dalszą pracą zajmuje się dostawca systemu zewnętrznego. Po uzyskaniu od Klienta wymaganych danych, rozpoczyna on działania związane
z integracją i konfiguracją systemu oraz weryfikuje poprawność jego funkcjonowania. Takie rozwiązanie umożliwia skuteczne dopasowanie obu systemów od strony technicznej oraz przygotowuje je do wdrożenia, które zostanie przeprowadzone już poza środowiskiem testowym.

Podsumowując, czy jesteśmy gotowi na cyfryzację?

E-doręczenia stanowią jeden z etapów cyfryzacji sektora publicznego w Polsce. Mimo początkowych obaw, rozwiązanie to z całą pewnością ułatwi korespondencję między poszczególnymi podmiotami oraz zapewni większe bezpieczeństwo dla obu stron procesu.

Polska Cyfrowym Challengerem

Należy również zwrócić uwagę, że jako kraj znajdujemy się wśród Cyfrowych Challengerów, co oznacza,
że posiadamy wysoki potencjał w obszarze cyfryzacji[3]. Tym samym przeganiamy państwa zachodnie oraz północe. Wysiłki w rozwój infrastruktury cyfrowej oraz edukacji w zakresie technologii, napawają nadzieją,
że niezależnie od wieku, coraz większa liczba obywateli będzie aktywnie korzystać z dobrodziejstw digitalizacji. Świadczy to również o dynamicznym wzroście sektora technologicznego i innowacyjności w kraju, co jest kluczowe dla naszego dalszego rozwoju gospodarczego i konkurencyjności na arenie międzynarodowej.

Co więcej, analizując stan cyfryzacji Polski na tle regionu, można zauważyć, że jesteśmy liderem w kwestii zaawansowania cyfrowego wśród państw Europy Środkowo-Wschodniej[4].

Znajdujemy się:

Już za kilka miesięcy e-Doręczenia staną się elementem codziennej pracy przedsiębiorstw, instytucji publicznych
i zawodów zaufania publicznego. Adaptacja do nowej technologii pozwoli znacznie skrócić czas obiegu dokumentacji, co przełoży się na wzrost efektywności oraz bezpieczeństwa komunikacji.

Aby maksymalnie uprościć pracę w systemie zachęcamy również do skorzystania z oferty Suncode, dzięki której wymiana danych z systemem e-Doręczeń ograniczona zostanie jedynie do kilku kliknięć!

Dziękujemy za lekturę!

[2] Technologia w służbie społeczeństwu. Czy Polacy zostaną społeczeństwem 5.0? Edycja 2023. DigitalPoland, 2023. DigitalPoland

[3] Polska jako Cyfrowy Challenger i lider handlu cyfrowego. Mkniemy & Company, 2022. Polska jako Cyfrowy Challenger i lider handlu cyfrowego | McKinsey

[4] Stan cyfryzacji Polski na tle regionu. DigitalPoland, 2022. DigitalPoland