Plus eKancelaria – korespondencja firmowa w jednym miejscu i pod kontrolą

W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań dotyczących bezpieczeństwa informacji, przedsiębiorstwa poszukują rozwiązań umożliwiających efektywne zarządzanie korespondencją elektroniczną. Dlatego w Suncode, wprowadzamy na rynek eKancelarię – innowacyjną platformę dedykowaną firmom obsługującym poufne dokumenty.  

Czym jest eKancelaria?

Pakiet eKancelaria to kompleksowe narzędzie do obsługi korespondencji firmowej – przychodzącej i wychodzącej – w jednym miejscu. Umożliwia jej automatyczną rejestrację, przekazywanie do odpowiednich osób i archiwizację, bez potrzeby integrowania wielu rozproszonych rozwiązań.

System obsługuje zarówno tradycyjne przesyłki papierowe, jak i dokumenty przesyłane przez e-Doręczenia (np. pisma z urzędów czy sądów). Pozwala także prowadzić sprawy, przypisywać dokumenty oraz bezpiecznie je archiwizować w wersji elektronicznej. eKancelaria to szybki dostęp do dokumentów, kontrola terminów i automatyczne przypomnienia – wszystko dla sprawnej pracy sekretariatu i administracji.

Kluczowe komponenty pakietu

1. Obsługa korespondencji przychodzącej

W pakiecie eKancelarii system Plus Workflow automatyzuje przyjmowanie dokumentów wpływających do organizacji – zarówno cyfrowych (eDoręczenia, eNadawca), jak i skanowanych wersji papierowych. Istnieje możliwość przypisywania pism do odpowiednich użytkowników/działów na podstawie predefiniowanych reguł lub ręcznej dekretacji. Korespondencja może być również udostępniana innym pracownikom „do wiadomości” w formie odczytu – zachowując kontekst bezpieczeństwa i poufności.

2. Obsługa korespondencji wychodzącej

Użytkownicy mogą tworzyć odpowiedzi na istniejące dokumenty lub generować nowe pisma niezależnie. Po zatwierdzeniu dokument trafia do „front office” (kancelarii, recepcji, sekretariatu), skąd jest wysyłany jedną z dostępnych metod: kurierem (integracja z API operatorów logistycznych, np. UPS), pocztą tradycyjną (eNadawca), e-mailem lub przez platformę eDoręczeń. System wspiera pełną konfigurację metadanych przesyłki (typ, numer listu przewozowego, adresat itd.).

3. Zarządzanie sprawami (case management)

Trzeci filar eKancelarii to moduł zarządzania sprawami, który grupuje wszystkie pisma związane z danym zagadnieniem (np. projekt, postępowanie sądowe, zapytanie ofertowe). Każda sprawa może być przypisana do kategorii wg klasyfikacji archiwalnej (np. jednolity wykaz akt – JWA). Pisma są ze sobą kontekstowo powiązane, co ułatwia analizę i przygotowanie odpowiedzi oraz zapewnia audytowalność całego procesu.

eKancelaria od Suncode to narzędzie, które pozwala firmom nie tylko spełnić obowiązki prawne związane z eDoręczeniami, ale także zoptymalizować procesy wewnętrzne i zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzanych danych.

Paweł Lizakowski
Dyrektor ds. technologii
w Suncode

Jeszcze trochę o archiwizacji

Dzięki platformie eKancelaria rejestrujesz całą korespondencję firmową – zarówno przychodzącą, jak i wychodzącą – w jednym miejscu. System tworzy przejrzystą i uporządkowaną ewidencję nie tylko dla przesyłek i paczek, ale także dla pism urzędowych, sądowych i administracyjnych, które trafiają do firmy poprzez zintegrowany moduł eDoręczeń.

Intuicyjny i przejrzysty interfejs sprawia, że zarządzanie dokumentami jest proste i wygodne – nawet przy dużym wolumenie korespondencji. Każdy dokument może być przypisany do konkretnej sprawy lub osoby w organizacji, a jego status można łatwo monitorować na każdym etapie obiegu.

Funkcje archiwizacji w skrócie:

• Przechowywanie załączników – do każdej sprawy możesz dodać dokumenty w różnych formatach.
• Dodawanie skanów – zeskanowaną korespondencję łatwo załączysz bezpośrednio do systemu.
• Przypisywanie odbiorców – korespondencję możesz kierować do konkretnych pracowników lub działów.
• Monitorowanie statusu – kontroluj, gdzie znajduje się dokument i kto jest odpowiedzialny za jego dalszą obsługę.
• Zaawansowana wyszukiwarka – błyskawicznie odnajdziesz potrzebne dokumenty według wielu kryteriów (data, nadawca, typ sprawy itd.).

Dzięki funkcji archiwizacji w eKancelarii zyskujesz porządek, kontrolę i łatwy dostęp do całej firmowej dokumentacji – zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Gorący duet: eDoręczenia i eKancelaria

Od 1 stycznia 2025 roku większość podmiotów publicznych oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego mają obowiązek korzystania z eDoręczeń. System eDoręczeń umożliwia wysyłkę i odbiór listów poleconych przez internet, eliminując potrzebę tradycyjnej korespondencji papierowej.

Ponad 11 milionów cyfrowych przesyłek, tyle w pierwszym kwartale 2025 roku odnotował system eDoręczeń, z czego większość została zrealizowana za pomocą Powszechnej Usługi Hybrydowej (PUH).

Ponad 2 miliony przesyłek nadano z kolei w ramach w pełni cyfrowej Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) .

eKancelaria integruje się z tym systemem, zapewniając firmom bezpieczne i efektywne zarządzanie korespondencją elektroniczną.

Co więcej, eKancelaria umożliwia konfigurację systemu w sposób zapewniający pełną poufność dokumentów – pracownicy kancelarii mogą widzieć jedynie metadane, natomiast treść dokumentu dostępna jest wyłącznie dla wskazanego adresata lub działu (np. prawnego czy windykacji).

Tomasz Szlachta
Dyrektor sprzedaży i marketingu
w Suncode

Wyszukiwarka adresatów e-Doręczeń w eKancelarii – szybki i bezbłędny dostęp do skrzynek podmiotów

Jednym z praktycznych usprawnień oferowanych przez eKancelarię jest zaawansowana wyszukiwarka adresatów e-Doręczeń, pozwalająca na szybkie i precyzyjne odnalezienie adresu eDoręczeń dowolnego podmiotu – zarówno publicznego, jak i prywatnego.

Jak działa wyszukiwarka?

Wyszukiwarka została zintegrowana bezpośrednio z oficjalnym rejestrem adresów do doręczeń elektronicznych, co oznacza, że użytkownicy systemu nie muszą ręcznie pobierać danych z zewnętrznych źródeł. Cały proces wyszukiwania odbywa się w czasie rzeczywistym i z poziomu interfejsu eKancelarii.

Kluczowe możliwości

Wyszukiwanie po nazwie podmiotu – umożliwia odnalezienie adresata po pełnej lub częściowej nazwie firmy, instytucji lub osoby wykonującej zawód zaufania publicznego.

Wyszukiwanie po adresie e-mail e-Doręczeń – opcja przydatna, jeśli użytkownik ma już częściowe dane, ale chce je zweryfikować lub uzupełnić.

Wyszukiwanie po numerze NIP – jedna z najważniejszych nowości w wersji 1.0.6. Dzięki temu mechanizmowi, użytkownik może błyskawicznie odnaleźć skrzynkę doręczeniową kontrahenta, znając wyłącznie jego numer NIP – co znacząco redukuje ryzyko błędów i przyspiesza proces adresowania korespondencji.

Wyszukiwanie po adresie siedziby – przydatne w sytuacjach, gdy mamy tylko dane rejestrowe lub korespondencyjne podmiotu.

Czym jest UPO i jak działa w systemie eKancelaria?

W ramach cyfrowej transformacji korespondencji urzędowej w Polsce, kluczowym elementem procesu wymiany dokumentów za pomocą platformy eDoręczeń jest UPO – Urzędowe Potwierdzenie Odbioru. To cyfrowy odpowiednik potwierdzenia odbioru znanego z tradycyjnych listów poleconych. Dzięki niemu nadawca ma oficjalny dowód, że adresat odebrał pismo – co w przypadku dokumentów urzędowych, sądowych lub przetargowych ma często znaczenie prawne. Gdy dokument zostaje wysłany przez system eDoręczeń (np. z poziomu eKancelarii), trafia na elektroniczną skrzynkę odbiorczą odbiorcy. Od momentu dostarczenia odbiorca ma:

• 14 dni na jego otwarcie – jeśli to zrobi wcześniej, system natychmiast generuje UPO.

• Jeśli nie otworzy pisma w tym czasie, system automatycznie uznaje je za doręczone z upływem 14 dni i również generuje UPO (domniemanie doręczenia).

System eKancelaria został zaprojektowany tak, aby automatycznie pobierać i archiwizować UPO dla każdej przesyłki wysłanej przez platformę eDoręczeń. Dzięki temu:

• Użytkownik widzi, kiedy pismo zostało doręczone.
• UPO jest automatycznie przypinane do sprawy lub dokumentu, z którym jest związane.
• Informacja ta jest zapisywana w dzienniku korespondencji wychodzącej – co jest kluczowe np. przy kontrolach, audytach lub postępowaniach sądowych.

Dzięki mechanizmowi UPO, organizacja ma pewność prawną, że dokument dotarł do adresata – bez względu na to, czy był to urząd, sąd, komornik czy kontrahent. Nie trzeba skanować „zwrotek”, nie ma ryzyka zgubienia papieru, wszystko jest cyfrowo zapisane i dostępne na żądanie. Dodatkowo, eKancelaria umożliwia integrację z repozytorium dokumentów oraz możliwość przeszukiwania i filtrowania po statusie doręczenia. To oznacza, że np. dział prawny może jednym kliknięciem uzyskać listę dokumentów: doręczonych, oczekujących na odbiór, z przekroczonym terminem 14 dni.

Korzyści z wdrożenia eKancelarii w praktyce

Dzięki integracji z systemami eNadawcy, kurierami oraz modułom do ewidencji papierowej korespondencji, eKancelaria umożliwia pełną digitalizację procesu. Platforma obsługuje również podpis biometryczny przy odbiorze fizycznym przesyłek, co dodatkowo zabezpiecza potwierdzenie doręczenia. Organizacje mogą kontrolować kanały wysyłki i narzucać ograniczenia budżetowe, np. wymuszając wysyłkę tylko w określonych formatach, takich jak paczka ekonomiczna czy list polecony.

System wspiera także zarządzanie terminami odpowiedzi na korespondencję – użytkownik jest informowany o nadchodzących terminach i wymaganych działaniach, co jest szczególnie istotne w postępowaniach sądowych czy administracyjnych.

Dostosowanie do indywidualnych potrzeb każdej organizacji

eKancelaria została zaprojektowana z myślą o skalowalności. Może być wdrożona jako rozwiązanie chmurowe lub on-premise, z łatwą integracją z obecnymi systemami klienta. Przykładowe wdrożenia u klientów takich jak Jeronimo Martins, Douglas czy Intersnack pokazują, że system dobrze radzi sobie w firmach o zróżnicowanych potrzebach – od prostego rejestrowania pism po integracje z zewnętrznymi operatorami przesyłek i zarządzanie dokumentacją dla całych grup kapitałowych.

Więcej informacji o produkcie znajdziesz tutaj: eKancelaria