10 kluczowych funkcji nowoczesnego systemu workflow – na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Jeśli jesteś menedżerem C-level nowoczesnej firmy, lub liderem transformacji który chce, aby organizacja sprawnie funkcjonowała w dzisiejszym ekosystemie biznesowym, prędzej czy później rozpoczniesz cyfryzację swoich procesów biznesowych. Wówczas naturalnie może pojawić się pytanie: jaki system wybrać i na które funkcje zwrócić uwagę, aby zwiększyć efektywność operacyjną i jednocześnie zbudować przewagę nad konkurencją, która również intensywnie się cyfryzuje.

Dlatego przedstawiamy artykuł ,,10 funkcji Plusworkflow, które pozwolą być Twojej firmie o krok przed konkurencją” , który rozwieje Twoje wątpliwości.

Modelowanie procesów to serce każdego systemu workflow, dlatego wychodząc na przeciw naszym klientom stworzyliśmy edytor procesów, który pozwala zespołom samodzielnie projektować, rozwijać i optymalizować swoje workflow.

Dzięki temu firmy mogą budować kompetencje wewnętrzne, szybciej reagować na zmiany biznesowe i uniezależniać się od kosztownych usług zewnętrznych. W długiej perspektywie to nie tylko oszczędność, ale przede wszystkim kontrola nad tempem rozwoju organizacji a to jeden z kluczowych czynników przewagi konkurencyjnej w dynamicznym otoczeniu rynkowym.

Model licencyjny ma ogromny wpływ na sposób, w jaki organizacje rozwijają automatyzację procesów. W systemach opartych o licencjonowanie per użytkownik często pojawia się naturalna bariera: zanim do procesu zostanie włączony kolejny dział lub grupa pracowników, pojawia się pytanie o koszty.

W Plusworkflow licencja obejmuje nielimitowaną liczbę użytkowników, co całkowicie zmienia perspektywę. Automatyzacja przestaje być ograniczona budżetem licencyjnym, a zaczyna być decyzją stricte biznesową. Organizacja może stopniowo obejmować workflow kolejne działy, zespoły i role bez renegocjowania umów czy nieprzewidywalnych kosztów. To właśnie ta swoboda skalowania pozwala firmom szybciej dojrzewać procesowo i wyprzedzać konkurencję, która rozwija się fragmentarycznie, „po licencjach”.

W rzeczywistości biznesowej struktura organizacyjna rzadko jest jednorodna i statyczna. Firmy działają w modelach macierzowych, projektowych, wielooddziałowych lub holdingowych, gdzie role, odpowiedzialności i relacje decyzyjne często nie wynikają z jednego, centralnego systemu. Wiele narzędzi workflow wymaga jednak, aby cała struktura organizacyjna była oparta na jednym źródle danych.

Wybierając system do obsługi procesów biznesowych, osoby decyzyjne, często koncentrują się na funkcjonalnościach widocznych „na pierwszy rzut oka”. Oczywiście nie ma w tym nic dziwnego, system z ładnym interfejsem, możliwość integracji czy automatycznie generowane raporty raporty to kuszące funkcjonalności. Choć są one istotne z perspektywy użytkowej – to fundament technologiczny, na którym działa system, ma bezpośredni wpływ na koszty, skalowalność i tempo rozwoju firmy.

System oparty o darmowe bazy danych eliminuje konieczność ponoszenia wysokich, często rosnących kosztów licencji infrastrukturalnych. W praktyce oznacza to, że wraz ze wzrostem liczby procesów, danych czy użytkowników, koszty IT nie rosną w sposób nieproporcjonalny do realnych korzyści biznesowych.

W praktyce biznesowej formularz jest punktem styku pomiędzy procesem a użytkownikiem – to w nim zbierane są dane, na podstawie których podejmowane są decyzje, uruchamiane kolejne kroki i tworzone raporty. W wielu systemach workflow liczba pól w formularzu jest ograniczona, co wymusza na organizacjach kompromisy: upraszczanie procesów, tworzenie kilku podobnych formularzy lub przenoszenie części informacji poza system. To z kolei prowadzi do fragmentacji danych i utraty spójności procesów.

Sztuczna inteligencja coraz częściej pojawia się w organizacjach, jednak w wielu przypadkach pozostaje narzędziem wykorzystywanym ad hoc,  poza systemami procesowymi, bez spójności i kontroli. Plus AI zmienia to podejście, oferując dedykowany moduł do tworzenia i zarządzania promptami, bezpośrednio osadzoną w systemie workflow. Oznacza to, że AI staje się integralną częścią codziennych procesów biznesowych, a nie osobnym rozwiązaniem używanym okazjonalnie.

W wielu systemach BPM dokumenty oraz dane firmowe są nierozerwalnie związane z jedną, narzuconą technologią – najczęściej płatną bazą danych, która rzadko kalkuluje się w długofalowej perspektywie biznesowej. Model licencyjny płatnych baz danych sprawia, że wraz ze wzrostem liczby dokumentów, użytkowników lub wolumenu danych, koszty rosną lawinowo. To, co na początku projektu wydaje się przewidywalnym wydatkiem, po kilku latach staje się stałym, trudnym do zoptymalizowania obciążeniem budżetu IT.

PlusWorkflow działa inaczej. System został zaprojektowany w taki sposób, aby to organizacja decydowała, gdzie i w jaki sposób przechowywane są dokumenty oraz dane firmowe. Mogą to być dyski lokalne, macierze, repozytoria plików lub darmowe bazy danych – dokładnie te technologie, które już funkcjonują w infrastrukturze IT firmy lub najlepiej odpowiadają jej strategii rozwoju.

Dostępność systemów IT coraz częściej staje się nie tylko dobrą praktyką, ale wymogiem. Wiele narzędzi workflow traktuje jednak dostępność jako funkcję dodatkową lub zależną od ustawień systemowych użytkownika.

Plusworkflow oferuje tryb wysokiego kontrastu dostępny bezpośrednio w aplikacji, co znacząco poprawia czytelność i komfort pracy. To rozwiązanie wspiera standardy dostępności (WCAG), ale jednocześnie ma bardzo praktyczny wymiar: pracownicy mogą pracować efektywniej, z mniejszym zmęczeniem wzroku i większą koncentracją. Organizacje, które dbają o inkluzywność i ergonomię pracy bez ponoszenia dodatkowych kosztów, budują bardziej stabilne i zaangażowane zespoły, co bezpośrednio przekłada się na jakość realizowanych procesów.

Bezpieczeństwo danych w procesach biznesowych często zależy od nawyków użytkowników – wylogowywania się z systemu, blokowania stanowiska pracy czy odpowiedniego zarządzania sesją. W praktyce są to obszary trudne do kontrolowania, szczególnie w dużych organizacjach lub środowiskach o wysokiej rotacji użytkowników.

Wbudowana funkcja autowylogowania przenosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo z użytkownika na system. Dane i procesy są automatycznie chronione bez konieczności stosowania dodatkowych narzędzi czy procedur. Ma to szczególne znaczenie w środowiskach produkcyjnych, działach finansowych i HR oraz wszędzie tam, gdzie przetwarzane są dane wrażliwe. Organizacje, które ograniczają ryzyko incydentów bezpieczeństwa na poziomie systemowym, nie tylko lepiej chronią informacje, ale także minimalizują potencjalne koszty operacyjne i reputacyjne, które często są niedoszacowane na etapie wyboru narzędzia.

W kontekście systemów workflow struktura organizacyjna, czyli użytkownicy, role, działy i uprawnienia – ma kluczowe znaczenie dla poprawnego działania procesów. Wiele rozwiązań dostępnych na rynku opiera się wyłącznie na Active Directory (AD), czyli katalogowej usłudze Microsoftu, która służy do centralnego zarządzania użytkownikami i ich dostępami w środowisku Windows. Dla organizacji posiadających jednolitą infrastrukturę IT jest to rozwiązanie wygodne, jednak w praktyce biznesowej bardzo często okazuje się niewystarczające lub zbyt sztywne.

Z perspektywy konkurencyjności oznacza to znaczącą przewagę. Firmy wielooddziałowe, organizacje projektowe oraz grupy kapitałowe mogą odwzorować rzeczywistą strukturę działania biznesu, a nie strukturę narzuconą przez jedno narzędzie IT. Ta niezależność i elastyczność przekładają się na szybsze uruchamianie procesów, łatwiejsze skalowanie systemu i większą odporność organizacji na zmiany.

Świadomy wybór platformy, która ma służyć ciągłemu rozwojowi organizacji i aktywnie go wspierać w długiej perspektywie, to pierwszy krok do budowania trwałej przewagi konkurencyjnej. Funkcjonalności Plusworkflow zawarte w powyższym artykule, to zestaw, który pokazuje, że system workflow może być nie tylko wsparciem operacyjnym, ale realnym fundamentem długofalowej strategii rozwoju organizacji.