Ponad 300 osób z różnych branż: finanse, logistyka, handel i produkcja – wzięło udział w naszym webinarze ,,Krajowy System e-Faktur: zmiana, której biznes nie może przegapić’. Podczas wydarzenia, zapytaliśmy uczestników, co w kontekście KSeF budzi ich zdaniem największe obawy i jakie wyzwania stoją przed nimi w 2026 roku. W artykule dzielimy się wynikami ankiety, oraz wnioskami ze spotkania.
Eksperckie spojrzenie i aktywne zaangażowanie uczestników
Podczas webinaru swoje doświadczenia i praktyczne wskazówki przedstawili eksperci z Grant Thornton, Stowarzyszenie Dyrektorów Finansowych Finexa i Suncode, którzy od lat wspierają firmy w cyfryzacji procesów finansowo-księgowych oraz integracji z KSeF. Uczestnicy włączali się do dyskusji, zadając wiele szczegółowych pytań, dotyczących zarówno aspektów prawnych, jak i technicznych wdrożenia.
Duża liczba pytań oraz aktywność uczestników pokazały, że temat KSeF wciąż budzi ogromne zainteresowanie i potrzebę praktycznego wsparcia ze strony ekspertów.
Interaktywna Ankieta ,,Wdrożenie i funkcjonowanie KSeF w przedsiębiorstwach”
Jak daleko polskie firmy zaszły w przygotowaniach do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? To pytanie stanowiło punkt wyjścia do dyskusji podczas naszego webinaru. Chcąc lepiej zrozumieć aktualny poziom gotowości organizacji oraz ich największe wyzwania, zaprosiliśmy uczestników do udziału w ankiecie.
W badaniu wzięło udział ponad 150 przedstawicieli różnych branż. Chcieliśmy sprawdzić, na jakim etapie przygotować do KSeF są organizacje, z jakimi wyzwaniami się mierzą i jakie mają obawy przed obowiązkowym wdrożeniem systemu w 2026 roku – kiedy obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie podmioty. Szczegółowe wyniki ankiety, prezentujemy poniżej.
Jaki procent firm ma już wdrożone rozwiązanie KSeF?
Pierwsze pytanie ankiety dotyczyło poziomu zaawansowania prac nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Na pytanie „Czy Twoja organizacja ma już wdrożone rozwiązanie KSeF?”:
2% respondentów zadeklarowało, że posiada w pełni funkcjonujące rozwiązanie,
33% uczestników wskazało, że znajduje się obecnie w trakcie wdrożenia,
natomiast aż 41% firm nie rozpoczęło jeszcze prac w tym obszarze.
Wyniki te jasno pokazują, że większość organizacji jest dopiero na etapie przygotowań do obowiązkowego uruchomienia systemu.
W jakim obszarze organizacje, planują lub już wdrożyły rozwiązanie dla KSeF?
W kolejnym pytaniu ankiety, najczęściej wskazywanym miejscem integracji z KSeF, był system ERP (26%). Kolejne odpowiedzi to inne obszary (18%), rozwiązania własne lub dedykowane (15%) oraz systemy obiegu dokumentów (13%).
Największe wyzwania związane z wdrożeniem KSeF
Respondenci zostali poproszeni o wskazanie, z jakimi wyzwaniami mierzą się obecnie w kontekście wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur.
44% uczestników wskazało integrację z systemami finansowo-księgowymi jako największe wyzwanie związane z wdrożeniem KSeF,
29% respondentów uznało, że kluczowym wyzwaniem jest przygotowanie pracowników i dostosowanie procesów w organizacji,
24% ankietowanych zwróciło uwagę na trudności związane z zapewnieniem poprawności i zgodności danych,
12% respondentów wskazało inne problemy,
a 28% uczestników wstrzymało się od odpowiedzi, co może świadczyć o tym, że część organizacji dopiero rozpoznaje wyzwania, które pojawią się na późniejszym etapie wdrożenia.
Jakie trudności lub obawy związane z KSeF przewidujesz w 2026 roku?
Dużym zaangażowaniem wśród uczestników webinaru, cieszyło się pytanie otwarte – w którym uczestnicy wskazali szerokie spektrum potencjalnych problemów. Najczęściej pojawiające się obawy dotyczyły stabilności i niezawodności działania KSeF, awarii oraz błędów po stronie Ministerstwa Finansów.
Jeden z użytkowników pisał, że obawia się:
Przeciążenia serwerów podczas wysyłania wystawionych faktur.
Wiele firm podkreślało również wyzwania związane z integracją KSeF z istniejącymi systemami ERP, DMS czy rozwiązaniami dedykowanymi. Pewien uczestnik ujął to w ankiecie wprost:
Obawiamy się, że nasz system nie zostanie odpowiednio dostosowany, a wprowadzenie KSEF spowoduje powstawanie błędów.
Pojawiały się także obawy przed kosztowną koniecznością modernizacji oprogramowania.
Obawiam się konieczności zakupu nowego programu magazynowo – księgowego i jego integracji z KSEF.
Kolejnym istotnym wątkiem była utrata kontroli nad obiegiem faktur – zwłaszcza w kontekście braku fizycznego dostępu do dokumentów i ograniczonej możliwości ich korekty.
Respondenci wskazywali też na potrzebę szkoleń pracowników i edukacji kontrahentów, szczególnie mniejszych podmiotów, które mogą mieć trudności z dostosowaniem się do nowych wymogów. Część uczestników zwróciła uwagę na niestabilność przepisów oraz częste zmiany regulacyjne, które utrudniają długofalowe planowanie i budzą niepewność co do finalnego kształtu obowiązków.
Sekcja Q&A
Uczestnicy webinaru od początku bardzo aktywnie zadawali pytania naszym ekspertom. Na wiele z nich udało się odpowiedzieć podczas sesji Q&A, a pozostałe potraktowaliśmy jako inspirację do dalszych działań – publikacji ,, KSEF | TOP 30 najczęściej zadawanych pytań o KSeF” oraz specjalnego wywiadu z biurem rachunkowym, które pomogą jeszcze lepiej przygotować się do nadchodzących zmian.
Podsumowanie
Choć wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z licznymi wyzwaniami natury technicznej i organizacyjnej, prelegenci webinaru zgodnie podkreślali, że KSeF to doskonała okazja do uporządkowania i usprawnienia procesów biznesowych. Jak zauważyła Elżbieta Ślusarczyk – Senior Menedżer, Doradca Podatkowy Grant Thornton, podczas spotkania:
Warto już teraz zweryfikować, czy podatnik prawidłowo wystawia faktury, bo my, realizując wdrożenia u klientów, często identyfikujemy błędy – na przykład w wystawianiu faktur korygujących czy zaliczkowych. Jeśli te błędy istnieją dziś, wejdą z nami w KSeF, dlatego warto już teraz przyjrzeć się poprawności procesów od strony podatkowej.
KSeF to jednak nie tylko wyzwanie podatkowe, lecz także krok w stronę nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Pani Dorota Kołomańska – Dyrektor Finansowy, Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa, podczas webinaru podkreśliła:
Ważne jest oczywiście przy wdrożeniu KSEF – zastanowienie się, w jaki sposób my możemy zautomatyzować procesy. (…) Bo my możemy sobie procesy biznesowe tak postawiać, jeżeli chodzi o obieg faktur kosztowych, obieg faktur sprzedaży, żeby jak najefektywniej zautomatyzować i zmniejszyć czas pracy potrzebny na ewidencję danej faktury.
Podczas webinaru wielokrotnie pojawiał się ten sam wniosek: to, czy KSeF stanie się kolejnym uciążliwym obowiązkiem, czy też szansą – w dużej mierze zależy od podejścia i przygotowania organizacji do wdrożenia. KSeF ma potencjał stać się punktem zwrotnym w cyfrowej transformacji procesów fakturowania, jednak aby nie był szokiem, firmy powinny dokładnie przeanalizować swoje wewnętrzne procesy biznesowe oraz odpowiednio przygotować pracowników, którzy od 2026 roku będą na co dzień pracować z nowym systemem.
