W 2026 roku obowiązkowy KSeF stanie się faktem. Od 1 lutego dotyczyć będzie firm z obrotami powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia – wszystkich przedsiębiorców. Nowa wersja struktury faktury FA(3), opublikowana w maju 2025 roku przez Ministerstwo Finansów, wprowadza znaczące zmiany, które będą miały wpływ nie tylko na sposób wystawiania faktur, ale również na procesy płatnicze, windykacyjne i archiwizacyjne w firmach.
Spis treści
FA(3) w KSeF – co się zmienia i co to oznacza dla Twojego biznesu?
Struktura FA(3) to robocza wersja nowego standardu dla faktur ustrukturyzowanych, która ma obowiązywać od wejścia w życie powszechnego KSeF. Wprowadza ona m.in.:
Załączniki jako integralna część faktury — po raz pierwszy możliwe będzie dołączanie plików bezpośrednio do faktury, co jest istotne dla branż takich jak:
energetyka (zużycie energii wg punktów poboru),
logistyka (rozliczenie paliwa na poziomie pojazdów),
telekomunikacja (billingi usług wg numerów).
Choć załączniki nie są obowiązkowe, ich brak może oznaczać nieczytelność rozliczeń dla odbiorców – co rodzi ryzyko reklamacji, opóźnień i błędów podatkowych.
Pole LinkDoPlatnosci – możliwość dodania linku płatności wygenerowanego przez operatora (np. Przelewy24, PayU, Stripe). Ułatwia klientowi opłacenie faktury jednym kliknięciem i może znacznie skrócić cykl płatności.
Nowe znaczniki JST i GV – umożliwiają wskazanie, czy faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego (JST) lub członka grupy VAT (GV). To istotne, ponieważ błędne oznaczenie może skutkować odrzuceniem faktury lub jej nieprawidłowym zaksięgowaniem po stronie odbiorcy.
KSeF największym wyzwaniem 2025 roku?
Ponad 2 mln
Tyle elektronicznych faktur, przedsiębiorcy wystawili w sumie od 1 stycznia 2023 r. do początku marca bieżącego roku. Tymczasem z innych danych ministerstwa finansów wynika, że do tej pory1:
5230
Zaledwie tyle firm, skorzystało z Ksef. Dokładnie w okresie od od 1 stycznia 2022 r do 5 marca 2025 r, wynika z najnowszych danych Ministerstwa Finansów.2 Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami, a wiele firm wciąż nie jest na to gotowych. Jak pokazuje badanie Edisonda zrealizowane na zlecenie SaldeoSMART, jedynie:
34%
małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce jest świadomych nadchodzących zmian i obowiązków. Część firm może błędnie zakładać, że wdrożenie systemu to zadanie biura rachunkowego. Tymczasem księgowi wyraźnie zaznaczają: to przedsiębiorcy będą odpowiedzialni za poprawność wystawianych faktur zgodnych z KSeF, nie ich doradcy.
JST i GV – małe pola, duże ryzyko
Nowe znaczniki FA(3) – JST (Jednostka Samorządu Terytorialnego) oraz GV (Grupa VAT) – są kluczowe z punktu widzenia poprawności danych. Systemy fakturowe powinny rozpoznawać automatycznie, czy odbiorca należy do którejś z tych kategorii, i oznaczać fakturę odpowiednim tagiem. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do odrzucenia faktury przez KSeF lub problemy z jej księgowaniem w systemach odbiorców.
Właśnie dlatego integracja z bazą danych GUS i odpowiednie reguły biznesowe są dziś koniecznością dla każdej firmy przygotowującej się do FA(3).
Jak Plus KSeF wspiera przedsiębiorców w nowej rzeczywistości?
Suncode opracował rozszerzenie Plus KSeF – komponent systemu Plus Workflow, który w pełni wspiera przedsiębiorców w adaptacji do nadchodzących obowiązków. Wśród funkcji:
Walidacja danych JST/GV i poprawne tagowanie faktur.
Obsługa załączników w strukturze FA(3) – bezpośrednio z poziomu formularza.
Integracja z operatorami płatności i dodawanie LinkDoPlatnosci.
Archiwizacja UPO (Urzędowe Potwierdzenia Odbioru) i pełna zgodność z wymaganiami MF.
Obsługa API awaryjnego KSeF – pozwala na wystawienie faktury nawet przy awarii systemu centralnego.
Rozwiązania takie jak Plus KSeF nie tylko zapewniają zgodność z prawem, ale też realnie zwiększają efektywność operacyjną firmy.
Tomasz Szlachta Dyrektor sprzedaży i marketingu w Suncode
Link do płatności – rewolucją w rozliczeniach?
Z perspektywy działów finansowych i controllingu dodanie pola Link do płatności to przełomowy krok. Pozwala nie tylko na uproszczenie płatności, ale także na pełną automatyzację procesu rozliczeń:
Kliknięcie linku to natychmiastowa płatność.
System księgowy (po stronie wystawcy) może odnotować płatność automatycznie.
Eliminacja ręcznego księgowania i ograniczenie błędów.
Możliwość szybkiego przypomnienia o zaległości.
To może być rewolucja w windykacji – firmy będą mogły wdrożyć modele zero touch przy wystawianiu i obsłudze faktur. To ogromna oszczędność operacyjna.
Tomasz Szlachta Dyrektor sprzedaży i marketingu w Suncode
Wnioski: jak przygotować firmę na Ksef?
Zacznij od mapowania procesów fakturowych – zidentyfikuj punkty styku z KSeF.
Zaktualizuj swoje oprogramowanie fakturowe – lub rozważ integrację z Plus KSeF.
Testuj FA(3) – nowa struktura wymaga nowej logiki biznesowej.
Wdrażaj rozwiązania z obsługą API awaryjnego – nie licz, że system KSeF będzie zawsze działać bezbłędnie.
Co dalej?
Zgodnie z planem Ministerstwa Finansów, harmonogram wdrożenie Ksef przedstawia się na ten moment następująco:
Czerwiec 2025: Publikacja struktury logicznej FA(3) oraz dokumentacji API KSeF 2.0.
Wrzesień 2025: Rozpoczęcie testów otwartych API KSeF 2.0.
Listopad 2025: Udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz możliwość uzyskania certyfikatów niezbędnych do wystawiania e-faktur w trybie offline.
1 lutego 2026: Obowiązkowe e-fakturowanie dla dużych firm.
1 kwietnia 2026: Obowiązkowe e-fakturowanie dla pozostałych przedsiębiorców.
1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, czyli takich których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a miesięczna sprzedaż wynosi do 10 tys. zł.
Podsumowanie
KSeF w wersji 2026 to nie tylko zmiana narzędzia – to zmiana podejścia do całego cyklu fakturowania i relacji z klientem. Struktura FA(3), pole LinkDoPlatnosci, załączniki i znaczniki JST/GV wprowadzają większą precyzję, ale też wymagają przygotowania technicznego. Plus KSeF to rozwiązanie, które nie tylko wspiera zgodność z prawem, ale ułatwia automatyzację i integrację procesów finansowych.
Więcej informacji o produkcie znajdziesz tutaj: Plus Ksef
