KSeF i obieg dokumentów. Case study dużej firmy przemysłowej
W dużych fabrykach efektywność produkcji zależy zarówno od nowoczesnych maszyn jak i od sprawnego przepływu informacji. Architektura IT w przedsiębiorstwach produkcyjnych obejmuje dziś zarówno ERP, MES, SCADA, jak i systemy obiegu dokumentów, tworząc skomplikowaną sieć powiązań, której głównym zadaniem jest zapewnienie płynnego przepływu danych między produkcją a biznesem.
W takim środowisku łatwo o wąskie gardła. Jak radzić sobie z ogromnymi ilościami dokumentów w firmie produkcyjnej? W jaki sposób cyfryzacja obiegu faktur może uwolnić pracowników od nadmiernego przetwarzania papieru? Jak integracja systemów biznesowych z KSeF i platformami workflow wpływa na efektywność całej organizacji?
Na te pytania odpowiadamy wraz z Antonim Warszawikiem, CEO firmy Elmark Automatyka, pokazując praktyczne doświadczenia z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów oraz przygotowania do KSeF.
2 tony papierowej dokumentacji
Główną motywacją do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, była chęć uwolnienia się od uciążliwego obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Archiwum firmy Elmark gromadziło tony dokumentów, co generowało wysokie koszty składowania, utrudniało dostęp do danych i wiązało się z ryzykiem podczas ich późniejszej utylizacji.
W tej chwili w naszym archiwum przechowujemy około 2 ton faktur. (…) Każdy krok, który pozwala nas od tego uwolnić, jest dla mnie krokiem w dobrym kierunku.
Zarząd firmy dążył do ujednolicenia obiegu dokumentów pochodzących zarówno od dostawców, jak i od pracowników przebywających w delegacjach. Istotnym czynnikiem był również harmonogram inwestycji – firma chciała przeprowadzić cyfryzację przed uruchomieniem nowego, dużego magazynu.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
Decyzja o digitalizacji procesów administracyjnych doprowadziła do wdrożenia systemu Plus Workflow. Platforma umożliwiła firmie stworzenie uporządkowanego, cyfrowego środowiska do obsługi faktur oraz innych dokumentów wewnętrznych.
Aplikacja PlusWorkflow pozwoliła m.in. na:
automatyczne rejestrowanie i archiwizację faktur,
elektroniczne przekazywanie dokumentów między działami,
tworzenie przejrzystych ścieżek akceptacji,
centralny dostęp do dokumentów z poziomu jednego systemu.
Dzięki temu proces obiegu dokumentów przestał być rozproszony między różnymi narzędziami i lokalizacjami. Dokumenty trafiają do systemu, gdzie są przypisywane do odpowiednich osób i przechodzą przez zdefiniowany proces akceptacji. Zamiast fizycznego przekazywania dokumentów między działami, pracownicy mogą realizować zadania w pełni cyfrowo.
6 lat współpracy i dalszy rozwój systemu
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów było dopiero początkiem współpracy między Elmark Automatyka a Suncode. Od momentu implementacji elektronicznego obiegu dokumentów minęło już ponad 6 lat, a rozwiązanie jest stale rozwijane wraz z rosnącymi potrzebami organizacji.
W tym czasie system był rozbudowywany o kolejne procesy i funkcjonalności. Dzięki elastycznej architekturze platformy Plus Workflow firma mogła stopniowo rozszerzać zakres automatyzacji, bez konieczności wymiany całego środowiska IT. Takie podejście pozwala przedsiębiorstwu szybko reagować na zmieniające się wymagania biznesowe i regulacyjne.
Przygotowani na KSeF
Kolejnym etapem cyfrowej transformacji w Elmark, było przygotowanie firmy na obowiązkowe wdrożenie Krajowy System e-Faktur. Choć dla wielu przedsiębiorstw jest to przykry obowiązek, dla liderów rynkowych, takich jak Elmark Automatyka to naturalny kolejny krok w kierunku cyfryzacji swoich procesów biznesowych. Firma ta, posiadająca ponad 43-letnie doświadczenie w dystrybucji automatyki przemysłowej, zdecydowała się na proaktywne przygotowanie do zmian, wdrażając rozwiązania cyfrowe z wyprzedzeniem.
Na wdrożenie KSeFu zdecydowaliśmy się w pierwszej kolejności dlatego, że nie lubimy odkładać na przyszłość obowiązków, które płyną z regulacji prawnych. Poza tym wpłyną też na to harmonogram firmy, w koljenych latach mieliśmy zaplanowaną dużą inwestycję – rozbudowę magazynu. Dlatego też woleliśmy nie odkładać KSefu ,, na później”.
Dzięki wcześniejszej digitalizacji obiegu dokumentów firma Elmark jest już w dużej mierze przygotowana na te zmiany. Integracja systemów z modułem KSeF pozwala m.in.:
automatycznie odbierać i wysyłać faktury,
eliminować ręczne wprowadzanie danych,
kontrolować poprawność dokumentów,
zarządzać fakturami w jednym środowisku systemowym.
Zobacz materiał wideo i poznaj praktyczne doświadczenia firmy Elmark Automatyka z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, oraz przygotowania do KSeF
Podsumowanie
Case study Elmark Automatyka to przypadek, który bardzo dobrze pokazuje korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Jest to proces, który tworzy w firmie, swoistą procesową bazę, na której można rozwijać kolejne funkcjonalności i dostosowywać systemy do nowych wymagań prawnych. Gdy dokumenty są już obsługiwane w jednym środowisku, mają zdefiniowane ścieżki akceptacji i są dostępne w formie cyfrowej, wdrożenie nowych mechanizmów – takich jak obsługa faktur ustrukturyzowanych, staje się znacznie prostsze.
Tego właśnie łatwości, doświadczyła firma Elmark Automatyka. Dzięki wcześniej zbudowanym solidnym fundamentom w postaci cyfrowych procesów, może ona traktować kolejne zmiany systemowe jako naturalny etap rozwoju, bez stresu oraz presji czasu.
