KSeF w dużej firmie: 6 kroków do udanego wdrożenia + check lista

W obliczu nadchodzącego obowiązku KSeF odpowiedzi na pytania ,,Jak się za to zabrać?”, ,,Od czego zacząć?” i ,,Co dalej?” są dziś na wagę złota. W tym artykule w sposób prosty i przystępny zebraliśmy wiedzę naszych ekspertów, aby pomóc dużym organizacjom przejść przez cały proces krok po kroku i świadomie zaplanować działania związane z Krajowym Systemem e-Faktur.

Choć ustawodawca przesunął pierwotną datę obowiązku, do rozpoczęcia obowiązkowego e-fakturowania zostały już niecałe 2 miesiące, co czyni ten moment ostatnim dzwonkiem na bezpieczne, przemyślane i w pełni kontrolowane wdrożenie.

Dla osób, które chcą szerzej zrozumieć cały kontekst zmian i obowiązków, dobrym punktem wyjścia będzie bezpłatny e-book o KSeF przygotowany przez Suncode.

Harmonogram jest jednoznacznie określony:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek e-fakturowania obejmie największe przedsiębiorstwa, czyli podmioty, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF stanie się obowiązkowy dla pozostałych czynnych podatników VAT.

Do tych dat wszystkie systemy fakturowania w organizacji muszą być w pełni zintegrowane, przetestowane i gotowe do nieprzerwanej komunikacji z platformą rządową. Jak Tego dokonać? Poniżej przedstawiamy 6 kroków do skutecznego wdrożenia KSeF w dużej organizacji.

Pierwszym krokiem do wdrożenia KSeF jest rzetelne przygotowanie organizacji od strony procesowej i technologicznej. To etap, na którym firma buduje fundament pod dalszą transformację e-fakturowania, dlatego powinna zrealizować następujące działania:

• Przegląd procesów fakturowych – należy przeanalizować, w jaki sposób obecnie funkcjonuje wystawianie, odbiór oraz przechowywanie faktur w organizacji. Celem jest identyfikacja punktów krytycznych, operacji wykonywanych ręcznie oraz obszarów podatnych na błędy, które będą wymagały dostosowania do nowych realiów KSeF.

• Weryfikacja gotowości IT – konieczna jest ocena, czy wykorzystywane w firmie systemy oraz rozwiązania finansowo-księgowe są przygotowane do współpracy z KSeF. Na tym etapie zapada decyzja, czy wystarczająca będzie integracja istniejących narzędzi z KSeF, czy też konieczne okaże się wdrożenie dodatkowego oprogramowania pośredniczącego.

• Doświadczenie dostawcy i portfolio wdrożeń

Warto zweryfikować, jak długo firma działa na rynku oraz jakie ma doświadczenie we wdrożeniach KSeF i projektach integracyjnych. Istotne jest nie tylko samo wdrażanie systemów, ale także znajomość specyfiki różnych branż. Szerokie portfolio klientów zwiększa prawdopodobieństwo, że dostawca zetknął się już z podobnymi wyzwaniami jak Twoja organizacja.

• Gotowość systemu na zmiany regulacyjne

KSeF to projekt, który wciąż ewoluuje, zmieniają się struktury, komunikaty, schemy XML czy sposób uwierzytelniania. Wybrane rozwiązanie powinno być projektowane w taki sposób, aby szybko adaptowało się do zmian po stronie Ministerstwa Finansów, bez konieczności kosztownych i czasochłonnych modyfikacji po stronie klienta.

• Gwarancja aktualizacji w ramach umowy

Niezwykle istotne jest, aby już na etapie wyboru systemu jasno ustalić, czy aktualizacje wynikające ze zmian przepisów i wymagań KSeF są objęte standardową umową, czy też będą dodatkowo płatne. Brak takiej gwarancji może w przyszłości generować nieprzewidziane koszty i ryzyka operacyjne.

• Autorskie rozwiązanie czy pośrednik technologiczny

Warto sprawdzić, czy dostawca oferuje własne, autorskie oprogramowanie, czy jedynie pośredniczy w sprzedaży rozwiązania innej firmy. Autorskie systemy zazwyczaj oznaczają większą elastyczność rozwoju, szybsze reagowanie na zmiany i bezpośrednią odpowiedzialność producenta za rozwój produktu.

Jakość i dostępność wsparcia technicznego

Sam system to nie wszystko, równie ważna jest obsługa po wdrożeniu. Kluczowe są:

• • dostępne wsparcie i jasno określone czasy reakcji,
  • dedykowany opiekun techniczny,
  • realna pomoc w sytuacjach awaryjnych, zwłaszcza w pierwszych tygodniach po uruchomieniu produkcyjnym.

Po wdrożeniu narzędzia do komunikacji z KSeF oraz odpowiednim przygotowaniu systemów wewnętrznych, przychodzi moment na ich bezpośrednie połączenie z platformą rządową. To właśnie na tym etapie uruchamiana jest pełna automatyzacja e-fakturowania. Informacje zawarte na fakturach zaczynają krążyć pomiędzy systemami bez konieczności ręcznej obsługi.

Przed uruchomieniem e-fakturowania należy dokładnie przetestować wszystkie procesy, również na wypadek awarii lub niedostępności KSeF. Testy pozwalają wychwycić błędy i zapewnić bezpieczny start systemu po wejściu obowiązku.

Po zakończeniu wyboru systemu, jego konfiguracji oraz testów, z perspektywy ekspertów specjalizujących się we wdrożeniach KSeF, kluczowym etapem okazuje się odpowiednie przygotowanie do współpracy z kontrahentami. Praktyka pokazuje, że to właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się ryzyka organizacyjne.

Należy pamiętać, że do momentu wejścia obowiązkowego KSeF firmy mogą funkcjonować w modelu mieszanym – część dokumentów nadal może być wymieniana tradycyjnie, podczas gdy inne będą już trafiać do systemu rządowego. Odpowiedzialność za poprawność obiegu dokumentów, zgodność z przepisami oraz ciągłość rozliczeń spoczywa jednak zawsze na obu stronach transakcji. Dlatego tak istotne jest dopilnowanie, aby każdy kontrahent był świadomy zasad funkcjonowania KSeF i obowiązujących terminów.

Jeśli interesuje Cię, jak z tym wyzwaniem radzą sobie inne organizacje, warto sprawdzić, jak firmy w Polsce podchodzą do wdrożeń KSeF w praktyce.

To moment, w którym firma faktycznie zaczyna wystawiać wszystkie faktury za pośrednictwem KSeF. Po uruchomieniu systemu warto, aby był on na bieżąco monitorowany, a ewentualne nieprawidłowości szybko identyfikowane i korygowane.

Choć wdrożenie KSeF bywa złożone i wymaga czasu, dla wielu firm staje się impulsem do uporządkowania i optymalizacji najważniejszych procesów finansowych w firmie. To doskonały moment, by przyjrzeć się dotychczasowym procedurom, wyeliminować wąskie gardła i zwiększyć poziom automatyzacji – więcej o tym przeczytasz w zestawieniu 5 najważniejszych korzyści z wdrożenia KSeF w organizacji.

O powodzeniu projektu decydują przede wszystkim: dobre przygotowanie organizacji, właściwy dobór technologii oraz realne zaangażowanie zespołów.