Jak wdrożyć skuteczny obieg faktur w sieci handlowej?
W sieci handlowej zwłaszcza takiej, w której skład wchodzi wiele oddziałów, czai się widmo chaosu w dokumentacji. W artykule przedstawiamy praktyczne wskazówki, które ułatwiają skuteczne wdrożenie obiegu faktur w sieci retailowej. Pokazujemy, jak zdiagnozować obecny stan procesów, a także podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przy porządkowaniu dokumentów, automatyzacji procesów i usprawnianiu komunikacji między działami.
Obieg faktur w sieciach handlowych - definicja i praktyka
W firmach handlowych, szczególnie tych prowadzących sieci sklepów lub posiadających wiele punktów sprzedaży i magazynów, każdego miesiąca pojawiają się setki lub nawet tysiące faktur. Każda z nich musi trafić do właściwego miejsca w organizacji, zostać przypisana do odpowiedniego sklepu, zamówienia lub dostawy, sprawdzona przez odpowiednie osoby, zatwierdzona i dopiero wtedy przekazana do księgowości oraz płatności.
Ten proces nazywamy obiegiem faktur. Prawidłowo zaprojektowany obieg faktur pozwala sprawnie zarządzać dokumentami, ograniczać błędy i skracać czas akceptacji.
W praktyce nadal w wielu firmach sposób pracy z fakturami jest wypadkową wcześniejszych przyzwyczajeń. Dokumenty są przekazywane mailowo między działami, opisy dopisywane ręcznie na PDF-ach, a informacje o zamówieniu czy dostawie ustalane telefonicznie lub w arkuszach Excel. Przy większej skali działalności takie rozwiązania szybko przestają działać.
Najczęstrze problemy z fakturami w sieciach handlowych
Problemy związane z fakturami często pozostają niewidoczne dla CEO. Dopiero gdy zaległości zaczynają narastać, a opóźnienia w akceptacjach i płatnościach stają się zauważalne, rozpoczyna się poszukiwanie przyczyn całego zamieszania.
Najczęstsze problemy przy fakturach sprzedażowych
Specjalista ds. fakturowania w dużej sieci handlowej:
Sytuacje, które zabierają mi sporo czasu to takie gdzie chcę przekazać fakturę dalej w procesie, np. do działu księgowości. Okazuje się jednak, że na dokumencie brakuje kluczowych informacji – np. numeru zamówienia albo identyfikatora miejsca dostawy. W naszej firmie działa kilkanaście sklepów lub magazynów, więc od razu pojawia się pytanie: którego zamówienia dotyczy ta faktura i do jakiej osoby lub działu powinna trafić w celu korekty?
Bez tych danych nie da się automatycznie przypisać dokumentu do właściwego sklepu lub działu. Pracownik musi więc sprawdzić historię zamówień, przejrzeć dokumenty dostawy, a czasem skontaktować się z działem zakupów lub magazynem, żeby ustalić kontekst transakcji. Dopiero wtedy fakturę można powiązać z zamówieniem, przekazać do akceptacji i uruchomić proces płatności.
Jeśli takie sytuacje zdarzają się sporadycznie, nie stanowią dużego problemu. Jednak przy większej liczbie dokumentów brak podstawowych danych operacyjnych sprawia, że wiele faktur trafia do ręcznej weryfikacji, co wydłuża proces ich obsługi i często opóźnia płatności.
Najczęstsze problemy przy fakturach zakupowych
Specjalista ds. fakturowania w dużej sieci handlowej:
W mojej pracy zdarza się, że otrzymuję fakturę od dostawcy i natychmiast zauważam, że dokument zawiera nieprawidłowe dane. Czasem brakuje podpisów, pieczątek lub numerów zamówienia. Faktura może być też niezgodna z zamówieniem lub umową. W takiej sytuacji pojawia się konieczność sprawdzenia wszystkich zapisów i kontaktu z dostawcą, zanim dokument zostanie zaakceptowany.
W małej firmie takie kwestie często da się rozwiązać nieformalnie. W handlu i dystrybucji, gdzie miesięcznie obsługuje się setki lub tysiące dokumentów, ręczne dopasowywanie faktur szybko prowadzi do problemów. Najczęściej skutkuje tokolejkami dokumentów w księgowości, opóźnieniami w akceptacji, lub opóźnieniami w płatnościach.
Obieg faktur - odpowiedź na wąskie gardła sieci handlowych
Jak wspomnieliśmy wyżej, sprawny obieg faktur w organizacji może znacząco wpłynąć na efektywność operacyjną, płynność finansową oraz kontrolę kosztów. Firmy retailowe, które opracowują plan działania w zakresie digitalizacji i przechowywania dokumentacji, oszczędzają czas i pieniądze. Co więcej, pierwszy zwrot z takiej inwestycji może sięgnąć nawet 404% w ciągu pięciu lat korzystania z systemów zarządzania dokumentami.
Jak dobre workflow wygląda na co dzień?
Pracownicy nie muszą już ręcznie przepisywać danych z faktury do systemu. AI w postaci technologii OCR automatycznie odczytuje informacje z dokumentu i wprowadza je bezpośrednio do systemu. Dzięki temu proces jest szybszy, a ryzyko pomyłek, podwójnych płatności czy innych nieprawidłowości w procesie finansowym zostaje znacząco ograniczone.
Pracownik działu księgowości nie musi już ręcznie segregować setek dokumentów ani pilnować, na czyim biurku znajduje się dana faktura. W systemie takim jak PlusWorkflow dokument automatycznie trafia do odpowiedniej osoby w procesie akceptacji, a status faktury można sprawdzić w kilka sekund. Nawet gdy liczba dokumentów rośnie wraz z rozwojem sieci handlowej, zespół jest w stanie obsłużyć je sprawnie – bez konieczności proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników administracyjnych.
Zamiast przeszukiwać segregatory lub archiwa, pracownik może w kilka sekund odnaleźć potrzebną fakturę w cyfrowym archiwum. System automatycznie pilnuje również poprawności danych podatkowych i księgowych – w tym stawek VAT czy zgodności dokumentów z wymaganiami formalnymi. Dzięki temu zespół ma większą kontrolę nad dokumentacją, a przygotowanie materiałów do audytu lub kontroli zajmuje znacznie mniej czasu.
Plus Workflow w wiodących sieciach handlowych
OBI
Dzięki Plus Workflow sieć sklepów OBI zautomatyzowała procesy zakupowe i fakturowe, wdrożyła Webshop, obsługę wniosków inwestycyjnych oraz moduł opiniowania umów, przyspieszając je o ponad 50%.
Decathlon
Dzięki wdrożeniu eTeczki i cyfryzacji procesów HR z Plus Workflow, sieć sklepów Decathlon zredukowała liczbę błędów w dokumentacji o 90% oraz skróciła czas tworzenia jednej teczki pracowniczej z ponad 30 do 10 minut.
Jeronimo Martins
Razem z Plus Workflow Jeronimo Martins przyspieszyło obieg dokumentów o 50%, a także wdrożyło eDoręczenia na czas, we wszystkich 3 596 placówkach.
6 Kroków do wdrożenia skutecznego obiegu faktur
Diagnoza i mapowanie procesów
Rozpocznij od szczegółowej analizy aktualnego obiegu: skąd trafiają faktury, jakie są ścieżki akceptacji, które punkty generują opóźnienia. Sporządź mapę procesów obejmującą przyjęcie faktury, weryfikację formalną, uzgodnienia merytoryczne, akceptację i księgowanie.
Standaryzacja dokumentów i reguł
Ustal obowiązujące formaty faktur akceptowane przez organizację. Pamiętaj, że wszystkie faktury przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) muszą być w formacie XML, zgodnym z obowiązującymi schematami KSeF. Opracuj również reguły i SLA na różne typy faktur (np. faktury od centralnych dostawców, faktury lokalne, korekty), aby zapewnić spójność i automatyzację procesów w systemie.
Wybór modelu obiegu: centralizacja vs. hybryda
Sieci handlowe często korzystają z modelu hybrydowego: centralna weryfikacja i księgowanie przy jednoczesnej lokalnej akceptacji merytorycznej. Zdecyduj, które decyzje i akceptacje muszą być lokalne, a które mogą być scentralizowane, aby zminimalizować opóźnienia i ryzyko błędów.
Wdrożenie narzędzi do automatyzacji
Jeśli Twoje dane i dokumenty są już uporządkowane, to bardzo dobry moment, aby przemyśleć inwestycję w system obiegu faktur, który pomoże usprawnić procesy finansowe, a także zapewni skalowalność operacji przy rozwoju biznesu.
O tym, na jakie funkcje systemu workflow warto zwrócić uwagę, pisaliśmy w artykule: ,,10 kluczowych funkcji nowoczesnego systemu workflow – na co zwrócić uwagę przy wyborze?”
Monitorowanie i KPI
Zdefiniuj mierniki efektywności: czas obiegu od przyjęcia do księgowania, odsetek faktur przetworzonych automatycznie, liczba sporów i korekt, oszczędności kosztowe, terminowość płatności. Ustal regularne raporty i dashboardy dla zespołu finansowego i zarządu.
Szkolenia i wsparcie
To jeden z kluczowych elementów skutecznego wdrożenia obiegu faktur. Nawet najlepiej zaprojektowany system nie będzie działał sprawnie, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać lub nie będą przestrzegać ustalonych zasad procesu. Dlatego wybierając system do obiegu faktur, warto również zwrócić uwagę, czy producent oferuje szkolenia dla użytkowników oraz opiekę powdrożeniową.
Jak zdiagnozować obecny obieg faktur w retailu?
Diagnoza obecnego stanu procesów biznesowych (np. obiegu faktur, dokumentów czy zamówień) w firmie retailowej zwykle robi się w kilku uporządkowanych krokach. Celem jest zrozumienie jak proces działa dziś („AS-IS”), gdzie są opóźnienia, błędy i koszty, zanim zacznie się coś usprawniać lub automatyzować.
1. Zdefiniowanie zakresu i celu diagnozy
Pierwszym krokiem w diagnozie procesów biznesowych jest precyzyjne określenie zakresu analizy oraz celu, jaki chcemy osiągnąć. W kontekście firmy retailowej mogą to być między innymi procesy takie jak obieg faktur zakupowych od dostawców, obieg dokumentów magazynowych, obsługa reklamacji i korekt, a także obieg zamówień kierowanych do dostawców.
W trakcie definiowania zakresu należy odpowiedzieć na kluczowe pytania:
- gdzie dokładnie rozpoczyna się proces, na przykład przy przyjęciu faktury,
- gdzie się kończy, na przykład w momencie zaksięgowania dokumentu i dokonania płatności,
- oraz które działy i stanowiska są zaangażowane w jego realizację.
Precyzyjne określenie tych elementów pozwala na skoncentrowaną i efektywną analizę oraz przygotowanie rzetelnej mapy procesów.
2. Mapowanie procesu
To punkt, który stanowi jeden z kluczowych elementów diagnozy. Polega na stworzeniu szczegółowej wizualizacji procesu tak, jak funkcjonuje on obecnie w organizacji, uwzględniając wszystkie jego kroki, uczestników oraz przepływ dokumentów i informacji. W tym miejscu warto przeprowadzić krótkie rozmowy z pracownikami dotyczące procesu, ponieważ często w dokumentach wygląda on zupełnie inaczej niż w rzeczywistości. To moment w którym można wyłapać najwięcej wąskich gardeł.
W pracy z klientami często zaczynamy diagnozę od krótkich wywiadów z osobami, które bezpośrednio wykonują procesy.
Z doświadczenia mogę powiedzieć, że przy takich analizach bardzo często wychodzą pewne powtarzające się schematy. Pracownicy korzystają równolegle z wielu arkuszy Excela, dane z faktur są przepisywane ręcznie, system ERP nie jest w pełni zintegrowany z magazynem, a akceptacje dokumentów odbywają się wielokrotnie i niepotrzebnie wydłużają proces. Te obserwacje są kluczowe, ponieważ pozwalają wskazać realne wąskie gardła i punkty, w których automatyzacja lub zmiana procedury przyniesie największe korzyści.
3. Identyfikacja problemów i analiza przyczyn
Na podstawie mapy procesu oraz zgromadzonych danych określa się główne wąskie gardła, obszary pracy manualnej, czy wydłużone czynności.
Równolegle z identyfikacją problemów prowadzi się analizę przyczyn źródłowych (Root Cause Analysis), której celem jest nie tylko wskazanie, co jest problemem, ale również ustalenie, dlaczego on występuje. W tym kontekście stosuje się narzędzia takie jak:
- metoda 5 Why,
- diagram Ishikawy
- oraz Value Stream Mapping.
Praktyczny przykład ilustruje to w sposób następujący: faktury są księgowane po dwunastu dniach, ponieważ oczekują na akceptację, kierownik dokonuje ręcznej weryfikacji każdej faktury, brak jest limitów kwotowych umożliwiających automatyczną akceptację, a system nie posiada zdefiniowanego workflow. Tego rodzaju analiza pozwala na identyfikację źródeł opóźnień i wskazuje precyzyjne obszary, w których wdrożenie usprawnień lub automatyzacji przyniesie największą wartość biznesową.
Co zyskuje firma retailowa po uporządkowaniu obiegu faktur?
Uporządkowanie danych na fakturach oraz wdrożenie spójnego obiegu dokumentów przynosi korzyści w wielu obszarach organizacji.
Księgowość i finanse
mniej dokumentów trafia do ręcznej weryfikacji,
faktury szybciej trafiają do właściwych osób,
dokumenty są kompletne i gotowe do księgowania,
łatwiej kontrolować status zobowiązań i zamykać okresy rozliczeniowe.
Zakupy i logistyka
szybsze powiązanie faktur z zamówieniami i dostawami,
natychmiastowe wykrywanie niezgodności,
mniejsze ryzyko zapłaty za nieodebrany lub niezgodny towar,
mniej czasu poświęcanego na wyjaśnienia z dostawcami.
Sprzedaż
faktury zawierają wszystkie dane wymagane przez kontrahentów,
rzadziej pojawiają się prośby o korekty lub wyjaśnienia,
proces płatności po stronie odbiorcy przebiega sprawniej.
Elektroniczny obieg faktur - poznaj nasze rozwiązanie w praktyce
Obejrzyj wideo na temat elektronicznego obiegu faktur. Wyjaśniamy jak to działa, jak wygląda automatyzacja, a także zdradzamy jakie korzyści przynosi w praktyce w konkretnych firmach.
