Jak lider branży cukierniczej skrócił czas realizacji procesów o 60%? Success story dr Gerard
Dr Gerard. Firma, będąca jednym z liderów rynku FMCG, stanęła przed wyzwaniem skrócenia czasu realizacji kluczowych procesów operacyjnych bez kompromisów w zakresie jakości.
Jakie działania okazały się kluczowe? Jak wyglądał proces transformacji i jakie wnioski mogą z niego wyciągnąć inne firmy? W niniejszym case study przyjrzymy się krok po kroku, w jaki sposób Dr. Gerard osiągnął zamierzone cele, oraz jakie lekcje płyną z tej historii dla całej branży.
Wąskie gardła operacyjne w dynamicznie rozwijającej się organizacji
Od dekad Dr. Gerard dostarcza wysokiej jakości herbatniki i wyroby cukiernicze klientom na rynkach międzynarodowych. Jako dynamicznie rozwijająca się marka FMCG działająca w silnie konkurencyjnym środowisku, firma nieustannie inwestuje w innowacje, nie tylko produktowe, ale również w obszarze zarządzania procesami i relacji z partnerami biznesowymi.
Wraz ze skalowaniem działalności, ekosystem cyfrowy organizacji przestał jednak nadążać za jej potrzebami. Rozproszone systemy, ograniczona integracja narzędzi oraz liczne procesy manualne zaczęły powodować wąskie gardła operacyjne. Dane były rozproszone w wielu źródłach, co utrudniało uzyskanie spójnego obrazu klientów, partnerów oraz wyników sprzedażowych.
,,Przy rosnącym wolumenie faktur kosztowych i towarowych organizacja potrzebowała większej automatyzacji oraz uporządkowania ścieżek akceptacyjnych. Równolegle rosła potrzeba zwiększenia transparentności w procesach opiniowania umów i zapotrzebowań zakupowych, tak aby na każdym etapie było jasne, kto i na jakim etapie odpowiada za decyzję.”
Jednocześnie rosnące oczekiwania dystrybutorów i partnerów handlowych wymagały szybszego dostępu do informacji, większej transparentności oraz wyższego poziomu obsługi. Dotychczasowe rozwiązania nie były już wystarczające, aby sprostać tym wymaganiom. Aby odpowiedzieć na te wyzwania, Dr. Gerard nawiązał współpracę z Suncode w celu wdrożenia nowoczesnej, skalowalnej platformy, takiej, która zintegruje dane, usprawni operacje i wesprze dalszy rozwój firmy.
Wdrożenie z myślą o przyszłości, czyli platforma AI
Kluczowym elementem transformacji było wdrożenie Plus Workflow – platformy AI do zarządzania procesami biznesowymi oraz elektronicznego obiegu faktur, wspieranego przez mechanizmy sztucznej inteligencji.
Kierownictwo dr Gerard, rozważało różne znane platformy, ale ostatecznie wybrało PlusWorkflow ze względu na przyjazny dla użytkownika interfejs, solidne możliwości integracji i elastyczność funkcjonalności.
Decyzja o wyborze systemu została również podyktowana strategicznym kierunkiem rozwoju opartym na wykorzystaniu AI w automatyzacji procesów biznesowych. Istotne było również to, że platforma nie tylko odpowiadała na bieżące potrzeby organizacji, ale także tworzyła solidne fundamenty pod dalszą cyfryzację i skalowanie procesów w przyszłości.
Dodatkowym atutem była możliwość szybkiego odwzorowania specyficznych procesów Dr. Gerard bez konieczności budowy rozwiązań od podstaw, co znacząco przyspieszyło wdrożenie i ograniczyło jego złożoność.
„Projekt został zrealizowany etapowo, co pozwoliło na precyzyjne dopasowanie systemu do specyfiki organizacji. Kluczową rolę odegrała ścisła współpraca zespołów finansowych, księgowych, IT oraz działu zakupów po stronie Dr. Gerard z zespołem wdrożeniowym Suncode.”
Synergia procesów. Sedno skutecznego wdrożenia
Wdrożenie zostało zaprojektowane w taki sposób, aby usprawniać nie tylko pojedynczy obszar, lecz wszystkie kluczowe procesy w organizacji jako spójny, zintegrowany ekosystem – taki, w którym każde działanie bezpośrednio wpływa na kolejne. Podejście to pozwoliło uporządkować operacje, ale przede wszystkim skutecznie wyeliminować istniejące wąskie gardła.
Każdy z elementów rozwiązania został dobrany w sposób celowy, chodziło o zwiększenie efektywność całego łańcucha procesów i wzmacniać efekt synergii pomiędzy nimi.
Jednym z kluczowych elementów wdrożenia Plus Workflow był Elektroniczny Obieg Faktur, który diametralnie zmienił sposób zarządzania dokumentami i procesami finansowymi w organizacji. Już w pierwszych tygodniach od wdrożenia odnotowano skrócenie czasu przetwarzania faktur o połowę, co przełożyło się na szybszy obieg informacji, lepszą kontrolę kosztów oraz znaczące ograniczenie pracy manualnej.
„PlusWorkflow otworzył przed nami zupełnie inny poziom zarządzania procesami. Automatyzacja i szybki dostęp do danych sprawiają, że możemy rozwijać organizację efektywniej i sprawniej. To solidny fundament pod dalsze innowacje i ekspansję.”
Wdrożenie objęło również procesy zakupowe i kontraktowe, wprowadzając ich standaryzację, jasne ścieżki decyzyjne oraz pełną transparentność. Automatyzacja akceptacji i integracja z systemem Microsoft Dynamics 365 zapewniły spójny przepływ danych, ograniczenie błędów oraz szybsze podejmowanie decyzji. W efekcie procesy stały się bardziej przewidywalne, skalowalne i odporne na rosnący wolumen operacji.
Co istotne, dzięki temu, że rozwiązania zostały zaprojektowane jako wzajemnie powiązane, usprawnienie jednego obszaru automatycznie wpłynęło na efektywność kolejnych procesów, co doprowadziło do skrócenia czasu realizacji wszystkich kluczowych procesów o 60%.
Dobrze zaprojektowana architektura rozwiązań stanowiła również solidną podstawę do wdrożenia KSeF, dzięki temu proces implementacji był znacznie prostszy, bardziej uporządkowany i zajął zdecydowanie mniej czasu.
Success story w liczbach
Wnioski
Jak pokazuje success story Dr Gerarda, kamieniem milowym w dynamicznej branży FMCG jest nie tylko zadbanie o najwyższą jakość produktów, ale także o sprawność odpowiednio zintegrowanych procesów wewnętrznych.
„Projekt od początku miał duży potencjał, bo zespół Dr Gerard doskonale wiedział, gdzie najbardziej ,,bolą” ich procesy. Naszym zadaniem było przekuć te potrzeby w konkretne rozwiązania i widać, że ta współpraca zadziałała. Najbardziej cieszy mnie to, że system nie tylko rozwiązał dzisiejsze problemy, ale jest gotowy na ambitne plany klienta”
Projektując wdrożenie, warto spojrzeć na organizację z lotu ptaka i analizować procesy jako spójny, wzajemnie powiązany ekosystem, a nie zbiór odrębnych działań. Dopiero taka perspektywa pozwala dostrzec zależności, które często są niewidoczne na poziomie pojedynczych operacji. Dzięki temu możliwe jest nie tylko eliminowanie wąskich gardeł, ale także budowanie efektu synergii pomiędzy procesami. W rezultacie organizacja osiąga wyraźnie lepsze i bardziej trwałe efekty biznesowe.
