System Plus Workflow wsparciem dla branży budowlanej
Przedsiębiorcy, którzy myślą innowacyjne i pragną utrzymać pozycję lidera na rynku, zdają sobie sprawę z faktu, jak istotną rolę w dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się świecie, odgrywają cyfryzacja i digitalizacja. Również branża budowlana coraz częściej dostrzega potrzebę optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych dzięki wykorzystaniu systemów do elektronicznego obiegu dokumentów i procesów biznesowych klasy Workflow. Cyfryzacja firmy nie jest prostym zadaniem, ale odpowiednio zaimplementowany system przynosi wiele wymiernych korzyści, a należycie dobrany system może wesprzeć branżę budowlaną m.in. w realizacji inwestycji.
Wychodząc naprzeciw wymaganiom branży budowlanej, firma Suncode stworzyła unikalne rozwiązanie pozwalające na efektywną pracę w zakresie kontroli budżetu zaplanowanego w ramach realizowanych inwestycji.
Realizacja inwestycji pod kontrolą dzięki Plus Workflow
Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów Plus Workflow kontrola wydatków w trakcie realizacji projektu jest możliwa i to już na etapie wprowadzania dokumentu do systemu.
System oparty jest o elektroniczny obieg zapotrzebowań zakupu i faktur, które realizują koszty zaplanowane w ramach realizowanego budżetu. Zaplanowany budżet realizacyjny stanowi punkt odniesienia, z którym porównywane są wartości wynikające z dokumentów dostarczanych do systemu.
Na początku, osoba odpowiedzialna za realizację projektu budowlanego i ustalenie budżetu, definiuje budżet w systemie Plus Workflow. Budżet może zostać zaimportowany z pliku Excel. Co istotne, Plus Workflow umożliwia wielokrotny import budżetu, w przypadku gdy dojdzie do korekt w tym zakresie.
Dzięki odpowiednio zdefiniowanemu budżetowi już na etapie składania zapotrzebowania, możliwa będzie weryfikacja kwoty zapotrzebowania z dostępnym budżetem.
System wyposażony jest w narzędzia, które ostrzegają osoby odpowiedzialne o anomaliach związanych z kosztami, np. kwota zarejestrowanego zapotrzebowania zsumowana z wcześniej procedowanymi dokumentami przekracza kwotę dostępnego budżetu dla określonej linii itp. Dzięki temu informacja o realizowanych kosztach dostępna jest na bieżąco, co pozwala planować wydatkowanie środków pieniężnych z odpowiednim wyprzedzeniem. Możliwe jest również raportowanie stanu wykonania budżetu w dowolnym momencie realizacji.
Korzyści wynikające z wdrożenia Plus Workflow dla branży budowlanej:
- Finansowa kontrola budżetu realizacyjnego w czasie rzeczywistym;
- Nadzór nad zakupami i wydatkowanymi środkami przed dokonaniem zakupu;
- Standaryzacja sposobu wydatkowania środków;
- Minimalizacja ryzyka nieautoryzowanych zakupów;
- Ułatwione prognozowanie alokacji środków pieniężnych w czasie;
- Ostrzeganie o przekroczeniach już na poziomie akceptacji zapotrzebowań zakupu;
- Ułatwienie procesowania faktur kosztowych z integracją z systemem FK;
- Możliwość wprowadzania dokumentów w miejscu ich dostarczenia, np. budowa;
- Możliwość rozbudowy systemu o inne proces, np. protokoły odbioru.