Zarządzanie dokumentami to coś, co łączy wszystkie przedsiębiorstwa niezależnie od ich wielkości, branży czy struktury organizacyjnej. Jest to obowiązek praco i czasochłonny, dlatego wiele firm postanawia wspomóc się systemem EZD – Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (ang. DMS – Document Management System). Jak jednak wybrać odpowiedni system spośród tak wielu dostępnych na rynku? Wiele zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, jednak jest kilka uniwersalnych cech, na które warto zwrócić uwagę.