Wielu liderów bankowości cyfrowej pochodzi z Polski – podaje Deloitte w raporcie z 2022 roku Digital Banking Maturity. Czołowe banki w swojej ofercie posiadają nie tylko usługi finansowe – aktualnie aplikacje bankowe umożliwiają zakup biletów transportu publicznego, opłacenie biletu parkingowego lub wjazdu na autostradę, uregulowanie podatku i wiele innych.

Można również zaobserwować, że dynamiczna sytuacja ekonomiczna na świecie jest jednym z głównych czynników, które przyczyniły się do rozwoju zdalnych usług bankowych. Dzisiaj, aby złożyć wniosek o pożyczkę, otworzyć lub zlikwidować konto nie trzeba wychodzić z domu – to wszystko jest możliwe poprzez aplikacje mobilne banku.

Jednak szybko zmieniające się potrzeby klientów, wymuszają bieżące korygowanie procesów, zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Natalie Myshkina, lider strategii usług finansowych i rozwoju strategicznego w firmie Adobe, w raporcie „Building Better Digital Document Workflows in Banking to Thrive in a Disrupted Environment” z listopada 2020 roku, informowała, że „[p]latformy do zarządzania dokumentami, weryfikacji aktywów i podpisu elektronicznego są niezbędne do obsługi klientów, sprostania bezpośrednim wyzwaniom i stworzeniu fundamentu na przyszłość”.

Biorąc pod uwagę powyższe informacje, można bez wątpienia stwierdzić, że banki muszą mieć na uwadze ciągły wewnętrzny rozwój technologiczny, który umożliwi im sprostanie wymaganiom otaczającego ich świata.

Podpis elektroniczny w instytucjach finansowych

Jak możemy przeczytać w raporcie przygotowanym przez American Banker na zlecenie firmy Adobe, aż 64% respondentów z sektora bankowości stosuje w codziennej pracy podpis elektroniczny, tuż za nim plasuje się wykorzystanie formularzy online (61%) i systemów do zarządzania dokumentami (55%).

Wykorzystanie podpisu elektronicznego staje się normą w systemach elektronicznego obiegu dokumentów. Jest to bezpieczne rozwiązanie, które pozwala na szybkie podpisanie dokumentu z dowolnej lokalizacji i urządzenia. Wdrożenie tej funkcji zapewnia użytkownikom wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu, czy redukcja kosztów związanych z drukowaniem, wysyłką i podpisywaniem dokumentów tradycyjnych.

Użytkownicy Plus Workflow już od dawna mają możliwość złożenia podpisu na dokumentach w formie elektronicznej m.in. przy pracy w procesie rejestracji i opiniowania umów. Jest to możliwe dzięki współpracy platformy z dostawcami rozwiązania: DocuSign, Autenti, Szafir, czy eSign.tech.

Korzyści z wykorzystania systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w bankowości

To, czego nie widzą klienci banków to mnóstwo dokumentów zawierających poufne dane, które są przetwarzane za zamkniętymi drzwiami. Każdy z nich musi być traktowany z najwyższą ostrożnością. Instytucje, których działalność opiera się na dokumentacji, muszą zapewnić jej sprawny i nieprzerwany obieg. Do automatyzacji procesów banki wykorzystują między innymi system elektronicznego obiegu dokumentów. Dlaczego?

  • Bezpieczeństwo przechowywanych danych

W porównaniu z tradycyjną archiwizacją dokumentów, systemy zarządzania dokumentami oferują udoskonalone funkcje bezpieczeństwa przechowywania dokumentów. Pliki są chronione hasłem i szyfrowane, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi. Co więcej, systemy zarządzania dokumentami umożliwiają administratorom śledzenie, kto i kiedy uzyskał dostęp do jakich dokumentów.

  • Zgodność z przepisami

W instytucjach finansowych zgodność z przepisami jest najważniejsza. Poprzez zastosowanie elektronicznego archiwum dokumentów i utrzymywanie w nim porządku, banki są w stanie odnaleźć w dowolnym momencie potrzebne dokumenty. Wykorzystując systemy zarządzania dokumentami jak Plus Workflow, zyskują pewność, że do informacji dostęp posiada tylko upoważniony personel.

  • Szybszy dostęp do dokumentów

Archiwa dokumentów, umożliwiają bankom szybkie odnalezienie i odzyskanie potrzebnych dokumentów. Jest to możliwe dzięki takim funkcjom, jak wyszukiwanie, które pozwala użytkownikom przeszukiwać archiwum, używając słów kluczowych.

  • Obniżone koszty operacyjne

Wykorzystanie systemu obiegu dokumentów pozwala bankom również na zaoszczędzenie funduszy. Wykorzystanie EOD przyczynia się do wyeliminowania papierowej dokumentacji oraz obniżenia kosztów utrzymania archiwum instytucji (specjalne pomieszczenie, papier oraz osoby za nią odpowiedzialne). Warto dodać, że systemy zarządzania dokumentami mogą zautomatyzować zadania wykonywane do tej pory manualnie, jak skanowanie i indeksowanie dokumentów, co przyczynia się do skrócenia czasu potrzebnego do wykonania tych zadań.

Suncode dla branży finansowej

Instytucje finansowe często decydują się na rozwiązania oferowane przez Suncode ze względu na nasze długoletnie doświadczenie oraz oferowane przez nas najnowocześniejsze systemy informatyczne do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie.

Do rozwiązań oferowanych przez system Plus Workflow, które cieszą się największą popularnością wśród instytucji finansowych zaliczamy:

  • proces rejestracji i obsługi faktur,
  • proces obsługi korespondencji,
  • proces archiwizowania dokumentacji klientów Banku (w tym dokumentów kredytowych),
  • proces obsługi wniosków kredytowych,
  • dodawanie nowego kontrahenta dla usługi faktoringu,
  • moduły umożliwiające złożenie podpisu elektronicznego np. Plus DocuSign,
  • oraz moduły usprawniające masowe skanowanie dokumentów np. Plus Barcode Reader.

Nasi specjaliści pomogą twojej firmie dostosować narzędzia, które umożliwią jej efektywny elektroniczny obieg dokumentów, jednocześnie poprawiając przy tym jej bezpieczeństwo i zgodność z przepisami poprzez zastąpienie przestarzałych procesów.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Napisz już dziś do naszych konsultantów na sprzedaz@suncode.pl!