Kodeks Pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Odpowiednio prowadzona ewidencja powinna zawierać takie informacje jak np. liczba przepracowanych godzin, godziny przyjścia i wyjścia z pracy, zwolnienia z pracy czy urlopy. Jest to niezwykle istotne zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i samego pracownika, jako że informacje te są podstawą podczas obliczania wynagrodzenia czy też przyznawania bonusów.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy w sposób papierowy może nastręczać wiele niedogodności, jako że jest niezwykle czasochłonne, a do tego łatwo o zaginięcie czy uszkodzenie dokumentacji. Właśnie z tego względu pomocne okazuje się odpowiednie oprogramowanie, umożliwiające prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy i przechowywanie dokumentów w jednym, bezpiecznym miejscu.

Plus Workflow wsparciem dla pracodawców i pracowników

System Plus Workflow umożliwia ewidencjonowanie czasu pracy każdego pracownika na indywidualnej karcie, bez względu na formę zatrudnienia. Wszystko odbywa się w kilku prostych krokach i jest wykonywane bezpośrednio przez pracownika z poziomu systemu.

Na początku użytkownik musi zalogować się do systemu elektronicznego obiegu dokumentów i procesów — Plus Workflow, w którym dostępny będzie odpowiednio skonfigurowany pulpit ewidencji czasu pracy.

Rysunek 1. Pulpit pracownika – ewidencja czasu pracy

Po wybraniu opcji Rozpocznij dzień pracy uruchamiany zostaje formularz, na którym pracownik potwierdza swoją obecność w pracy w danym dniu. Na tym etapie, jest on zobligowany do podania trybu pracy (w biurze, zdalna, delegacja) oraz opisu zaplanowanych zadań. Pola Nr ewidencji, Pracownik, Forma zatrudnienia, Data, wypełniane są automatycznie przez system.

Rysunek 2. Formularz rozpoczęcia dnia pracy

Tak wypełniony formularz przesyłany jest na następny etap – Zakończenie dnia pracy.

Po zakończeniu pracy pracownik wybiera zadanie, jakim jest zakończenie dnia pracy. Na tym etapie nie może on już edytować pól Tryb pracy oraz Data. Użytkownik zobligowany jest natomiast do podania deklarowanego czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy. Po wpisaniu wymaganych danych system automatycznie oblicza dzienny czas pracy oraz ewentualną liczbę przepracowanych nadgodzin. Pracownik może edytować pole Opis, jeśli zakres wykonanych obowiązków różni się od tych wcześniej zaplanowanych. Po zatwierdzeniu proces kończy się lub w przypadku przepracowania nadgodzin, trafia do przełożonego celem akceptacji.

Rysunek 3. Formularz zakończenia dnia pracy

Warto zaznaczyć, że w systemie dostępna jest Twoja lista obecności, na której pracownik może zobaczyć ewidencję czasu pracy za wybrany okres, z dokładnym opisem wykonanych zadań, liczbą przepracowanych godzin, jak również liczbą nadgodzin i sposobem ich rozliczenia.

Pod koniec każdego miesiąca bądź okresu rozliczeniowego, osoba odpowiedzialna może wygenerować plik z ewidencją czasu pracy dla każdego pracownika w formacie PDF i przesłać do działu księgowości w celu obliczenia wynagrodzenia. Wygenerowany w ten sposób dokument zawiera wszystkie niezbędne informacje, w tym okres urlopu z jego rodzajem czy zwolnienia lekarskie.

Ewidencja czasu pracy jeszcze nigdy nie była tak sprawna!

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemu Plus Workflow i jego funkcjonalności, bądź umówić się na prezentację systemu nie wahaj się i napisz do nasz na adres sprzedaz@suncode.pl lub zadzwoń + 48 (61) 8200-449.