Umożliwia on automatyczne odbieranie, generowanie oraz wysyłanie ustrukturyzowanych faktur między obiema platformami bezpośrednio z systemu Plus Workflow, który samodzielnie dokonuje odczytu faktury i załącza jej wizualizację w formacie PDF do formularza zadania.Użytkownik, korzystając tylko z jednego przycisku, jest w stanie przetransferować informacje z faktury do formularza, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.
Plus KSEF
Dzięki aplikacji Plus KSEF przedsiębiorca nie musi zajmować się techniczną obsługą faktur ani ich przygotowaniem w wymaganym ustrukturyzowanym formacie, a system automatycznie sprawdza poprawność zarówno wysyłanych, jak i odbieranych faktur. Wysyłasz i odbierasz faktury zgodnie z przepisami dotyczącymi e-fakturowania.
Zaufali nam
Jak aplikacja Plus KSEF usprawni Twoją pracę
Prosta i intuicyjna obsługa
Obsługa załączników
100% poprawności danych
Raportowanie
Błyskawiczna wysyłka i odbiór faktur
Integracja z każdym systemem
Plus KSEF dla biznesu
Plus KSEF to nie tylko sprawna komunikacja z platformą KSEF, to również szybszy i sprawniejszy obieg faktur w przedsiębiorstwie. Dzięki temu Twoje dane są bezpieczne i oszczędzasz czas pracowników by mogli skupić się na innych zadaniach. Gwarancja sprawnej optymalizacji obiegu faktur
Kluczowe funkcjonalności Plus KSEF
Wyeliminowanie duplikatów faktur
Plus Workflow kontroluje numery przetwarzanych dokumentów. W przypadku wykrycia duplikatu faktury pojawia się odpowiedni alert, informujący użytkownika o błędzie.
Sprawny przepływ danych
Wtyczka Plus KSeF umożliwia dwukierunkowy transfer danych między obiema platformami i obsługę wszystkich faktur w ramach jednego systemu Plus Workflow.
Możliwość weryfikacji ścieżki obsługi faktury
System śledzi etapy obiegu wszystkich dokumentów, dając użytkownikom wgląd do wprowadzanych zmian.
Zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników
Administrator systemu zarządza dostępem użytkowników do poszczególnych dokumentów. Wszelkie działania związane z obiegiem faktur mogą wykonać wyłącznie autoryzowani pracownicy.
Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej
Wbudowane, elektroniczne archiwum Plus Workflow automatycznie zapisuje wszystkie dokumenty, regularnie tworząc ich kopie zapasowe. Dzięki temu zniwelowane jest ryzyko zagubienia faktury bądź trafienia jej w niepowołane ręce.
Automatyczny odczyt danych i uzupełnienie formularzy
Plus Ksef pobiera plik w XML dzięki któremu możemy automatycznie odczytywać dane z faktury i uzupełniać formularze systemu ze 100% skutecznością co redukuje powstanie błędów do 0. OCR nie jest wymagany
Błyskawiczne wdrożenie. Bez kodowania.
Korzyści dla przedsiębiorców
- Skrócenie czasu> na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni.
- Wprowadzenie jednego standardu faktury, co ograniczy liczbę błędów na dokumentach.
- Zastąpienie papierowych i elektronicznych (PDF) dokumentów danymi cyfrowymi – faktury nie będą musiały być wysyłane pocztą ani jako załączniki e-maili.
- Przyspieszenie wymiany danych między kontrahentami i ułatwienie wzajemnych rozliczeń – faktury ustrukturyzowane będą dostępne dla odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym, co zwiększy automatyzację procesów księgowych.
- Eliminacja ryzyka duplikacji faktur – brak możliwości zagubienia lub zniszczenia dokumentu.
- Możliwość śledzenia obiegu faktury – gwarancja, że dokument dotarł do kontrahenta.
- Standaryzacja procesu korygowania błędów – poprawki na fakturach przesłanych do KSeF będą wprowadzane wyłącznie za pomocą faktur korygujących, co wyeliminuje noty korygujące.
- Zniesienie obowiązku archiwizowania papierowych faktur – ustrukturyzowane faktury będą przechowywane przez 10 lat w KSeF, co zwalnia przedsiębiorców z konieczności używania odrębnych systemów archiwizacji.
Od kiedy startuje obowiązek e-fakturowania?
Przesunięcie terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF na 1 lutego 2026 r. zapewnia przedsiębiorcom dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych wymogów. Warto wykorzystać ten okres na odpowiednie przygotowanie i wybór narzędzi dopasowanych do przyszłych zmian.
1 luty 2026
dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł
1 kwietnia 2026
dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców
Opinia eksperta
"Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to przyszłość polskiej księgowości, dlatego warto już teraz zadbać o automatyzację procesów i integrację systemów w firmie. Wczesne przygotowanie pozwala uniknąć opóźnień, usprawnia przepływ dokumentów i daje przewagę konkurencyjną na dynamicznie zmieniającym się rynku." - Mateusz Balcerek, Ekspert ds. Wdrożeń KSEF
Najczęstsze pytania dotyczące e-fakturowania
Czym jest Krajowy System e-faktur?
KSeF system informatyczny wprowadzony w Polsce przez Ministerstwo Finansów. Jego celem jest umożliwienie wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Dokumenty te przekazywane są w standardowym formacie XML, który ułatwia wymianę dokumentów między przedsiębiorcami oraz kontrolowanie ich przez administrację skarbową.Obowiązek korzystania z KSeF był już kilka raz przesuwany. 26 kwietnia 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy, etapowy harmonogram wdrożenia KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. KSEF będzie obowiązkowy dla wszystkich.
Dla kogo przeznaczony jest KSeF?
KSeF jest przeznaczony dla różnych grup podmiotów gospodarczych, w tym:
- Przedsiębiorcy (podatnicy VAT)
Firmy rozliczające VAT są główną grupą zobowiązaną do korzystania z KSeF. Obejmuje to zarówno duże, średnie, małe, jak i mikroprzedsiębiorstwa. - Podmioty niebędące podatnikami VAT
W niektórych przypadkach, np. w ramach transakcji z podmiotami zwolnionymi
z VAT, korzystanie z KSeF może być również konieczne, jeśli są one wystawcami faktur. - Jednostki budżetowe i sektor publiczny
Takie jak organy administracji publicznej i instytucje samorządowe. - Firmy współpracujące z polskimi przedsiębiorcami
KSeF dotyczy transakcji krajowych, ale firmy zagraniczne prowadzące działalność w Polsce, które są zarejestrowane do VAT w Polsce, również muszą stosować system w odniesieniu do swoich polskich transakcji.
Dostawcy oprogramowania i księgowi
Firmy świadczące usługi księgowe lub dostarczające systemy ERP i finansowo-księgowe muszą dostosować swoje narzędzia do obsługi faktur ustrukturyzowanych i KSeF
Czy można integrować KSeF z systemami ERP?
Tak, KSeF można zintegrować z popularnymi systemami ERP poprzez moduły API lub dodatkowe rozszerzenia dostarczane przez producentów oprogramowania.
Czy Plus KSeF umożliwia przesyłanie i odbieranie faktur?
Tak, dzięki aplikacji użytkownicy mogą zarówno odbierać, przesyłać, jak i archiwizować faktury bezpośrednio z systemu Plus Workflow.
Jak długo faktury są przechowywane w KSeF?
Zgodnie z przepisami, faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat od momentu ich wystawienia. W systemie Plus Workflow przechowywane są one przez czas nieograniczony, w bezpiecznych strukturach elektronicznego archiwum.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Jest to rodzaj faktury elektronicznej zapisanej w formacie pliku XML. W odróżnieniu od tradycyjnych faktur papierowych lub plików PDF, faktury ustrukturyzowane są czytelne zarówno dla ludzi, jak i dla systemów informatycznych, co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie.
Jakie wyzwania i korzyści niesie ze sobą KSeF?
Krajowy System e-Faktur wprowadza nowe standardy w obiegu dokumentów księgowych, oferując firmom korzyści w postaci automatyzacji, bezpieczeństwa czy redukcji kosztów. Niemniej jednak wymaga on również od przedsiębiorstw reorganizacji struktur administracyjno-finansowych oraz dostosowania swoich systemów do nowej platformy państwowej.
Wyzwania
- Obowiązek integracji z systemem
- Adaptacja technologiczna obecnej infrastruktury przedsiębiorstwa
- Koszty związane z dopasowaniem systemów
- Szkolenia i zmiany organizacyjne w zakresie korzystania z KSeF
Korzyści
- Uproszczenie procesów księgowych
- Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT – do 40 dni
- Zmniejszenie kosztów administracyjnych
- Wzrost bezpieczeństwa dokumentów
- Szybszy obieg dokumentów
- Zachowanie transparentności i zgodności z przepisami
- Stały dostęp do faktur
Jakie formaty faktur obsługuje KSeF?
KSeF akceptuje faktury w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej (FA_VAT). Nie obsługuje formatów PDF, DOC ani innych dokumentów tekstowych.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Wszystkie przedsiębiorstwa mają utworzone „konto” w systemie Ministerstwa Finansów. Dzięki temu, korzystanie z KSeF nie wymaga zakładania dodatkowej rejestracji. Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur można uzyskać po uwierzytelnieniu się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub tokenu wygenerowanego w systemie KSeF.
Ile kosztuje wdrożenie Plus KSeF?
Koszt wdrożenia zależny jest od jego złożoności – w tym liczby użytkowników, ilości miesięcznie przetwarzanych dokumentów czy odzwierciedlenia w systemie dodatkowych procesów biznesowych. Wszystkie wyceny sporządzane są indywidualnie, zgodnie z potrzebami naszych klientów.