Błędy są naturalną częścią życia człowieka, także tego zawodowego. Jak możemy przeczytać w publikacji Obciążenie wynikające z presji czasu – ocena i profilaktyka [1], napisanej przez Joannę Kamińską i Andrzeja Najmieca, czynnikami wpływającymi na obciążenie zarówno fizyczne, jak i psychiczne pracownika, jest praca pod presją czasu oraz, powiązana z nią, rutynowość pracy. Takie warunki powodują problemy związane z utrzymaniem koncentracji, co przekłada się na zwiększone ryzyko popełnienia błędu. Co więcej, według wyników badań, dotyczących organizacji i rozkładu pracy w 2019 roku, opublikowanych przez GUS, w Polsce jedynie 16,5% zatrudnionych nie odczuwa stresu, związanego z presją czasu w miejscu pracy.

Chcąc poprawić komfort pracowników, pracodawcy mogą podjąć działania mające na celu redukcję stresu zawodowego. Tym bardziej że w świetle prawa, to oni właśnie są odpowiedzialni za błędy zatrudnionych oraz wyrządzone przez nich szkody. Według raportu 6th European Working Conditions Survey [2] opublikowanego w 2017 roku przez Eurofound, do głównych determinantów tempa pracy należą przede wszystkim bezpośrednie wymagania klientów (68%), cele produkcyjne i wydajnościowe (42%), tempo pracy współpracowników (39%), czy bezpośrednia kontrola ze strony przełożonego (35%). Oczywiście, pracodawca nie ma wpływu na wszystkie z wymienionych czynników, natomiast nad większością z nich można sprawnie zapanować dzięki wdrożeniu odpowiedniego rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi klasy Workflow.

W dalszej części artykułu przedstawimy, jak wprowadzenie do przedsiębiorstwa elektronicznego obiegu dokumentów, przyczynia się do ograniczenia stresu oraz monotonii pracy, a w konsekwencji minimalizuje ryzyko popełnienia błędów oraz zwiększa wydajność przedsiębiorstwa.

Plus Workflow narzędziem zwiększającym komfort pracownika

Całkowita eliminacja błędu ludzkiego w przedsiębiorstwie jest praktycznie niemożliwa. Należy pamiętać, że pomyłki są częścią procesu uczenia się, ale nawet najbardziej doświadczonemu pracownikowi może powinąć się noga. Możliwe jest jednak wyeliminowanie przynajmniej części działań, które generują najwięcej błędów. Intensywny rozwój digitalizacji, mający miejsce w ostatnich latach, pozwala dzisiejszym firmom zautomatyzować wiele procesów, które dotychczas wymagały ingerencji pracownika. Nasz autorski system Plus Workflow, poza bazowymi funkcjami, oferuje wiele modułów usprawniających pracę w każdym przedsiębiorstwie – niezależnie od jego branży czy wielkości.

Funkcjonalności systemu Plus Workflow przyczyniające się do minimalizacji błędu ludzkiego w firmie:

  • Przekazywanie zadań etapami od użytkownika – do użytkownika, ograniczające dostęp osób trzecich do danych wrażliwych;
  • Automatyczne tworzenie kopii zapasowych;
  • Elektroniczne archiwum;
  • Alerty o niezgodnościach – m.in. przekroczenia budżetu firmy podczas składania zapotrzebowania;
  • Automatyczne wprowadzanie danych do formularza zadania dzięki mechanizmowi OCR – m.in. dane kontrahenta z faktury;
  • Moduł pozwalający na ponowne uruchomienie zakończonego już procesu, w celu naniesienia zmian lub poprawek – Plus Restore;
  • Moduł umożliwiający administratorom planowanie harmonogramu automatycznie uruchamianych procesów lub akceptacji zadań – Plus ScheduledTask.

W rezultacie przedsiębiorstwo zyska szereg korzyści, m.in.:

  • Odciążenie pracownika z dotychczasowych obowiązków, wymagających samodzielnego wpisywania powtarzających się danych;
  • Automatyzacja procesów i eliminacja nieefektywnych działań;
  • Zwiększenie kontroli nad zleconymi zadaniami;
  • Uporządkowanie i segregacja dokumentów;
  • Usprawniony przepływ informacji;
  • Pełne bezpieczeństwo przechowywanych informacji;
  • Minimalizacja presji czasu.

Podsumowując, jest wiele czynników zwiększających ryzyko popełnienia błędu w przedsiębiorstwie. Możliwe jest jednak zminimalizowanie tych, które wynikają z zawodności człowieka. System Plus Workflow pomoże Twoim pracownikom zmniejszyć stres zawodowy, dzięki redukcji czasu potrzebnego do wykonania obowiązków służbowych, ograniczy rutynowość pracy wskutek automatyzacji procesów wymagających dotychczas udziału człowieka, a także bezpośrednio przyczyni się do zwiększenia zysków Twojej firmy.

Jeśli zainteresował Cię powyższy artykuł, skontaktuj się już dziś z naszymi konsultantami pisząc na sprzedaz@suncode.pl

[1] Kamińska, J., A. Najmiec. Obciążenie wynikające z presji czasu-ocena i profilaktyka. Centralny Instytut Ochrony Pracy-Państwowy Instytut Badawczy, 2016.

[2] Eurofound, Wilczynska, A., Cabrita, J., Parent-Thirion, A. et al., 6th European working conditions survey – 2017 update, Publications Office, 2017, https://data.europa.eu/doi/10.2806/422172