Elektroniczny obieg korespondencji Plus Workflow to rozwiązanie, które umożliwia sprawne rejestrowanie, przechowywanie i udostępnianie wszystkich firmowych pism i dokumentów — zarówno przychodzących, jak i wychodzących. Cała korespondencja znajduje się w jednym miejscu, zapewniając łatwy dostęp dla uprawnionych użytkowników. Dodatkowo elektroniczna kancelaria jest zintegrowana z krajowym systemem e-Doręczeń, co pozwala na obsługę oficjalnej korespondencji w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Obieg korespondencji
Plus Obsługa Korespondencji umożliwia szybkie rejestrowanie, archiwizowanie i udostępnianie firmowej korespondencji — zarówno przychodzącej, jak i wychodzącej. Wszystkie dokumenty są gromadzone w jednym miejscu, z łatwym dostępem dla uprawnionych osób. Rozwiązanie jest zintegrowane z krajowym systemem e-Doręczeń, co umożliwia obsługę korespondencji elektronicznej zgodnie z przepisami.
Zaufali nam
Czym jest elektroniczny obieg korespondencji od Plus Workflow?
Bezpieczeństwo korespondencji firmowej
Obsługa korespondencji Plus Workflow to zwiększona kontrola nad dokumentami – nadzór nad odpowiednim nadaniem ich przez kancelarię oraz zminimalizowane ryzyko nieupoważnionego dostępu do informacji – dystrybuowanie przesyłek do wskazanych adresatów wewnątrz firmy. Dodatkowo system umożliwia zdefiniowanie raportów zbiorczych korespondencji, dzięki czemu wszelkie informacje na jej temat zapisywane są w archiwum systemu i dostępne dla upoważnionych użytkowników 24/7.
Korespondencja przychodząca
Obieg korespondencji przychodzącej umożliwia sprawne rejestrowanie i uporządkowane przekazywanie pism w firmie. Każda otrzymana przesyłka trafia do systemu, gdzie zostaje zarejestrowana i skierowana do odpowiednich osób. Dzięki temu uprawnieni użytkownicy mogą w każdej chwili szybko odszukać konkretny dokument oraz sprawdzić jego aktualny status i historię obiegu.
Funkcjonalności
Nadawanie numerów spraw umożliwiające łączenie korespondencji w zakresie jednego tematu
Możliwość wyszukania dokumentów dzięki zaawansowanej wyszukiwarce
Automatyczne tworzenie dziennika korespondencji wychodzącej i przychodzącej
Możliwość integracji z usługą eNadawca Poczty Polskiej oraz usługami firm kurierskich
Powiadomienia mailowe o oczekującej w systemie korespondencji
Generowanie książki podawczej w formacie PDF
Pełny monitoring rejestrowanych i procesowanych dokumentów, historia zmian
AI OCR – czyli inteligentna obsługa dokumentów
Integracja z podpisem elektronicznym
Monitoring terminów
Dzięki aplikacji elektroniczny obieg korespondencji zyskujesz:
Automatyczną rejestrację i archiwizację dokumentów
Zmniejszasz koszty operacyjne
Prosta i intuicyjna obsługa obiegu korespondencji w firmie
Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Centralizacja wszystkich dokumentów
Porządek w korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Korespondencja wychodząca
Moduł korespondenci wychodzącej stanowi rozwiązanie pozwalające na ewidencję przesyłek wychodzących z organizacji oraz kontrolę ich nadania przez pracowników sekretariatu bądź działu administracji. Obejmuje przygotowanie, nadzór i wysyłkę dokumentów do odbiorców zewnętrznych. Wykorzystując opcję dodawania dokumentów do procesów każde pismo zostanie zarchiwizowane w elektronicznym repozytorium. Zastosowanie aplikacji obiegu korespondencji znacząco usprawnia przygotowanie i wysyłkę dokumentów automatyzując kluczowe etapy procesu, minimalizując ryzyko błędów oraz zapewniając pełną kontrolę nad historią wysyłek i zgodnością z procedurami.
Wybrane przykłady użycia
„Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu korespondencji uporządkowało proces zarządzania dokumentami w naszej organizacji. Teraz każda przesyłka jest łatwo rejestrowana, dostępna w jednym miejscu i szybko trafia do właściwych osób. To rozwiązanie znacząco usprawniło komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, a także poprawiło kontrolę nad firmową korespondencją.”
„Elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej uporządkował proces zarządzania pismami w naszej firmie. Teraz wszystkie przesyłki są rejestrowane i trafiają do odpowiednich osób bez zbędnych opóźnień. System zapewnia nam pełną kontrolę nad dokumentacją i szybki dostęp do historii korespondencji w jednym miejscu.”
Najczęstsze pytania
Czym jest obieg korespondencji?
Elektroniczny obieg korespondencji to cyfrowy sposób zarządzania pismami przychodzącymi i wychodzącymi w firmie.
Plus Obsługa Korespondencj to właśnie taki obieg, który umożliwia rejestrowanie, przechowywanie, udostępnianie i śledzenie dokumentów w jednym miejscu, co usprawnia pracę i zwiększa bezpieczeństwo informacji. Oferuje także centralny dostęp do całej korespondencji oraz integrację z krajowym systemem e-Doręczeń. Dzięki temu możliwa jest obsługa oficjalnych pism w formie elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Jak działa obieg korespondencji przychodzącej w firmie?
Obieg korespondencji przychodzącej pozwala na uporządkowane rejestrowanie i przekazywanie pism wewnątrz organizacji. Każda przesyłka jest wprowadzana do systemu, co umożliwia jej szybkie odnalezienie, śledzenie statusu i historii przekazywania przez uprawnionych pracowników.
W aplikacji Plus Workflow korespondencja przychodząca jest automatycznie rejestrowana i kierowana do odpowiednich osób lub działów. Użytkownicy mają stały dostęp do dokumentów oraz pełny wgląd w ich status i historię obiegu, co znacząco przyspiesza i porządkuje pracę z pismami.
Co to jest obieg pisma?
Obieg pisma to droga, jaką przebywa dokument (np. notatka, pismo, przesyłka) w jednostce organizacyjnej, od momentu jego wpływu do instytucji aż do zakończenia sprawy, której dotyczy.
Jakie korzyści daje elektroniczna obsługa korespondencji w firmie?
Elektroniczna obsługa korespondencji pozwala lepiej kontrolować obieg pism w organizacji. Zapewnia bezpieczeństwo informacji, precyzyjne kierowanie dokumentów do właściwych osób i stały dostęp do historii przesyłek.
Aplikacja Plus Workflow dodatkowo umożliwia pełen nadzór nad rejestrowaniem i przekazywaniem korespondencji przez kancelarię, ogranicza ryzyko nieuprawnionego dostępu oraz pozwala tworzyć raporty zbiorcze. Cała dokumentacja jest archiwizowana i dostępna 24/7 dla upoważnionych użytkowników.
Jakie funkcje oferuje nowoczesny system do obsługi korespondencji?
FAQ: Jakie funkcje oferuje nowoczesny system do obsługi korespondencji?
Nowoczesne systemy do zarządzania korespondencją oferują szereg funkcji usprawniających codzienną pracę. Umożliwiają m.in. nadawanie numerów spraw, automatyczne tworzenie dzienników korespondencji, integrację z usługami kurierskimi i pocztowymi, a także dostęp do zaawansowanej wyszukiwarki dokumentów. Dodatkowo oferują monitoring terminów, powiadomienia mailowe, elektroniczne podpisy oraz inteligentne rozpoznawanie dokumentów (AI OCR).
Aplikacja Plus Workflow zapewnia wszystkie te funkcje, umożliwiając pełną kontrolę nad obiegiem pism. Pozwala łączyć korespondencję w ramach jednej sprawy, automatycznie rejestruje przesyłki, integruje się z eNadawcą i firmami kurierskimi, generuje dzienniki i książki podawcze w PDF. Oferuje też monitoring dokumentów i terminów, historię zmian oraz integrację z podpisem elektronicznym. Dzięki funkcji AI OCR rozpoznaje dane z dokumentów, przyspieszając ich obsługę.
Jakie są rodzaje korespondencji w firmie?
Korespondencja przychodząca – pisma i przesyłki wpływające do firmy (np. od klientów, urzędów, kontrahentów).
Korespondencja wychodząca – dokumenty wysyłane na zewnątrz (np. odpowiedzi, oferty, zapytania).
Korespondencja wewnętrzna – pisma wymieniane pomiędzy działami lub pracownikami w organizacji.
Formularz kontaktowy
Jeśli potrzebujesz pomocy eksperta w wyborze rozwiązania skrojonego na miarę Twoich potrzeb, wypełnij poniższy formularz. Postaw na cyfrową transformację i optymalizację procesów biznesowych z Suncode. Podczas rozmowy z naszym ekspertem:
- odpowiemy na każde Twoje pytanie
- opowiemy o konkretnych wdrożeniach w Twojej branży
- zaprezentujemy wybraną aplikację
- doradzimy optymalne rozwiązanie
Możesz również skontaktować się z nami telefonicznie, bądź wysłać maila na adres: sprzedaz@suncode.pl