Plus eKancelaria - korespondencja firmowa w jednym miejscu

Pakiet Kancelaria to jedno rozwiązanie w ramach którego otrzymujesz szereg niezbędnych funkcjonalności niezbędnych w codziennej pracy sekretariatu i administracji. Teraz, korespondencja firmowa – przychodząca i wychodząca, jest automatycznie rejestrowana i archiwizowana. Nie musisz szukać rozproszonych rozwiązań, które należy integrować z obowiązkowymi eDoręczeniami. Całość, wraz z elektronicznym archiwum dokumentów, otrzymujesz w ramach pakietu.

System umożliwia rejestrowanie przesyłek przychodzących do organizacji i wychodzących z niej oraz przekazywanie ich do odpowiednich pracowników. Dotyczy to zarówno przesyłek papierowych, jak i wiadomości elektronicznych wysyłanych i odbieranych przez system e-Doręczenia (np. pisma z urzędów, sądów czy instytucji administracyjnych).

Dodatkowo system pozwala prowadzić sprawy, do których można dołączać zarówno korespondencję jak i inne dokumenty, a na końcu archiwizować je w wersji elektronicznej. Każda sprawa może zostać opisana zgodnie z JRWA, w ramach którego następuje przypisanie dokumentów do odpowiedniej grupy według ustalonego symbolu, hasła i kategorii archiwalnej.

E-Kancelaria to kontrola terminów, przypomnienia, bezpieczny i szybki dostęp do dokumentów.

Dzięki platformie rejestrujesz korespondencję przychodzącą i wychodzącą. Tworzysz przejrzystą ewidencję nie tylko przesyłek i paczek, lecz również pism urzędowych, sądowych i administracyjnych (poprzez automatyczną integrację z eDoręczeniami). Dzięki intuicyjnemu a zarazem przejrzystemu interfejsowi obsługa korespondencji staje się jeszcze łatwiejsza.

• przechowuj dowolne załączniki
• dodawaj skany korespondencji
• przypisuj korespondencję do wybranych osób w organizacji
• monitoruj każdą korespondencję
• korzystaj z zaawansowanej wyszukiwarki

System umożliwia bezpośrednią integrację z usługą eDoręczenia, dzięki czemu dokumenty odbierane elektronicznie są automatycznie pobierane i szybko przekazywane do dalszego obiegu wewnętrznego. Plus eKancelaria współpracuje również z usługą eNadawca oraz systemami firm kurierskich, co ułatwia przygotowywanie, nadawanie i monitorowanie przesyłek, bez konieczności ręcznego wpisywania danych w różnych systemach.

Automatyczne alerty i przypomnienia o istotnych terminach oraz zadaniach, wysyłane zarówno w systemie, jak i na e-mail, wspierają użytkowników w utrzymaniu porządku i terminowej realizacji obowiązków.

Dzięki integracji z modułem podpisu elektronicznego, wszelkie dokumenty możesz podpisywać elektronicznie za pomocą podpisu kwalifikowanego lub innego dostawcy.

Dzięki zastosowanej sztucznej inteligencji możesz automatycznie dzielić korespondencję przychodzącą z eDoręczeń dla poszczególnych adresatów lub oddziałów firmy. Ponadto rozbudowując aplikację o moduł AI OCR możesz każdy dokument, nawet ten zeskanowany przekonwertować do formy edytowalnej np. do formularza w systemie.