Przedsiębiorstwa na całym świecie zdają sobie sprawę z tego, jak istotne jest ograniczenie dokumentacji w wersji papierowej w codziennej pracy, nie tylko ze względów biznesowych, ale również ekologicznych. Skutkiem tego, w myśl idei Paperless, firmy coraz częściej decydują się na wdrożenie rozwiązań do digitalizacji dokumentów i szeroko pojętej cyfryzacji przedsiębiorstwa. Tego typu podejście niesie za sobą wymierne korzyści – nie tylko minimalizuje ilość wykorzystywanych kartek papieru, ale również zwiększa bezpieczeństwo przetwarzanych dokumentów i ogranicza koszty związane z ich obsługą.

Elektroniczny obieg dokumentów – fakty i mit(y)

FAKT

Elektroniczny obieg dokumentów to system, którego zadaniem jest usprawnienie przepływu dokumentacji oraz informacji pomiędzy pracownikami. Pozwala on nie tylko na efektywny obieg informacji pomiędzy m.in. działami firmy, ale również bieżące monitorowanie i aktualizację dokumentów (np. umowy), oraz ich archiwizację w bezpiecznych strukturach systemu. Ponadto odpowiednio wdrożony system do elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia nieustanny dostęp do zapisanych w nim danych, z dowolnej lokalizacji i dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

MIT

Według badań przeprowadzonych przez fundację Digital Poland aż 53% ankietowanych uważa, że elektroniczny obieg dokumentów jest niebezpieczny, jako że dane łatwiej mogą dostać się w niepowołane ręce.

Nie jest to prawdą. Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów muszą spełniać szereg wymagań związanych z bezpieczeństwem. Dokumenty są odpowiednio szyfrowane za pomocą specjalnego klucza, a dostęp do nich posiadają tylko autoryzowani użytkownicy. System musi również spełniać wszelkie wymogi płynące z RODO.

FAKT

Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów usprawnia przepływ informacji w firmie, a ponadto przyspiesza wymianę pism, na co zwróciło uwagę aż 80% ankietowanych przez Digital Poland. Dodatkowo ankietowani (78%) słusznie wskazali, że rozwiązanie ogranicza zużycie papieru, co pozytywnie wpływa na środowisko naturalne.

Elektroniczny obieg dokumentów z Plus Workflow

Suncode proponuje swoim Klientom elektroniczny system obiegu i archiwizacji dokumentów BPM — Plus Workflow.

System ten jest nie tylko kompleksowy i nowoczesny, ale przede wszystkim bezpieczny. Co równie istotne, jest on elastyczny i może zostać dowolnie dostosowany do wymagań naszych Klientów. Użytkownik może skorzystać ze standardowej wersji systemu, która pozwala na zarządzanie całością dokumentacji przedsiębiorstwa w podstawowym zakresie, lub sięgnąć do dodatkowych modułów dostosowanych do profilu działalności firmy. Niezależnie od wybranego wariantu, system umożliwia zarządzanie procesami biznesowymi i dokumentami, projektowanie nowych procesów, czy też tworzenie e-dokumentów i archiwizowanie treści.

Naturalnie, wszystkie dane przechowywane są w bezpiecznych strukturach systemu, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa polskiego (w tym RODO).

System Plus Workflow do elektronicznego obiegu dokumentów to szereg korzyści, wśród których można wymienić:

  • Usprawnienie komunikacji w firmie;
  • Zabezpieczenie dokumentów przez zgubieniem czy zniszczeniem;
  • Możliwość tworzenia kopii zapasowych;
  • Minimalizacja kosztów;
  • Eliminacja tzw. błędu ludzkiego;
  • Usprawnienie wyszukiwania pożądanych informacji;
  • Ograniczenie zużycia papieru;
  • Nieprzerwany dostęp do informacji z dowolnej lokalizacji.

Jak widzisz, nie należy bać się nowoczesnych rozwiązań, takich jak elektroniczny obieg dokumentów. Wdrożenie tego typu rozwiązania nie tylko zwiększa bezpieczeństwo danych, ale również przyspiesza obieg informacji, minimalizuje koszty procesów oraz ryzyko pojawienia się błędów.

Wystarczy skorzystać z naszej oferty, którą dostosujemy do Twoich indywidualnych potrzeb. Zadzwoń (+ 48 (61) 8200-449) lub napisz (sprzedaz@suncode.pl) do nas już dziś.