Elektroniczne procesy zakupowe systemu Plus Workflow to rozwiązanie, które dzięki synchronizacji danych z systemem ERP oraz możliwości definiowania budżetów i ich alokacji do odpowiednich działów, nie tylko usprawnia składanie zapotrzebowań o zakup dóbr i usług, ale również wzmacnia kontrolę nad budżetami, eliminuje ryzyko błędu ludzkiego, a przede wszystkim nadużyć. Aplkacja Plus zamówienia wewnętrzne pozwala na planowanie zakupu z poziomu zgłoszenia oraz jego kontrolę względem zarówno kosztów jak i planowanych budżetów. Niezwykle istotnym elementem jest również możliwość powiązania procesu zapotrzebowań z procesem obsługi budżetów oraz faktur kosztowych.Procesy zakupowe to optymalizacja i automatyzacja procesu obejmującego wszystkie czynności, począwszy od złożenia wniosku o zakup, przez jego akceptację i wygenerowanie druku zamówienia, aż po zatwierdzenie faktury.

Błędy w fakturach, niezgodności dostaw oraz ryzyko nadpłat prowadzi do strat finansowych oraz opóźnień w procesach zakupowych. Wykorzystując m.in. technologię 3-way matchingu, który w tym procesie jest wykorzystywany, mogą Państwo w sposób automatyczny porównywać zamówienia, dowody dostaw i faktury, aby wykryć niezgodności i eliminować błędy. Dzięki temu organizacja redukuje koszty operacyjne o ponad 30%, zyskuje możliwość kontroli nad wydatkami, zwiększa efektywność obsługi procesu o ponad 62% oraz zwiększa bezpieczeństwo finansowe.

Wdrożenie zostało zrealizowane z myślą o pełnej obsłudze procesów tworzenia budżetów i zapotrzebowań. Procesy są ze sobą bezpośrednio złączone poprzez wykorzystanie w procesie zapotrzebowań utworzonych wcześniej budżetów. Proces wnioskowania o nowy budżet służy przede wszystkim do zakładania konkretnych projektów i zawierających się w nich trzech poziomów podkategorii. W procesie nadawana jest wartość najniższej kategorii konkretnego projektu. Istnieje możliwość dodawania konkretnych podkategorii do istniejących już budżetów. Natomiast proces zapotrzebowań służy do składania wniosków, akceptacji zapotrzebowań przez kierowników (dzięki matrycy akceptacji) , tworzenia zamówień i weryfikacji otrzymania złożonego zamówienia. Proces i narzędzia systemowe pozwalają na pełen nadzór nad wszystkimi procesami, na wszystkich jego etapach. Dane wyświetlane w przejrzystej tabeli mogą być filtrowanie, a także możliwa jest weryfikacja założonego budżetu i jego wykorzystania.