System archiwizacji dokumentów - narzędzie do sprawnego zarządzania dokumentami

System archiwizacji dokumentów to nowoczesne narzędzie, które pozwoli Twojej firmie całkowicie przenieść zarządzanie dokumentami do środowiska cyfrowego. Dzięki niemu możliwe jest archiwizowanie dokumentów elektronicznych w sposób szybki, bezpieczny i w pełni kontrolowany.

Nasz produkt umożliwia automatyczne kategoryzowanie dokumentów, przypisywanie metadanych, filtrowanie według dowolnych kryteriów oraz pełnotekstowe wyszukiwanie. To oznacza, że każdy dokument – od faktur, umów, po dokumentację kadrową – jest natychmiast dostępny, a czas poświęcany na jego odnalezienie zostaje znacząco skrócony.

Dzięki funkcjom takim jak automatyczne wersjonowanie plików, ścieżki akceptacji i przypomnienia o terminach, elektroniczna archiwizacja dokumentów staje się procesem nie tylko prostym, ale i całkowicie bezpiecznym. System rejestruje wszystkie działania w archiwum, co pozwala na pełną kontrolę nad historią dokumentów i zgodność z wymogami prawnymi, w tym RODO.

Wdrażając elektroniczną archiwizację dokumentów, każda organizacja musi działać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ustawą o rachunkowości, przepisami podatkowymi oraz RODO. Dlatego mamy dla Ciebie system do archiwizacji dokumentów, który został zaprojektowany tak, aby zapewnić pełną zgodność z regulacjami prawnymi.

Archiwizacja elektroniczna dokumentów rejestruje wszystkie działania z nimi związane – od dodania, przez weryfikację, aż po archiwizację – tworząc pełną historię zmian i ścieżki akceptacji. Dzięki temu możesz w każdej chwili udokumentować sposób przechowywania i przetwarzania danych, co jest kluczowe podczas audytów lub kontroli zewnętrznych.

Dodatkowo nasza platforma wspiera archiwizację elektroniczną dokumentów w sposób zgodny z wymogami bezpieczeństwa informacji i zachowania integralności danych, a to minimalizuje ryzyko utraty dokumentów lub ich nieuprawnionego dostępu. Automatyczne kopie zapasowe, szyfrowanie oraz kontrola uprawnień gwarantują pełną ochronę, jednocześnie umożliwiając szybki dostęp do potrzebnych dokumentów.

• Szybki dostęp i wyszukiwanie – dzięki pełnej digitalizacji i indeksowaniu dokumentów pracownicy mogą je znaleźć w kilka sekund.
• Bezpieczeństwo danych – pliki są chronione przed utratą, uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem.
• Zdalny dostęp i mobilność – dokumenty są dostępne z dowolnego miejsca, co idealnie sprawdza się w pracy hybrydowej i zespołach rozproszonych.
• Integracja z innymi systemami – nasz produkt współpracuje z ERP, CRM, systemami kadrowo-płacowymi i finansowymi.
• Pełna kontrola procesów – automatyczne ścieżki akceptacji, powiadomienia i raportowanie usprawniają codzienną pracę działów administracji, HR i finansów.

• Oszczędność przestrzeni i kosztów – brak konieczności przechowywania dokumentów papierowych.
• Szybkość i wydajność – natychmiastowy dostęp do dokumentów i sprawne archiwizowanie dokumentów elektronicznych.
• Pełną kontrolę i transparentność – ścieżki akceptacji, historia zmian i dostęp tylko dla uprawnionych osób.
• Bezpieczeństwo danych – ochrona przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem.
• Integrację z innymi systemami – ERP, CRM, kadrowymi i finansowymi. 
• Wsparcie dla systemu archiwizacji dokumentów papierowych – papierowe dokumenty mogą zostać zeskanowane i dodane do cyfrowego archiwum.
• Wsparcie ekologii i cyfryzację procesów – mniej papieru, bardziej nowoczesna organizacja.

System do archiwizacji dokumentów to inwestycja w nowoczesne zarządzanie dokumentami, bezpieczeństwo i efektywność organizacji. Dzięki niemu możliwe jest szybkie archiwizowanie dokumentów elektronicznych, pełna kontrola nad zasobami, zgodność z przepisami i cyfrowa transformacja procesów biznesowych. Wdrożenie elektronicznej archiwizacji dokumentów to krok w kierunku organizacji bardziej zwinnej, przejrzystej i gotowej na wyzwania współczesnego biznesu.

Jeśli potrzebujesz pomocy eksperta w wyborze rozwiązania skrojonego na miarę Twoich potrzeb, wypełnij poniższy formularz. Postaw na cyfrową transformację i optymalizację procesów biznesowych z Suncode. Podczas rozmowy z naszym ekspertem:

• odpowiemy na każde Twoje pytanie
• opowiemy o konkretnych wdrożeniach w Twojej branży
• zaprezentujemy wybraną aplikację
• doradzimy optymalne rozwiązanie

Możesz również skontaktować się z nami telefonicznie, bądź wysłać maila na adres: sprzedaz@suncode.pl