Przedsiębiorcy, którzy myślą innowacyjne i pragną utrzymać pozycję lidera na rynku, zdają sobie sprawę z faktu, jak istotną rolę w dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się świecie, odgrywają cyfryzacja i digitalizacja. Również branża budowlana coraz częściej dostrzega potrzebę optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych dzięki wykorzystaniu systemów do elektronicznego obiegu dokumentów i procesów biznesowych klasy Workflow. Cyfryzacja firmy nie jest prostym zadaniem, ale odpowiednio zaimplementowany system przynosi wiele wymiernych korzyści, a należycie dobrany system może wesprzeć branżę budowlaną m.in. w realizacji inwestycji.

Wychodząc naprzeciw wymaganiom branży budowlanej, firma Suncode stworzyła unikalne rozwiązanie pozwalające na efektywną pracę w zakresie kontroli budżetu zaplanowanego w ramach realizowanych inwestycji.

Realizacja inwestycji pod kontrolą dzięki Plus Workflow

Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów Plus Workflow kontrola wydatków w trakcie realizacji projektu jest możliwa i to już na etapie wprowadzania dokumentu do systemu.

System oparty jest o elektroniczny obieg zapotrzebowań zakupu i faktur, które realizują koszty zaplanowane w ramach realizowanego budżetu. Zaplanowany budżet realizacyjny stanowi punkt odniesienia, z którym porównywane są wartości wynikające z dokumentów dostarczanych do systemu.

Na początku, osoba odpowiedzialna za realizację projektu budowlanego i ustalenie budżetu, definiuje budżet w systemie Plus Workflow. Budżet może zostać zaimportowany z pliku Excel.  Co istotne, Plus Workflow umożliwia wielokrotny import budżetu, w przypadku gdy dojdzie do korekt w tym zakresie.

Dzięki odpowiednio zdefiniowanemu budżetowi już na etapie składania zapotrzebowania, możliwa będzie weryfikacja kwoty zapotrzebowania z dostępnym budżetem.

Na etapie składania zapotrzebowania, pracownik zobowiązany jest do wypełnienia formularza zadania, w którym określa m.in. rodzaj zapotrzebowania, nazwę dostawcy, rok budżetowy. Uzupełnia on również tabelę zapotrzebowań, czyli m.in. nazwy produktów, MPK, ilość, ceny jednostkowe itp.

Rysunek 1. Składanie zapotrzebowania w systemie Plus Workflow

Na tej podstawie system automatycznie obliczy wartość netto zapotrzebowania oraz zweryfikuje ją z dostępnym budżetem. Jeśli budżet jest wystarczający, zadanie przesyłane jest do akceptacji przełożonego, a następnie przechodzi na kolejne etapy, zgodnie z poniższym schematem.

Rysunek 2. Schemat procesu zapotrzebowań

Po zrealizowaniu zapotrzebowania na dane dobra, pracownik zobowiązany jest do wprowadzenia faktury kosztowej do systemu Plus Workflow. Dostarczanie faktur do systemu może się odbyć w sposób zautomatyzowany z wykorzystaniem skanera lub telefonu komórkowego, które dostarczą fakturę kosztową na określony adres e-mail, a moduł automatycznie uruchomi jej elektroniczny obieg wewnątrz firmy według poniższego schematu:

Rysunek 3. Schemat procesu akceptacji faktur kosztowych

Warto zaznaczyć, że faktura potwierdzająca zapotrzebowanie może skorygować wartość skonsumowaną przez zapotrzebowanie w przypadku różnicy między dokumentami, zarówno na plus, jak i minus.

System wyposażony jest w narzędzia, które ostrzegają osoby odpowiedzialne o anomaliach związanych z kosztami, np. kwota zarejestrowanego zapotrzebowania zsumowana z wcześniej procedowanymi dokumentami przekracza kwotę dostępnego budżetu dla określonej linii itp. Dzięki temu informacja o realizowanych kosztach dostępna jest na bieżąco, co pozwala planować wydatkowanie środków pieniężnych z odpowiednim wyprzedzeniem. Możliwe jest również raportowanie stanu wykonania budżetu w dowolnym momencie realizacji.

Korzyści wynikające z wdrożenia Plus Workflow dla branży budowlanej:

  • Finansowa kontrola budżetu realizacyjnego w czasie rzeczywistym;
  • Nadzór nad zakupami i wydatkowanymi środkami przed dokonaniem zakupu;
  • Standaryzacja sposobu wydatkowania środków;
  • Minimalizacja ryzyka nieautoryzowanych zakupów;
  • Ułatwione prognozowanie alokacji środków pieniężnych w czasie;
  • Ostrzeganie o przekroczeniach już na poziomie akceptacji zapotrzebowań zakupu;
  • Ułatwienie procesowania faktur kosztowych z integracją z systemem FK;
  • Możliwość wprowadzania dokumentów w miejscu ich dostarczenia, np. budowa;
  • Możliwość rozbudowy systemu o inne proces, np. protokoły odbioru.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania systemu Plus Workflow w branży budowlanej? Nie zwlekaj i napisz do nas już dziś (sprzedaz@suncode.pl)!