System Plus Workflow wsparciem dla branży budowlanej
![](https://suncode.pl/wp-content/uploads/2023/09/business-office-building-london-england-uk-scaled-1.jpg)
![](https://suncode.pl/wp-content/uploads/2023/09/business-office-building-london-england-uk-scaled-1.jpg)
Przedsiębiorcy, którzy myślą innowacyjne i pragną utrzymać pozycję lidera na rynku, zdają sobie sprawę z faktu, jak istotną rolę w dzisiejszym, dynamicznie zmieniającym się świecie, odgrywają cyfryzacja i digitalizacja. Również branża budowlana coraz częściej dostrzega potrzebę optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych dzięki wykorzystaniu systemów do elektronicznego obiegu dokumentów i procesów biznesowych klasy Workflow. Cyfryzacja firmy nie jest prostym zadaniem, ale odpowiednio zaimplementowany system przynosi wiele wymiernych korzyści, a należycie dobrany system może wesprzeć branżę budowlaną m.in. w realizacji inwestycji.
Wychodząc naprzeciw wymaganiom branży budowlanej, firma Suncode stworzyła unikalne rozwiązanie pozwalające na efektywną pracę w zakresie kontroli budżetu zaplanowanego w ramach realizowanych inwestycji.
Realizacja inwestycji pod kontrolą dzięki Plus Workflow
Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów Plus Workflow kontrola wydatków w trakcie realizacji projektu jest możliwa i to już na etapie wprowadzania dokumentu do systemu.
System oparty jest o elektroniczny obieg zapotrzebowań zakupu i faktur, które realizują koszty zaplanowane w ramach realizowanego budżetu. Zaplanowany budżet realizacyjny stanowi punkt odniesienia, z którym porównywane są wartości wynikające z dokumentów dostarczanych do systemu.
Na początku, osoba odpowiedzialna za realizację projektu budowlanego i ustalenie budżetu, definiuje budżet w systemie Plus Workflow. Budżet może zostać zaimportowany z pliku Excel. Co istotne, Plus Workflow umożliwia wielokrotny import budżetu, w przypadku gdy dojdzie do korekt w tym zakresie.
Dzięki odpowiednio zdefiniowanemu budżetowi już na etapie składania zapotrzebowania, możliwa będzie weryfikacja kwoty zapotrzebowania z dostępnym budżetem.
Na etapie składania zapotrzebowania, pracownik zobowiązany jest do wypełnienia formularza zadania, w którym określa m.in. rodzaj zapotrzebowania, nazwę dostawcy, rok budżetowy. Uzupełnia on również tabelę zapotrzebowań, czyli m.in. nazwy produktów, MPK, ilość, ceny jednostkowe itp.
![](https://suncode.pl/wp-content/uploads/2021/11/Zlozenie-zapotrzebowania-1.png)
Na tej podstawie system automatycznie obliczy wartość netto zapotrzebowania oraz zweryfikuje ją z dostępnym budżetem. Jeśli budżet jest wystarczający, zadanie przesyłane jest do akceptacji przełożonego, a następnie przechodzi na kolejne etapy, zgodnie z poniższym schematem.
![](https://suncode.pl/wp-content/uploads/2021/11/Schemat1-5.png)
Po zrealizowaniu zapotrzebowania na dane dobra, pracownik zobowiązany jest do wprowadzenia faktury kosztowej do systemu Plus Workflow. Dostarczanie faktur do systemu może się odbyć w sposób zautomatyzowany z wykorzystaniem skanera lub telefonu komórkowego, które dostarczą fakturę kosztową na określony adres e-mail, a moduł automatycznie uruchomi jej elektroniczny obieg wewnątrz firmy według poniższego schematu:
![](https://suncode.pl/wp-content/uploads/2021/11/Schemat2-1.png)
Warto zaznaczyć, że faktura potwierdzająca zapotrzebowanie może skorygować wartość skonsumowaną przez zapotrzebowanie w przypadku różnicy między dokumentami, zarówno na plus, jak i minus.
System wyposażony jest w narzędzia, które ostrzegają osoby odpowiedzialne o anomaliach związanych z kosztami, np. kwota zarejestrowanego zapotrzebowania zsumowana z wcześniej procedowanymi dokumentami przekracza kwotę dostępnego budżetu dla określonej linii itp. Dzięki temu informacja o realizowanych kosztach dostępna jest na bieżąco, co pozwala planować wydatkowanie środków pieniężnych z odpowiednim wyprzedzeniem. Możliwe jest również raportowanie stanu wykonania budżetu w dowolnym momencie realizacji.
Korzyści wynikające z wdrożenia Plus Workflow dla branży budowlanej:
- Finansowa kontrola budżetu realizacyjnego w czasie rzeczywistym;
- Nadzór nad zakupami i wydatkowanymi środkami przed dokonaniem zakupu;
- Standaryzacja sposobu wydatkowania środków;
- Minimalizacja ryzyka nieautoryzowanych zakupów;
- Ułatwione prognozowanie alokacji środków pieniężnych w czasie;
- Ostrzeganie o przekroczeniach już na poziomie akceptacji zapotrzebowań zakupu;
- Ułatwienie procesowania faktur kosztowych z integracją z systemem FK;
- Możliwość wprowadzania dokumentów w miejscu ich dostarczenia, np. budowa;
- Możliwość rozbudowy systemu o inne proces, np. protokoły odbioru.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania systemu Plus Workflow w branży budowlanej? Nie zwlekaj i napisz do nas już dziś (sprzedaz@suncode.pl)!