Zautomatyzuj obsługę wniosków urlopowych i popraw organizację pracy w swojej firmie, budując wizerunek nowoczesnego pracodawcy. Dzięki systemowi Plus Workflow proces urlopowy przebiega sprawnie — od złożenia wniosku, przez weryfikację dostępnych dni i terminów w zespole, aż po akceptację przez przełożonego i powiadomienie działu kadr. System automatycznie odnotowuje nieobecność w kalendarzu, ustawia zastępstwo oraz umożliwia dodanie dodatkowych powiadomień i akcji, usprawniając codzienne zarządzanie personelem.
Wnioski urlopowe
Aplikacja wniosków urlopowych Plus Workflow to nowoczesny system do zarządzania urlopami i nieobecnościami, który usprawnia planowanie, nadzór i ewidencję urlopów w firmie. Dzięki niemu możesz łatwo zastąpić tradycyjne kartoteki elektronicznym harmonogramem, kontrolować dostępny limit dni wolnych i szybko reagować na zmiany w planach pracowników.
Zaufali nam
Czym jest aplikacja Plus wnioski urlopowe?
Funkcjonalności
Sprawdzenie dostępnej puli urlopu już podczas składania wniosku, co eliminuje błędy i niepotrzebne odrzucenia.
Weryfikacja planowanego terminu urlopu w kontekście innych nieobecności w zespole, aby uniknąć braków kadrowych w tym samym czasie
Przekazanie wniosku do zatwierdzenia przez bezpośredniego przełożonego, zgodnie z firmowym obiegiem akceptacji
Automatyczne powiadomienie działu kadr o zaakceptowanej nieobecności i zapisanie jej w systemie kadrowym
Zapisanie urlopu w kalendarzu firmowym Microsoft Exchange, zapewniając widoczność nieobecności dla zespołu
Automatyczne wskazanie osoby zastępującej pracownika podczas jego urlopu, z uwzględnieniem obsługiwanych przez niego procesów i zadań
Zalety elektronicznego obiegu wniosków urlopowych
- Eliminacja papierowej dokumentacji i konieczności fizycznego archiwizowania wniosków.
- Wygodny, szybki dostęp do wszystkich wniosków i dokumentów w jednym miejscu.
- Możliwość składania i przesyłania wniosków urlopowych w formie elektronicznej.
- Automatyczny obieg dokumentów z przypisaniem osób odpowiedzialnych na poszczególnych etapach.
- Prosty i intuicyjny formularz do wypełniania wniosków online.
- Bezpieczne przechowywanie dokumentacji z ochroną przed utratą lub uszkodzeniem
Przykłady wdrożenia elektronicznego obiegu wniosków urlopowych
„Wdrożenie elektronicznego obiegu wniosków urlopowych w naszej organizacji znacząco usprawniło codzienną pracę działu HR oraz menedżerów. Proces planowania, akceptacji i ewidencji urlopów stał się szybki, przejrzysty i w pełni zautomatyzowany. Aplikacja pozwala nam na bieżącą kontrolę dostępności pracowników i minimalizuje ryzyko błędów – to realna oszczędność czasu i większa efektywność działania.”
„Zastosowanie elektronicznych wniosków urlopowych w naszej organizacji pozwoliło na pełną digitalizację procesu planowania i zatwierdzania nieobecności. Dzięki automatycznej weryfikacji limitów urlopowych, integracji z kalendarzem oraz przejrzystej ścieżce akceptacji, istotnie usprawniliśmy pracę działu kadr i menedżerów. System zapewnia także pełne bezpieczeństwo danych i eliminuje ryzyko błędów, co jest szczególnie ważne w kontekście zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy.”
Najczęstsze pytania
Czy wnioski urlopowe mogą być elektroniczne?
Tak, wnioski urlopowe mogą być składane elektronicznie – zarówno na gruncie przepisów prawa pracy, jak i praktyki firm.
Czy można złożyć wniosek o urlop online?
Tak, wniosek urlopowy można złożyć online z wykorzystaniem systemu Plus Workflow od Suncode – jest to jedna z najczęściej wdrażanych funkcji w obszarze HR.
Jak złożyć wniosek urlopowy?
Wniosek urlopowy w Plus Workflow składa się w aplikacji, wybierając odpowiedni moduł uzupełnia dane, a następnie przesyła do akceptacji przełożonemu. Cały proces jest zautomatyzowany, zgodny z prawem pracy i zintegrowany z systemami HR.
Czy wniosek o urlop bezpłatny może być elektroniczny?
Tak, wniosek o urlop bezpłatny może być składany elektronicznie np w systemie Plus Workflow – proces ten w pełni spełnia wymagania formalne, o ile firma prowadzi dokumentację pracowniczą w wersji elektronicznej.
W Plus Workflow pracownik może:
- – wybrać typ urlopu („bezpłatny”),
– określić daty oraz powód, – wysłać wniosek do akceptacji przełożonego i działu HR.
System zapewnia zgodność z przepisami, możliwość archiwizacji i integrację z systemami kadrowo-płacowymi – co czyni go bezpiecznym narzędziem do obsługi tego typu wniosków.
Czy wniosek o urlop wypoczynkowy musi być na piśmie?
Nie, wniosek o urlop wypoczynkowy nie musi być złożony na piśmie – przepisy Kodeksu pracy nie określają formy wniosku. Może być to formularz elektroniczny, w aplikacji Plus Workflow.
Ile czasu trzymać wnioski urlopowe?
Jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 roku, pracodawcę obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Zasada ta dotyczy również dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy, takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego.
W systemach typu workflow (np. Plus Workflow) przechowywanie może być zautomatyzowane zgodnie z wymogami – z pełną archiwizacją i dostępem dla działu HR.
Czy wnioski urlopowe są obowiązkowe?
Tak, wnioski urlopowe są obowiązkowe w praktyce, choć przepisy Kodeksu pracy nie narzucają konkretnej formy ich składania. Pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy na skorzystanie z urlopu, a wniosek (papierowy lub elektroniczny) jest formalnym potwierdzeniem tej procedury.
Czy trzeba prowadzić ewidencję urlopów?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami i kodeksem pracy, aktualnie pracodawca nie ma prawnego obowiązku aby prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika wykazu wyłącznie urlopów wypoczynkowych.
Formularz kontaktowy
Jeśli potrzebujesz pomocy eksperta w wyborze rozwiązania skrojonego na miarę Twoich potrzeb, wypełnij poniższy formularz. Postaw na cyfrową transformację i optymalizację procesów biznesowych z Suncode. Podczas rozmowy z naszym ekspertem:
- odpowiemy na każde Twoje pytanie
- opowiemy o konkretnych wdrożeniach w Twojej branży
- zaprezentujemy wybraną aplikację
- doradzimy optymalne rozwiązanie
Możesz również skontaktować się z nami telefonicznie, bądź wysłać maila na adres: sprzedaz@suncode.pl