Zarządzanie danymi w przedsiębiorstwie

W erze cyfrowej dane niezaprzeczalnie stanowią jeden z kluczowych zasobów przedsiębiorstw.
Dziś bowiem, już nie tylko rynkowi giganci skłaniają się ku digitalizacji dokumentów i elektronicznemu obiegowi informacji. Liczne korzyści oraz konieczność przetwarzania i archiwizowania dużych zbiorów danych sprawiają, że także małe i średnie przedsiębiorstwa decydują się na takie rozwiązanie. Przeniesienie większości procesów do przestrzeni cyfrowej oraz wykorzystanie nowoczesnych technologii niesie za sobą wielkie możliwości, ale również zagrożenia – zwłaszcza jeśli zgromadzone informacje trafią w niepowołane ręce.

Badania wyraźnie ukazują, że zbyt uproszczony dostęp do danych firmowych to zjawisko, z jakim przedsiębiorstwa borykają się nie od dziś. Już w 2014 roku Ponemon Institute opublikował raport Corporate Data: A Protected Asset or a Ticking Time Bomb?, z którego wynika, że aż 71% pracowników miało dostęp do informacji, które prawdopodobnie przekraczały zakres ich uprawnień. W 2021 roku natomiast Veritas Technologies przedstawiło wyniki badań dotyczących zarządzania danymi
w przedsiębiorstwach. Okazuje się, że w samym USA aż 68% pracowników biurowych przyznało się
do udostępniania wrażliwych informacji firmowych, a 58% tworzyło osobiste kopie danych biznesowych
i udostępniało je za pomocą komunikatorów internetowych.

Nic więc dziwnego, że wielu konsumentów obawia się, czy ich prywatne informacje są należycie chronione, a firmy oraz instytucje podjęły wszelkich starań, by zachować możliwie najlepsze środki bezpieczeństwa.

Mimo surowych kar nakładach na przedsiębiorstwa, które dopuściły się ujawnienia wrażliwych danych, nadal nie wszystkie firmy podejmują wystarczające kroki celem ich zabezpieczenia. Niezależnie od tego, czy zaniedbania w tym zakresie wynikają z braku zrozumienia istoty i wagi ochrony danych,
czy z niewystarczającej wiedzy, jak odpowiednio skonstruować procedury bezpieczeństwa, skutki zarówno dla przedsiębiorstwa, jak i jego klientów, mogą być naprawdę tragiczne.

W związku z powyższym nie ulega wątpliwości, że budowanie zaufania konsumentów poprzez tworzenie
i wprowadzanie skutecznych praktyk ochrony danych powinno być jednym z najważniejszych elementów działalności każdego biznesu. Odpowiednie środki bezpieczeństwa, w tym zaawansowane technologie, regularne szkolenia pracowników oraz przestrzeganie wszystkich standardów ochrony danych,
są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa informacji i budowania dobrego wizerunku firmy.

Jak Plus Workflow dba o dane Twojej firmy?

Nowoczesne technologie odgrywają istotną rolę w zakresie optymalizowania procesów biznesowych. Warto jednak zwrócić uwagę, że ich odpowiednie wykorzystanie pozwala także nie tylko zapobiegać naruszeniu bezpieczeństwa firmy z zewnątrz, ale przede wszystkim umożliwia wdrożenie zaawansowanych i skutecznych metod ochrony danych również wewnątrz przedsiębiorstwa.

Ograniczenie nieuprawnionego dostępu

System Plus Workflow został zbudowany z myślą o maksymalnym ograniczeniu dostępu do danych dla osób nieupoważnionych. Wszystkie procesy odbywają się, bazując na ustalonej wcześniej ścieżce obiegu. Dostosowanie jej do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, gwarantuje, że każdy etap procesu jest realizowany zgodnie z określonymi procedurami i normami. Takie rozwiązanie pozwala nie tylko zwiększyć efektywność operacyjną, ale również przyczynia się do utrzymania spójności i integralności danych.

Co więcej, wszelkie operacje na dokumentach są monitorowane i kontrolowane, eliminując tym samym ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych danych. Niemożliwe jest, aby osoba nieuprawniona,
na przykład z innego działu czy stanowiska, mogła modyfikować lub pobierać firmową dokumentację. Mechanizmy uwierzytelniania oraz precyzyjne przyznawanie uprawnień zapewniają, że każdy użytkownik ma wgląd tylko do tych danych, do których został właściwie upoważniony.

Rozwiązanie chmurowe

Kompleksowość systemu Plus Workflow pozwala również na zarządzanie procesami i dokumentacją przedsiębiorstwa w modelu SaaS – Software as a Service. Dzięki temu istnieje możliwość przechowywania wszystkich danych w prywatnej chmurze, co czyni to rozwiązanie idealnym dla przedsiębiorstw, które nie chcą lub nie mają możliwości utrzymania własnej infrastruktury serwerowej. Instalacja na serwerach Suncode gwarantuje korzystanie wyłącznie ze sprawdzonych i w pełni bezpiecznych centrów danych.

Dodatkowo system regularnie i w pełni automatycznie tworzy kopię zapasową danych. Nie ma więc powodów do obaw o utratę lub zaginięcie istotnych informacji.

Elektroniczne archiwum dokumentów

Elektroniczne archiwum odgrywa kluczową rolę w zapewnianiu integralności, bezpieczeństwa
i dostępności informacji przechowywanych w formie cyfrowej. Poufność danych jest zabezpieczona poprzez zaawansowane mechanizmy szyfrowania, kontrolę dostępu oraz monitorowanie aktywności,
co ogranicza ryzyko wglądu do dokumentacji przez osoby nieuprawnione. Podobnie jak w przypadku rozwiązania chmurowego, system automatycznie i systematycznie wykonuje back’up danych, dzięki czemu są one w pełni bezpieczne.

Dodatkowo, dbając o procedury związane z RODO, system Plus Workflow umożliwia efektywne usuwanie parametrów zawierających dane osobowe w sposób, który nie prowadzi do utraty całego dokumentu czy procesu, lecz jedynie do wyczyszczenia zdefiniowanych wcześniej indeksów.